会員専用サイトの作り方｜必要な機能・構築方法と団体運営での注意点を解説

会員向けの資料や会報を、会員だけが見られる場所に置きたい。協会や組合、同窓会の事務局で、そう考えたことのある方は多いのではないでしょうか。いまは会報をPDFにして一斉メールで送っていたり、公開サイトの目立たない場所に置いてURLを知っている人だけが見る形にしていたりする団体が少なくありません。

この運用には無理があります。メールは届かない会員が必ず出ますし、URLで配ったファイルは一度外に出れば誰でも見られてしまいます。会員専用サイトは、この状態を解消するための仕組みです。この記事では、会員専用サイトに必要な機能、作り方の手順と構築方法の選び方、そして団体運営でつまずきやすい公開範囲とセキュリティの決め方までを順番に解説します。

 

 

会員専用サイトとは？一般公開サイトとの違い

会員専用サイトとは、ログインした会員だけが閲覧できるWebサイト、あるいはWebサイトの中の領域のことです。誰でも見られる一般公開サイトとの違いは、見る人を限定できる点と、見る人ごとに内容を変えられる点にあります。ただ、「会員専用サイト」「会員制サイト」「マイページ」は似た言葉でありながら指すものが少しずつ違います。まずはこの整理から始めましょう。

会員専用サイト・会員制サイト・マイページの違い

団体が作りたいものは、たいてい「会員専用サイト＋マイページ」の組み合わせです。会員だけが見られる情報の置き場と、会員が自分の手続きをする画面の両方があって、はじめて事務局の作業が減ります。会員制サイト全体の構築方法や費用については、こちらの記事で整理しています。

会員制サイトの構築方法を解説｜費用相場・失敗しないコツ

公開範囲の3タイプ｜オープン・セミクローズド・クローズド

会員専用サイトを作るとき、最初に決めるのが公開範囲です。

会員専用サイトを作るメリットは、会員に確実に情報を届けられること、名簿の鮮度を保てること、事務局への問い合わせを減らせることです。一方でデメリットは、運用の手間と費用が毎年かかること、更新が止まると使われなくなることです。このデメリットをどう抑えるかは後半で扱います。

団体が最初に間違えやすいのが、安全のために全ページをクローズドにしてしまうことです。検索からの流入や新規入会の導線を考えると、全体をクローズドにするのは得策でないことが多いのです。入会を検討している人が見る情報は公開し、会員だけに見せる情報をログインの内側に置くセミクローズドが、多くの団体にとって現実的な形になります。

会員専用サイトで何ができるのか｜用途別の例

会員専用サイトに何を置くかは、団体の種類によって変わります。自分の組織に近い例から、具体的なイメージをつかんでください。

協会・連盟・学会の場合

会報や機関誌のバックナンバー、規程や各種様式のダウンロード、理事会や総会の議事録、研修や資格更新の案内が中心になります。正会員・賛助会員・学生会員のように会員種別が分かれている団体では、種別ごとに見せる資料を変えたいという要望も強くなります。

組合・自治会・同窓会の場合

総会資料、会計報告、回覧物、名簿の閲覧、行事の申込などです。紙の配布や回覧を置き換える文脈になりやすく、「印刷して郵送する」「順番に回す」という作業をなくすことが導入の目的になります。

スクール・教室、ファンクラブの場合

授業動画やレジュメの限定公開、振替や欠席の連絡、月謝の支払い状況の確認などです。ここでは会員というユーザー側の「自分の情報を自分で確認し、変更できる」価値が大きく、事務局への問い合わせや連絡を減らすことにつながります。

用途は団体ごとに違いますが、どの用途でも共通する前提があります。会員専用サイトは、会員名簿とひもづいていてはじめて機能するということです。誰が会員で、どの種別で、いまも在籍しているのか。この情報が正しくなければ、誰に何を見せるかを決めることができません。名簿を活用できる状態にしておくことが、マーケティング的な会員向け施策よりも先です。

会員専用サイトに必要な7つの機能

会員専用サイトに必要な7つの機能を、優先度の高い順に並べました。

①ログイン認証とパスワードの再発行

会員ごとにIDとパスワードを発行し、ログインしてもらう仕組みです。見落とされがちなのが、パスワードを忘れた会員への対応です。事務局が最も多く受ける問い合わせがここなので、会員が自分でパスワードを再設定できる仕組みが必須です。メールアドレスを登録していない会員をどうログインさせるかも、この段階で決めておく必要があります。

②マイページ｜会員情報の本人更新

住所や所属先、メールアドレスの変更を、会員自身がマイページから更新できる機能です。従来は事務局が変更届を受け取り、名簿に手入力していました。この作業がなくなるだけでなく、名簿の鮮度が保たれるという効果があります。会報が届かない、案内メールが不達になるといった問題の多くは、名簿が古いことが原因だからです。

③会員種別・権限による公開範囲の出し分け

正会員だけ、役員だけ、といった単位で見せる情報を変えられる機能です。共有のIDとパスワードを全会員に配って運用している団体では、この出し分けが原理的にできません。誰が見たかも分からず、退会者もログインできてしまいます。会員ごとのアカウントを前提に、種別や役割で公開範囲を設定できるかどうかを確認しましょう。

④資料・動画の限定公開とダウンロード

PDFや動画を、ログイン後のみ閲覧できる形で置く機能です。公開サイトにファイルを置いてURLで配る運用との違いは、URLが外部に漏れても見られない点にあります。会報のバックナンバーや議事録のように、会員以外に見せたくない資料を扱う団体では欠かせません。

⑤お知らせ・メール配信

サイトに掲載しただけでは、会員は見に来ません。更新のたびに会員へ通知が届く導線が必要です。あわせて、正会員だけ、特定の支部だけ、といった単位でメールを送り分けられるかも比較の軸になります。

⑥入会申込と会費の決済

入会フォームから申込を受け付け、承認して会員として登録し、会費を徴収するまでが一本につながっているかどうかです。申込フォームだけを別のツールで作ると、フォームの回答を名簿に転記する作業が残ります。会費の集金についても同様で、振込のままだと通帳との突合が続きます。集金の仕組みについては、こちらの記事も参考になります。

集金代行とは？

⑦退会・休会時のアクセス停止

退会や休会の手続きをしたら、その会員がマイページにログインできなくなる、という挙動になっているかを必ず確認してください。退会したのにログインできる状態が残ると、会員限定の資料が外部に流出し続けます。年度替わりに退会が集中する団体では特に重要です。

会員専用サイトの作り方｜4つの構築方法

会員専用サイトの構築方法は、大きく4つに分かれます。

◎＝有利、◯＝標準的、△＝負担が大きい、として評価しています。

費用相場の詳細は、こちらの記事で整理しています。

会員制サイトの構築方法を解説｜費用相場・失敗しないコツ

WordPressにプラグインを追加する

すでに公開サイトをWordPressで運用している団体が、最初に検討する方法です。WordPressはオープンソースのCMSで、会員制サイト用のプラグインを追加すれば、低コストでログイン領域を作れます。一方で、サーバーの管理、プラグインの更新停止や脆弱性へのセキュリティ対策を自団体で負うことになります。会費の決済や名簿の管理まで求めると複数のプラグインを組み合わせることになり、どれかの更新で動かなくなるといった破綻が起きやすくなります。

会員サイト構築ツール｜SaaS・ASPを使う

会員管理、決済、メール配信が最初から含まれているクラウド型のプラットフォームを使う方法です。初期費用を抑えつつ、保守やセキュリティ対策を提供元に任せられます。一方で、デザインのカスタマイズやページ構成の自由度には制限があり、外部システムとの連携も提供元の仕様の範囲内になります。会員向けの情報を確実に届けることを優先するか、見た目の自由度を優先するかで判断が分かれます。

パッケージシステムを導入する／フルスクラッチで開発する

要件が固有で、規模が大きい場合の選択肢です。費用と期間が大きくなること、公開後の改修にも都度費用が発生することを踏まえる必要があります。会員数が数百から数千名の団体であれば、最初からここを選ぶ必要はほとんどありません。まずは既存のサービスで要件が満たせるかを確認するのが順序です。

会員専用サイトを作る6つのステップ

多くの解説は「公開したら完成」で終わっていますが、実際には会員に使ってもらうところまでが作業です。6つのステップで進めましょう。

 

①目的と、会員に見せる情報の範囲を決める

目的と、主なターゲットとなる会員層を決めたうえで、何を会員限定にするかを最初に決めます。会報、規程、議事録、名簿、動画。それぞれを「誰でも見られる」「会員だけ」「役員だけ」に仕分けます。ここが曖昧なまま作ると、公開後に「これは会員だけに見せるのか」という判断が毎回発生します。

②必要な機能を洗い出し、優先順位をつける

前章の7つの機能をチェックリストとして使います。最初から全部を作ろうとせず、名簿・ログイン・お知らせの3つから始めるのが現実的な進め方です。決済や動画の配信は、運用が回り始めてから追加しても遅くありません。

③既存の公開サイトとの関係を決める

公開サイトの中に会員エリアを作るのか、別のドメインやサブドメインで作るのかを決めます。サーバーを既存サイトと共用するかどうかもここで決めます。既存サイトを制作会社に任せている場合は、会員エリアの担当をどちらにするか、更新の役割分担をどうするかも先に決めておく必要があります。

④会員データを整理して移行する

実務で最も時間がかかる工程です。Excelの名簿にある氏名の表記ゆれ、重複、退会者の混在を整理し、システムに取り込みます。メールアドレスが分からない会員をどうログインさせるかは、着手前に決めておく必要があります。郵送でIDを案内する、家族のメールアドレスを登録してもらうなど、団体ごとの落とし所を用意しておきましょう。

⑤テストと運用ルールの整備

会員種別ごとに見え方を確認します。役員向けの資料が一般の会員に見えていないか、退会処理をした会員がログインできなくなっているかを、実際のアカウントで試します。あわせて、事務局側の管理権限を誰に渡すか、問い合わせの窓口をどこにするかを決めておきます。

⑥会員への案内と初回ログインの支援

案内文、初回ログインの手順書、ログインできない会員へのフォローを用意します。ここを軽視すると、次章で扱う「作ったのに使われない」状態になります。総会や集まりの場で、その場でログインまで済ませてもらうのも確実な方法です。

会員専用サイトのセキュリティと個人情報の扱い

会員の個人情報を扱う以上、セキュリティ対策は避けて通れない論点です。団体が実際に判断すべきことは以下3つです。会員が安心して使える状態を作ることが、利用率にも直結します。

 

共有IDをやめて、会員ごとのアカウントにする

共有のIDとパスワードには3つの問題があります。退会者がログインできる、誰が見たかが分からない、パスワードを変えるたびに全員へ再周知が必要になる、の3点です。会員ごとのアカウントにすることが、公開範囲の出し分けとアクセス停止の前提になります。

会員名簿の公開範囲は絞る、または本人に確認する

同窓会や協会では、会員同士が名簿を見られるようにしたいという要望がよくあります。個人情報の取り扱いとして、本人の同意と公開範囲の設計が必要です。公開する項目を絞る、本人が公開の可否を選べるようにするといった形にすると、要望と保護を両立しやすくなります。判断に迷う場合は、専門家に確認したうえで運用ルールを決めてください。

退会者のデータは必要な期間だけ残し、アクセス権は即時に停止する

アクセス権は退会の時点で即時に停止し、データは会計や履歴の確認に必要な期間だけ保持する、という原則で考えます。保持する期間は団体の規程や会計の都合によって変わるため、事務局で決めて文書にしておきましょう。

「作ったのに使われない」会員専用サイトの共通点

公開後につまずく団体には、共通する3つの状態があります。導入前にこれを知っておくと、選ぶ基準そのものが変わります。

ログインできない、という問い合わせが事務局に集中する

高齢の会員が多い団体ほど起きやすい状態です。パスワードの再設定を会員自身でできる導線があるか、操作の問い合わせを事務局以外のサポート窓口に逃がせるかが分かれ目になります。問い合わせの受け皿を事務局だけにしないことが、運用を続けるための条件です。

更新が止まり、会員が見に来なくなる

更新の担当が一人に依存している、更新に専門知識が必要、という構造が原因です。管理画面から事務局が自分で更新できるかを、導入前に実際の画面で確認することをおすすめします。更新のたびに制作会社へ依頼する形だと、費用と時間の両方で更新が滞ります。

名簿・入金・サイトが別々のままになっている

会員専用サイトを作ったのに、名簿はExcel、会費は通帳、という状態が残ると、事務作業はむしろ増えます。サイトの会員情報と名簿を二重に更新し、入金の突合は相変わらず手作業のままだからです。会員専用サイトは、名簿と会費とひとつのデータでつながっていて、はじめて事務局の負担を減らします。

名簿と会費とサイトが別々になっているなら、まとめて管理できる仕組みを検討する時期かもしれません。シクミネットでは、会員数や現在の運用をお伝えいただければ、会員向けの情報公開と名簿・会費の管理をどこまで一体化できるかをご案内しています。

 

会員専用サイトと会員管理をまとめて行うならシクミネット

シクミネットは、会員管理、会費徴収、イベント申込、メール配信をひとつのシステムで扱えるクラウド型の会員管理システムです。この記事で挙げた7つの必要機能に、どう対応しているかを順に紹介します。

 

実際に、公益社団法人全日本アーチェリー連盟では、会員がマイページで競技結果をリアルタイムに確認できるようになり、会員活動の活性化につながりました。早稲田大学応援部稲門会では、1300名を超える会員情報の管理が負担でしたが、会員自身が情報を更新できるようになり事務の負担が軽くなっています。

費用の目安は、ベーシックプランで初期費用180,000円、税込198,000円から、月額33,600円、税込36,960円からです。学校関係のOB会・同窓会、PTA会、町内会であれば、初期費用50,000円、税込55,000円から、月額0円からの限定プランが適用されます。導入は最短2週間からで、既存のExcel名簿からの移行にも対応しています。

シクミネットはBOXIL SaaS AWARD 2024の会員管理部門と入金管理部門で1位を獲得し、導入実績は700団体以上、総利用者は300万人以上です。

 

会員専用サイトに関するよくある質問

会員専用サイトの作成を検討する段階で、よく寄せられる質問をまとめました。

会員専用サイトは無料で作れますか？

無料のCMSやプラグインを使えば、ログイン領域を作ること自体は可能です。ただし、会費の決済や月額課金の仕組み、会員からの問い合わせ対応、セキュリティの更新はすべて自団体の負担になります。事務局の作業を減らすことが目的であれば、その負担まで含めて比較することをおすすめします。

会員専用サイトの構築にはいくらかかりますか？

構築方法によって幅が大きく、WordPressのプラグインなら低額から、フルスクラッチなら数百万円規模まで変わります。費用相場の詳細は、こちらの記事で整理しています。

会員制サイトの構築方法を解説｜費用相場・失敗しないコツ

WordPressでも会員専用サイトは作れますか？

作れます。ただし、プラグインの組み合わせと保守を自団体で負う前提になります。詳しくは本文の「WordPressにプラグインを追加する」をご覧ください。

会員だけに見せるページと、誰でも見られるページを分けられますか？

分けられます。ただし、出し分けの粒度は構築方法によって異なります。会員かどうかで分けるだけなのか、会員種別や支部の単位まで分けられるのかは、選定の段階で確認しておきたい点です。

退会した会員はログインできなくなりますか？

システムによります。退会や休会の処理とアクセス権が連動しているかを必ず確認してください。連動していない場合、退会のたびに手動でアカウントを停止する作業が残ります。

会員数が多くても使えますか？

会員数の上限はシステムによって異なります。シクミネットの場合は0名から数万名規模まで利用されており、会員数の上限はありません。

導入までにどのくらいの期間と費用がかかりますか？

構築方法によって幅があります。シクミネットの場合は最短2週間から稼働でき、費用は初期費用と月額利用料に分かれます。既存のExcel名簿の移行も可能で、会員数や項目数に応じて費用が変動します。自団体の場合の目安は、資料請求や無料相談で確認するのが早道です。

まとめ｜会員専用サイトは「何を見せるか」を決めてから作る

会員専用サイトを作るうえで、機能や構築方法の比較よりも先に決めるべきことがあります。誰に、何を、どこまで見せるか。これを決めることが、会員専用サイト作りの実質的な設計作業です。公開範囲が決まれば、必要な機能と構築方法はおのずと絞られます。

そのうえで、名簿・会費・サイトを別々に持たない構成をおすすめします。会員専用サイトだけを作っても、名簿がExcelで会費が通帳のままでは事務局の負担は減りません。会員向けの情報公開と会員管理をまとめて見直したい方は、お気軽にご相談ください。