組合員管理システムとは？組合の種類別に必要な機能と選び方を解説

組合員管理システムを探して検索すると、森林組合向け、国民健康保険組合向け、労働組合向けと、業種ごとに違うシステムばかりが出てきて、自分の組合に合うものがどれなのか分からない。そんな経験をされた担当者の方は多いのではないでしょうか。

「組合」とひとことで言っても、労働組合、事業協同組合、生協や農協、国保組合では、管理する対象も固有の業務も大きく異なります。この記事は特定の業種向けのシステムを紹介するものではなく、組合の種類ごとに何が違うのかを整理し、自分の組合にはどのタイプのシステムが合うのかを判断できるようにすることを目的にしています。

 

 

組合員管理システムとは

組合員管理システムとは、組合員の名簿情報と、組合費や出資金などのお金の情報、加入・脱退といった異動の記録をまとめて管理するシステムのことです。紙やExcelで別々に持っている情報を、同じデータの上で扱えるようにするもの、と考えると分かりやすいでしょう。

何を管理するのか

 

このうちどれが重要かは、組合の種類によって変わります。労働組合なら支部と組合費、事業協同組合なら法人と担当者の管理、生協や農協なら出資金というように、重心の置き方が違うのです。この違いを次の章で整理します。

「会員管理システム」との違い

組合員管理システムと会員管理システムは、呼び方が違うだけで、仕組みとしては同じものを指すことが多いです。名簿を管理し、会費を集め、連絡を送るという基本の機能は共通しています。実質的な違いは、出資金、賦課金、支部の階層、給与天引きといった組合特有の業務に対応しているかどうかです。この点は後半の選び方で詳しく扱います。

「組合」と言っても、管理するものは組合ごとに違う

この記事の中核です。組合の種類ごとに、管理対象と固有の業務がどう違うかを表で整理します。

労働組合｜企業別組合・産業別組合

組合員の名簿、支部や分会の階層、組合費、共済、活動への参加状況が管理対象です。組合費は給与天引きが多く、会社から受け取るデータと名簿を突き合わせる作業が発生します。労働組合に固有の論点は、こちらの記事で詳しく整理しています。

労働組合の会員管理システムとは？組合員名簿・組合費管理を効率化する選び方

事業協同組合・業界団体

組合員が個人ではなく事業者、つまり法人である点が最大の特徴です。法人と、その法人に所属する担当者の2階層で管理する必要があります。担当者が異動しても法人としての組合員資格は続くため、この2つを分けて持てるかどうかが重要になります。賦課金や年会費、共同事業の利用実績、総会での議決権も管理対象です。

生協・農協・漁協・森林組合

出資金と持分の管理、配当金の計算が入るのが、ほかの組合との大きな違いです。組合員資格の確認、班や地区の単位、機関紙の手配り、脱退時の出資金の返還といった業務もあります。出資金まで扱うかどうかが、汎用の会員管理システムと専用システムの分かれ目になります。

国民健康保険組合・建設国保など

保険料の計算、被保険者と扶養家族の管理、資格の取得と喪失が中心です。制度に沿った計算が必要で、汎用のシステムでは対応しきれない領域です。ここは専用システムの領域だと考えて、業種向けの製品から選ぶのが現実的です。

組合員管理でつまずきやすい5つのポイント

組合の種類を問わず、共通して起きる実務の課題があります。なぜ起きるのか、どう手を打つのかをセットで整理します。

 

①支部・分会ごとに名簿が分かれている

本部と支部が別々のExcelを持ち、様式も更新の頻度も違う。集計のたびに本部が各支部から名簿を回収して手作業で統合する。こうした状態は珍しくありません。本部と支部が同じデータを見ている状態にできるかどうかが、システム導入の実質的な目的になります。

②加入・脱退・異動が絶えず発生する

入社と退社、転勤、部署の異動、住所の変更。組合員の情報は常に動いています。名簿は「作る」ものではなく「変わり続ける」ものだという前提でツールを選ぶ必要があります。年に1回まとめて更新する運用では、その間に届かない連絡が出てきます。

③組合費・賦課金の計算ルールが組織固有

一律の定額、給与に応じた率、事業規模に応じた賦課、減免の措置。組合費のルールは組織ごとに違います。自分の組合のルールが標準機能で表現できるかどうかが、システム選定で最初に確認すべき点です。

④入金の確認と未納の把握に時間がかかる

給与天引きでない組合ほど、振込の消込と未納者の把握が手作業になります。名簿と入金が別々に管理されていると、通帳と名簿を突き合わせる作業がいつまでも終わりません。集金の仕組みを見直す考え方は、こちらの記事で整理しています。

集金代行とは？

⑤役員・担当者が交代すると引き継げない

任期制で担当者が数年ごとに交代する組織に特有の問題です。前任者のExcelの作り方が分からず、結局作り直すことになるという話はよく聞きます。手順がシステム側に載っていれば、担当者が代わっても同じ運用を続けられます。

組合員管理システムの主な機能

機能を一覧で示したうえで、それぞれを補足します。見るべきは「多機能かどうか」ではなく、「自組合の業務が標準機能で回るか」です。

組合員名簿の一元管理と、階層での管理

本部、支部、分会といった階層で組合員を管理し、支部の担当者には自分の支部だけを見せる、という運用ができるかどうかです。階層管理はシステムによって標準機能だったりオプションだったりするため、見積もりの段階で必ず確認してください。

組合費・賦課金の請求と入金管理

組合員ごとに金額を設定し、請求を作り、入金を記録し、未納・未払の組合員を一覧で見られる機能です。決済手段に対応していれば、徴収そのものを自動化できます。

組合員への一斉連絡・アンケート

全体、支部単位、役員のみといった単位で連絡を通知として送り分けられるかどうかです。アンケートや出欠の回収まで同じシステムでできると、集計の手間が減ります。役員選挙や議決の投票までオンラインで行える製品もあります。

名簿・帳票の出力

総会資料、支部別の名簿、未納一覧などをCSVやPDFで出力できる機能です。組合の実務では帳票が重視されるため、必ず確認しておきたい項目です。

権限の設定

誰が見られて、誰が編集できるかを分ける機能です。個人情報を含む名簿を扱う以上、閲覧と編集の権限を分けられることが前提になります。

組合員管理システムの選び方

製品名の比較ではなく、判断の軸を4つ示します。

 

①自組合の固有業務が標準機能で回るか

出資金の管理、保険料の計算、独自の賦課ルールなど、固有の業務があるかどうかを最初に確認します。該当する組合は専用システム、そうでなければ汎用の会員管理システムで足りる、というのが基本の分岐です。

②クラウド型かパッケージ・専用開発か

クラウド型は初期費用を抑えられ、更新は提供元が行い、担当者が交代しても使い方が変わりません。自組織のサーバーに置くオンプレミスのパッケージや専用開発は自由度が高い反面、費用と保守の負担が大きくなります。組合員が数百から数千人の規模であれば、クラウド型が現実的です。

③費用が組織の規模に合っているか

料金が人数に応じた課金か、機能に応じた課金かで、規模によって有利不利が変わります。総会で予算を通す必要があるため、初期費用と年間の費用を分けて提示できる資料をもらうことをおすすめします。数年後に組合員数が変わったときの費用も確認しておきましょう。

④セキュリティと個人情報の管理体制

組合員の個人情報を預ける以上、事業者側の管理体制を確認します。第三者認証の有無、管理者ごとのアクセス権限の設定、操作ログの記録などが確認の観点です。無料トライアルがあれば、契約前に実際の画面で確かめておきましょう。個人情報の取り扱いに関する判断は、必要に応じて専門家に確認してください。

Excelの組合員名簿から移行する手順

Excelの名簿からシステムへ移行する手順は、4つのステップに分かれます。

 

移行作業そのものが、名簿の棚卸しになります。支部ごとに様式が違う、退会者が残っている、といった状態はこの工程で明らかになります。名簿の整え方は、こちらの記事も参考になります。

顧客名簿の作り方・管理方法

名簿と組合費を別々に管理していて、毎回の突合に時間を取られているなら、ひとつのシステムにまとめる時期かもしれません。シクミネットでは、組合員数や現在の運用をお伝えいただければ、どこまで事務の手作業を減らせるかをご案内しています。

 

組合員名簿と組合費の管理ならシクミネット

シクミネットは、会員管理、会費徴収、イベント申込、メール配信をひとつのシステムで扱えるクラウド型の会員管理システムです。この記事で挙げた5つのつまずきに、どう対応できるかを順に紹介します。

 

実際に、事業者団体の例として東京経営者協会が導入しているほか、ひふみコーチ株式会社では会員データベースの管理が不要になり、会費の回収とイベントの申込を一元化しています。

費用の目安は、ベーシックプランで初期費用180,000円、税込198,000円から、月額33,600円、税込36,960円からです。導入は最短2週間からで、データ移行やカスタマイズがある場合は期間が追加されます。既存のExcel名簿からの移行にも対応しており、組合員数や項目数に応じて費用が変わります。

シクミネットはBOXIL SaaS AWARD 2024の会員管理部門と入金管理部門で1位を獲得し、導入実績は700団体以上、総利用者は300万人以上です。

 

組合員管理システムに関するよくある質問

組合員管理システムの導入を検討する担当者の方から、実務でよく出る質問をまとめました。

Excelの名簿から移行できますか？

一般的なシステムでは、CSV形式で取り込めます。移行の前に、重複と表記ゆれの整理が必要になります。詳しくは本文の「Excelの組合員名簿から移行する手順」をご覧ください。

支部ごとに見える範囲を分けられますか？

システムによります。階層管理が標準機能の場合とオプションの場合があるため、見積もりの段階で確認すべき項目です。

組合員が数千人規模でも使えますか？

システムによって上限は異なります。シクミネットの場合は0名から数万名規模まで利用されており、会員数の上限はありません。費用は規模によって変わるため、見積もりを取って確認してください。

導入までにどのくらいの期間と費用がかかりますか？

サービスによりますが、最短2週間程度で稼働できる場合があります。既存のExcel名簿の移行も可能で、組合員数や項目数に応じて費用が変動します。費用は初期費用と月額利用料に分かれるのが一般的です。自組合の場合の目安は、資料請求や無料相談で確認するのが早道です。

出資金の管理もできますか？

出資金や持分の管理は専用システムの領域で、汎用の会員管理システムでは対応しないことが多いです。出資金の管理が必要な組合は、生協や農協向けの専用システムから選ぶことをおすすめします。

労働組合向けのシステムを探しています

労働組合に固有の論点、つまり支部・分会の管理、チェックオフ、共済については、別の記事で詳しく扱っています。

労働組合の会員管理システムとは？組合員名簿・組合費管理を効率化する選び方

まとめ｜組合員管理システムは「自組合の固有業務」から選ぶ

組合員管理システムを選ぶ基準は、機能の多さではありません。出資金や保険料計算といった固有業務があるかどうかで、専用システムと汎用の会員管理システムのどちらを選ぶかが決まります。固有業務がある組合は専用システムへ、そうでなければ汎用のシステムで十分です。

固有業務が無い組合であれば、名簿と組合費をひとつにまとめることが、最も効果の大きい改善になります。名簿と入金の突合、未納者の把握、担当者交代時の引き継ぎといった課題は、この一体化で大きく減らせます。自組合の場合にどこまでできるか知りたい方は、お気軽にご相談ください。