会員管理システムの導入目的とは？目的別におすすめシステムを比較

会員管理システムは、導入目的を明確にして選ぶことで、運営効率と会員満足度を同時に高められます。情報の一元化や会費の自動管理、イベント運営の効率化など、目的に応じてシステムを導入することが重要です。

本記事では、導入目的ごとにおすすめの会員管理システムを比較し、それぞれの特徴と活用方法を詳しく解説します。

この記事を読むことで、自社に最適なシステムの方向性が明確になり、円滑な運営体制づくりに役立ちます。

 

会員管理システムの主な導入目的

会員管理システムは、多様な業務課題を解決するために導入されます。ここからは主な目的を整理し、それぞれの重要性を解説します。

 

会員情報を一元管理し、属人化を防ぐ

会員情報は一元管理することで、業務効率と情報精度を同時に高められます。

複数のファイルや紙台帳で管理すると、更新漏れや担当者依存が起こりやすくなります。会員管理システムを導入すれば、全員が最新情報を共有でき、アクセス権限でセキュリティも維持可能です。

検索・フィルタ機能を使えば、必要な情報をすぐに抽出できます。問い合わせ対応や資料作成が迅速になり、属人化の解消と正確な情報運用が実現します。

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会費や寄付金の管理精度を高める

会費や寄付金は自動管理で正確性と透明性を確保できます。

手作業では記録ミスや入金確認遅れが生じやすく、会員の信頼を損ねる恐れがあります。決済連携機能を持つシステムなら、入金データが自動反映され、未納者リストや督促通知も即時作成が可能です。

口座振替やクレジット決済に対応すれば、支払いの利便性も向上します。会計報告や監査資料作成も効率化でき、運営の信頼性向上につながります。

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イベントや出欠を効率的に管理する

イベント管理はオンライン化で運営効率と参加者満足度を高められます。

メールや紙での申込受付は集計や当日対応が煩雑になりがちです。会員管理システムの申込・集計機能を活用すれば、申込時点で会員情報と紐づき、リスト作成の手間を削減できます。

当日はQRコードや会員証スキャンで受付がスムーズになります。参加履歴を活用して次回案内やフォローも行え、継続的な参加促進にもつながります。

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会員への連絡・通知をスムーズに行う

連絡はシステム配信を使えば、漏れなく正確に届けられます。

会員数が増えると、個別連絡は情報漏れや遅延の原因になります。メール配信機能を利用すれば、会員区分や履歴に応じて対象を絞り込み、必要な情報を適切なタイミングで送信可能です。

開封率やクリック率を分析し、効果測定や改善にもつなげられます。緊急連絡や変更通知も一斉送信で即時対応でき、信頼関係の維持に有効です。

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CRM機能を活用し、リピート参加や集客を強化する

CRM活用は、会員ごとの最適なアプローチを可能にします。行動履歴や興味関心を分析し、過去参加者への再案内や寄付者への特典提供など、パーソナライズした施策を展開できます。

また、セグメント配信やキャンペーン管理により、リピート率や新規獲得の向上が期待できます。

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会員と団体をつなぐプラットフォームを構築する

会員専用のオンライン基盤構築は、利便性と関係性を同時に高めることが可能です。会員は自分の情報確認やイベント申込、決済を一元的に行えます。団体はお知らせや資料を効率的に配信でき、情報共有の精度が上がります。

また、掲示板やチャット機能で交流も促進され、双方向コミュニケーションが定着します。

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ここからは目的別におすすめなシステムを紹介していきます。

目的別おすすめ会員管理システム【会員管理の一元化】

名簿や会費、イベント参加履歴などが複数のファイルやシステムに分散していると、更新漏れや入力ミスが発生しやすく、情報の整合性が保てません。統合型の会員管理システムを導入すれば、データを一つのプラットフォームに集約し、リアルタイムで共有できます。

ここでは、会員管理業務を一画面で完結できる代表的なシステムを紹介します。

 

シクミネット｜会員・会費・イベントを一元管理

引用元：シクミネット

シクミネットは、会員情報の管理から入金処理、イベント申込、メール配信までを一つの管理画面で完結できる統合型サービスです。

操作画面はシンプルで視認性が高く、事務担当者だけでなく、高齢の会員やパソコン操作に不慣れなスタッフでも迷わず利用できます。

会員が自分でマイページを利用できない場合でも、管理者が代理で情報登録や更新、各種手続きを行えるため、運用面での柔軟性があります。

決済機能も幅広く、クレジットカード、コンビニ払い、口座振替、Pay-easyなど、多様な支払方法に対応しています。

さらに、イベント機能ではセミナーや総会などの申込受付から参加費の決済、受付用リストの自動生成までを一連の流れで処理でき、イベント運営の手間を大幅に削減可能です。

SmartHello｜地域団体向けの柔軟な情報管理

引用元：Smart Hello

Smart Helloは、フィットネスジムや各種スクール、公共施設など、会員制施設の運営に必要な機能をまとめて管理できるクラウド型システムです。

40年以上の業界ノウハウと1,400件を超える導入事例を背景に、誰でも使いやすい操作性を重視して設計されています。

特に、フィットネスクラブやコワーキングスペースといった複数拠点運営や施設利用を伴う会員制ビジネスに適しており、日々の受付業務から利用履歴の把握までスムーズに行えます。

hacomono｜リアル拠点の会員管理に強み

引用元：hacomono

hacomonoは、会員情報の管理や予約、決済に加え、スクール運営や在庫管理までカバーする、実店舗や施設向けの総合管理システムです。多彩な機能を一つのプラットフォーム上で提供し、現場業務の効率化を大きく後押しします。入退館管理機能では、QRコードやスマートロックとの連携が可能で、セルフチェックインにも対応します。そのため、24時間営業や無人運営といった新しい運営スタイルも実現できます。

目的別おすすめ会員管理システム【会費管理の効率化】

決済機能を備えた会員管理システムを導入すれば、入金データをリアルタイムで反映でき、未納者への督促や会計報告も効率的に行えます。ここでは、会費管理を効率化できる代表的なシステムを紹介します。

 

サブスクペイ｜会費の自動徴収と決済に対応

引用元：サブスクペイ

サブスクペイは、定期課金型サービスに最適化されたクラウド型決済プラットフォームです。クレジットカードや口座振替、コンビニ払い、銀行振込など多様な決済手段をサポートし、継続課金業務を自動で一括処理できます。さらに、会員データベースや請求管理、債権回収などの機能も搭載しており、会員制ビジネスの運営全体を効率化します。また、自社サイト上で会員登録から定期課金までの流れを構築でき、ローコードで会員サイトを作成できる点も大きなメリットです。外部システムとの連携にも対応し、柔軟な運用が可能です。

項目	内容
サービス名	サブスクペイ
おすすめポイント	継続課金自動化プラットフォーム。 複数決済手段対応と会員DB・請求・レポート機能を統合。 自社サイト・更新課金設計のローコード対応。 最短5営業日導入。
費用	初期費用：無料～（要見積り） 月額費用：20,000円〜（要見積り） 決済手数料：2.65％〜（業界最安水準）
サービスURL	https://www.robotpayment.co.jp/service/payment/

会費ペイ｜小規模でも使いやすい決済機能

引用元：会費ペイ

会費ペイは、さまざまな業種の会費徴収に対応するクラウド型会員管理・決済システムです。フィットネスジムや学習塾、各種スクール、オンラインコミュニティ、学会など幅広い分野で活用され、導入実績は10,000件を超えています。

入会申込フォームから会員情報の登録、毎月の請求、決済完了通知、未入金者への自動リマインドまで、関連業務を一括して自動化可能です。事務作業の負担を大幅に削減し、会員への対応品質も安定的に保てます。

項目	内容
サービス名	会費ペイ
おすすめポイント	入会～請求～催促まで完全自動化。 初期・月額費用無料、従量決済課金のみ。 決済手段多様、freee・LINE・Akerun連携可能。
費用	初期費用：0円 月額費用：0円（従量課金制）
サービスURL	https://kaihipay.jp/

目的別おすすめ会員管理システム【イベント管理の効率化】

イベント運営を効率化するには、受付から決済、参加者管理までを一元化できるシステムが有効です。ここでは、イベント管理を最適化できる代表的なシステムを紹介します。

 

Event Cloud Mix｜多様なイベントに対応可能

引用元：Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、TKPが提供するクラウド型のイベント運営支援システムです。準備から当日の受付、終了後のフォローまで、全工程をワンストップで自動化できます。100を超える機能を備えており、展示会や学会、大規模セミナーから社内イベントまで幅広く対応可能です。

カレンダーやリマインダー、タスク管理機能で関係者の作業分担や進捗状況を可視化でき、チーム全体の連携を強化します。さらに、メール配信、QRコードによる入場管理、名刺交換履歴の保存などもクラウド上で一括管理でき、運営負荷を大きく軽減します。

Peatix｜チケット制イベントに最適

引用元：Peatix

Peatixは、コミュニティ作りに強みを持つ国際対応のイベント管理・チケット販売サービスです。QRコードによるスムーズな入場管理や、参加者データの分析機能を備え、小規模から中規模規模のイベント運営に適しています。

無料イベントであれば利用料はかからず、有料イベントの場合はチケット1枚ごとに「4.9％＋99円」の手数料が発生します。オンラインとオフライン双方のイベントで活用しやすく、集客から運営、参加者管理までを一括で行える点が特徴です。

目的別おすすめ会員管理システム【CRM機能を活用した集客】

会員データを活用して集客やリピート率を高めるには、CRM機能を備えたシステムが欠かせません。参加履歴や利用傾向、興味関心などのデータを蓄積・分析することで、個別ニーズに合わせた案内やキャンペーンを実施できます。ここでは、マーケティング視点で活用できる代表的な会員管理システムを紹介します。

 

Zoho CRM｜配信・分析に活用できるCRM

引用元：Zoho CRM

Zoho CRMは、営業プロセスの効率化と名簿管理を同時に実現できるクラウド型のCRMツールです。直感的に操作できる画面設計と、導入しやすい価格体系が特徴で、中小企業でも無理なく活用を始められます。顧客の属性や行動履歴、商談状況などを一元的に蓄積し、リードスコアリングやメール配信の自動化を実行できます。

見込み客から既存顧客への転換プロセスを可視化し、営業進捗をタイムライン形式で把握できる点も強みです。さらに、業種別テンプレート、チャットボット、自動通知などの機能を組み合わせれば、業務効率化と顧客対応品質の向上を両立できます。

kintone｜履歴管理と情報共有に強い

引用元：kintone

kintone（キントーン）は、サイボウズが提供する業務アプリ構築型クラウドサービスで、CRMツールとしても高い柔軟性を発揮します。顧客管理、営業進捗、案件共有、問い合わせ対応など、あらゆる業務情報をノーコードでアプリ化できます。

集計機能やグラフ表示機能により、顧客動向や成約率、キャンペーン効果などを可視化し、分析データをもとに戦略的なアプローチを実施可能です。CRM基盤として、マーケティングから営業、アフターサポートまでの顧客関係強化を一元的に支援します。

目的別おすすめ会員管理システム【プラットフォーム構築】

会員専用のオンラインプラットフォームは、利便性の向上と会員エンゲージメント強化の両立に有効です。会員情報や参加履歴、支払状況を一元化できるだけでなく、掲示板やチャット機能を通じて双方向のコミュニケーションを促進できます。ここでは、予約や決済、情報共有を統合的に行える代表的なプラットフォーム構築型の会員管理システムを紹介します。

 

MOSH｜予約・決済・会員連携を一つの画面で完結

引用元：MOSH

MOSHは、スマートフォンだけで予約、決済、顧客管理、会員限定コンテンツ提供までを一括で行えるオールインワン型プラットフォームです。予約受付やZoom連携を自動化でき、オンライン・オフライン双方の業態に対応しています。

サブスクリプション機能やクーポン、回数券、デジタルコンテンツ販売機能を備え、LINEやSNSとの連携も可能です。会員の利用履歴や購入履歴をCRMとして活用し、長期的な関係構築やリピート促進に直結します。

業務効率化と顧客ロイヤルティ強化を同時に実現できる点が大きな魅力です。

スマートコア｜会員サイト・ログイン機能が簡単に導入可能

引用元：スマートコア

スマートコアは、協会や学術団体、同窓会などを中心に300件以上の導入実績を持つ会員管理システムです。

会員専用プラットフォーム上で情報発信と双方向コミュニケーションを集約できるため、団体のデジタル基盤としても機能します。

さらに、導入時の設定支援に加え、運用中のフォローや専用サポートツールも提供されており、長期的に安定した運営を支えます。

会員管理システムの選び方のポイント

会員管理システムは、自団体の規模や業務内容に合ったものを選ぶことで、運営効率と会員満足度の両方を高めることが可能です。

ここでは、システム選定時に押さえておくべきポイントを解説します。

 

自社の規模と業務に合っているか

会員管理システムは、自社の規模や業務内容に合わせて選ぶことが重要です。

会員数やデータ量が多い場合は、処理速度や複数拠点での利用に対応できる性能が求められます。一方、規模が小さい組織では、複雑な機能よりも操作のしやすさやコスト面での負担の少なさが重要です。

また、業務内容によっても必要とする機能は異なります。イベント運営を頻繁に行う場合は、申込や決済機能が役立ちます。寄付金管理を中心とする団体では、会計ソフトとの連携や領収書発行が便利です。

将来的な組織の拡大に備え、後から機能を追加できるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

必要な機能が標準で備わっているか

会員管理システムを選ぶ際は、必要な機能が標準搭載されているかを事前に確認することが重要です。標準機能として備わっていれば、追加開発や外部サービスとの連携にかかる費用や手間を抑えられます。

必要とする機能は、会員情報の登録・検索、会費や寄付金の管理、イベント受付、メール配信などが代表的です。業務によっては、領収書発行、入退館管理、会員専用ページの提供が役立ちます。

導入前に、自社の業務フローに沿って必須機能を洗い出しておきましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

会員管理システムは、クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかで運用方法やコスト構造が変わります。

クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、初期費用や保守の負担が比較的小さいのが特徴です。常に最新バージョンを利用でき、複数拠点やテレワーク環境にも対応しやすくなります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにシステムを設置するため、データ管理の自由度が高く、独自のカスタマイズがしやすいという利点があります。ただし、初期投資や保守作業は自社で行う必要があり、IT資源が限られる組織には負担になる場合があります。

業務特性やセキュリティ要件、予算に応じて適切な方式を選ぶことが重要です。

将来の拡張性や外部連携の柔軟性があるか

会員管理システムは、将来的な拡張性や外部サービスとの連携のしやすさも選定時の重要な要素です。組織の規模や活動内容は時間とともに変化するため、導入時に必要な機能だけでなく、将来の追加要件にも対応できる設計が求められます。

拡張性が高いシステムであれば、会員数の増加や新しい事業形態への移行にも柔軟に対応できます。外部連携については、会計ソフトやメール配信ツール、決済サービスなど、既存の業務システムとスムーズに連動できるかが重要です。

会員管理システムに関するよくある質問

会員管理システムの導入や運用にあたっては、費用や機能、運用方法などに関する疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。システムの種類や提供形態、無料利用の可否、アプリとの違いなどは、特に検討段階で確認しておきたい項目です。

ここでは、会員管理システムに関するよくある質問に回答します。

 

会員管理システムは自作できますか？

会員管理システムは自作することも可能です。エクセルやGoogleスプレッドシートをベースに、関数やマクロを組み合わせて必要な管理機能を構築できます。

小規模な会員数や限定的な機能であれば、低コストで運用できる点が利点です。

ただし、会員数が増えるとデータ処理や更新の手間が増し、セキュリティやアクセス制限の面で課題が出やすくなります。複数人で同時に作業する場合や、決済やイベント管理など高度な機能が必要な場合は、既製のクラウド型システムの方が安定して運用できます。

会員管理システムは無料で使えますか？

無料で利用できる会員管理システムもあります。会員数や機能を制限したフリープランを提供するサービスがあり、小規模団体や試験運用には向いています。初期費用を抑えつつ基本的な会員情報管理やメール配信などを利用可能です。

ただし、無料プランは登録可能な会員数や利用できる機能に上限がある場合が多く、将来的に機能を拡張するには有料プランへの移行が必要になります。長期的な利用を考える場合は、無料期間や制限内容を確認し、将来の運用に支障がないかを事前に検討しておくことが大切です。

会員管理システムはクラウド型とオンプレ型のどちらが良いですか？

どちらが適しているかは、組織の業務環境や予算、セキュリティ要件によって異なります。

クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、初期費用や保守の負担が少なく、常に最新機能を利用できます。複数拠点での利用やテレワーク環境にも向いています。

一方、オンプレ型は自社サーバーで運用するため、データ管理やカスタマイズの自由度が高い反面、初期投資や保守作業を自社で行う必要があります。IT管理体制が整っている組織や独自仕様が多い場合には有効です。

選定時は、導入後の運用負荷やコストも含めて比較検討することが重要です。

会員管理システムとアプリの違いは？

主な違いは利用形態と機能範囲です。会員管理システムは、Webブラウザ上で動作し、会員情報の登録・検索、会費管理、イベント受付、メール配信などを一元的に行えます。クラウド型やオンプレ型があり、組織の規模や業務に応じて選択できます。

会員管理アプリは、スマートフォンやタブレットで利用できる形態で、外出先から会員情報を確認・更新するなど、機動性に優れています。機能面はシステムと比較して簡易的な場合が多いですが、利用者やスタッフが手軽にアクセスできるため、現場での迅速な対応や会員との直接的なやり取りに向いています。

 

まとめ：導入目的を明確にして最適なシステムを選ぼう

本記事では、会員管理システムの導入目的と、それぞれの目的に適したサービスを比較しながら解説しました。

情報の一元化、会費管理の効率化、イベント運営の最適化、CRMによる会員関係の強化、プラットフォーム構築など、目的に応じて必要な機能は異なります。

選定にあたっては、自社の規模や業務内容との適合性、標準搭載されている機能などを確認することが重要です。あわせて、導入後のサポート体制やコスト面も考慮すると、長期的に安定運用できる選択がしやすくなります。

適切なシステムを導入すれば、日々の事務作業が効率化されるだけでなく、会員との信頼関係を深め、組織全体の成長基盤を整えることが可能です。