会員管理システムの導入方法を徹底解説！メリット・デメリットから選び方まで網羅

会員管理システムを導入したいけれど、「何から始めればいいの？」「どのシステムを選べばいい？」と悩んでいませんか？

顧客情報を効率的に一元管理できる会員管理システムは、スクールやジム、小売店など多くの現場で活用されています。

しかし、初めて導入するとなると、選定ポイントや導入プロセス、費用、運用面など不明なことも多いですよね。

たとえば、どの機能に注目してサービスを選ぶべきか、導入にどれくらい費用や時間がかかるのかなど、悩みは尽きないでしょう。

本記事では、会員管理システムの導入を検討する方に向けて、導入のメリット・デメリットからシステムの種類、選び方のコツ、そして失敗しない導入手順までを丁寧に解説します。

専門用語はできるだけかみ砕き、実際の導入現場の知見も交えているので、IT担当でなくても理解しやすい内容です。

最後におすすめのサービス紹介や導入成功のポイントもありますので、ぜひ参考にしてください。

 

会員管理システムを導入すべき理由

紙やExcelで会員情報を管理していると、作業が煩雑になりミスも起こりやすく、会員が増えるほど手間が増大します。

昨今のデジタルトランスフォーメーション（DX）の流れもあり、紙やExcelから専用システムへの移行が加速しています。

会員管理システムを導入すれば、情報を一箇所に集約でき業務がスムーズになり、担当者の負担が軽くなります。

お客様への対応もより丁寧に行えるでしょう。特にスクールやジム、小売業など、会員とのつながりが重要な業態では導入効果が非常に大きいです。

会員管理システム導入方法・手順

ここからは、実際に会員管理システムを導入する際の一般的な手順を解説します。

準備段階から本番運用開始まで順を追って確認することで、全体像がつかめるでしょう。

大きな流れとしては、 (1)導入準備・要件定義 → (2)システム選定・比較検討 → (3)初期設定・データ移行・テスト運用 → (4)本格運用開始 というステップになります。

事前にしっかり準備することでスムーズな導入と効果的な活用が可能になりますので、それぞれのフェーズで押さえるべきポイントを紹介します。

（1）導入準備・要件定義

導入プロジェクトの最初のステップでは、現状の課題整理と目標設定を行い、システムに求める要件を明確にします。 具体的には下記のステップで進めることが推奨されます。

1. SMARTな目標を設定する
「具体的（Specific）」「測定可能（Measurable）」「達成可能（Achievable）」「関連性（Relevant）」「期限付き（Time-bound）」の観点で目標を定めます。

2. 目標達成に必要な機能要件をリストアップする
目標から逆算して、必要な機能を洗い出します。現場のスタッフにもヒアリングを行い、「あったら便利」と感じている点を拾いましょう。そのうえで機能要件には優先順位をつけ、「Must（必須）」と「Want（あると望ましい）」に分類しておきます。

このフェーズでは同時に、導入範囲や体制の検討も行います。

どの部署・店舗から使い始めるか、関係者は誰か（情報システム担当や現場代表者など）、そして大まかなスケジュール感も確認しておきましょう。

可能であれば上層部の承認や予算確保もこの時点で目処をつけておくと後工程がスムーズです。

最後に、要件定義書や導入計画書を簡単にまとめておくことをおすすめします。

小規模な導入でも文章化して関係者と共有することで、認識齟齬を防げます。

目的・目標、解決したい課題、必須機能、予算、担当メンバー、スケジュール案などを一枚紙に整理してみてください。

（2）システム選定と比較検討

準備段階で要件が固まったら、いよいよ市場の製品をリサーチして自社に最適な会員管理システムを選ぶフェーズです。

前述の「選定時にチェックすべき主要ポイント」を踏まえつつ、慎重に比較検討しましょう。

1. 要件に合いそうなサービスをリストアップする
まずは、自社の要件にマッチしそうな会員管理システムを複数ピックアップします。「会員管理システム おすすめ」「○○業界 会員管理」などのキーワードで、検索エンジンや比較サイトを活用すると候補が見つかりやすくなります。業界特化型から汎用型まで幅広く存在しているため、次の項目を公式サイトで確認しましょう。

2. 資料請求・デモ依頼で詳細情報を確認する
候補を絞り込んだら、各サービスの資料を請求し、可能であればオンラインデモも申し込みます。クラウド型の会員管理システムの多くは、Webから資料請求やデモ予約が可能です。可能であれば、自社データの簡易サンプルを用意し、実際に画面操作して試せる無料トライアルを活用すると理解が深まります。比較にあたっては、前節のチェックポイント（機能、操作性、コスト、セキュリティ、連携、サポート）ごとに評価表を作ると整理しやすいです。各項目について各サービスを○△×などで評価し、総合点や優劣を見極めます。例えば、「必須機能を満たしているか」「UIの使いやすさはどうか」「見積もり費用は予算内か」「不安な点へのサポートは明確か」などを比較しましょう。

3. 社内での情報共有と最終選定を行う
候補システムの比較が進んだら、社内の関係者と情報を共有し、現場の意見も集めます。とくに日常的に利用するスタッフには、トライアル操作をしてもらいましょう。

フィードバックは、カタログやスペック表だけでは見えない判断材料になります。最終的には、自社の課題に最も直結するシステムを見極めることが重要です。複数が同程度に見える場合は、「直近の課題を確実に解決できるか」を基準に優先順位をつけましょう。

こうして、社内で正式にゴーサインが出れば契約手続きへと進みます。

契約内容（利用開始日、料金プラン、ユーザー数上限、保守サポート範囲など）を確認し、問題なければサインしましょう。

（3）初期設定・データ移行・テスト運用

契約を終えたら、いよいよシステムを自社環境に設定していくフェーズです。ここでは初期セットアップと既存データの移行、そして試験運用（テスト）までを行います。スムーズな本番稼働のために、この段階でしっかり準備しましょう。

1. 初期設定を行い、自社仕様に整える
システム導入後、まずはサービス提供会社から発行される管理者アカウントでログインします。その後、基本設定を自社の運用スタイルに合わせて調整します。この時点でベンダーのサポートが受けられる場合もあるため、不明点は早めに相談しましょう。

2. 既存会員データを整理・移行する
続いて、旧システムやExcelで管理していたデータを新システムに移行します。そのまま移すのではなく、事前に「整理」と「クレンジング」が必要です。

問題なければ本移行に進みます。大量データは分割インポートし、都度確認しながら進めると安全です。移行後は、会員数やポイント残高などを旧データと照合し、正しく反映されているか検証します。

3. 他システムとの連携設定を済ませる
もし決済システムやメール配信ツールなどの外部サービスと連携する場合は、このタイミングで設定を行います。導入後に不具合が起きないよう、テスト送信やテスト決済で挙動を事前に確認しておくことが重要です。

4. 社内研修で操作方法を定着させる
本番稼働の前に、システムを使用する全メンバーに向けて操作研修を実施します。必要に応じて、管理者向けと現場向けで内容を分けた資料を作成します。ベンダーが提供するマニュアルや動画教材がある場合は、研修の補助資料として活用できます。質疑応答の時間も設け、不安や疑問を解消した状態で次に進むことが大切です。

5. テスト運用で実務のフィット感を確認する
すぐに本番運用に移るのではなく、一部業務や部署での試験稼働（テスト運用）を行います。この段階で、実務との相性や設定ミス、不具合などを事前に洗い出せます。

スタッフからのフィードバックも積極的に収集し、「ここが使いづらい」「この設定を変えたい」といった改善点を明らかにします。必要があれば、運用ルールやデータ入力フローも見直します。

6. 最終調整を行い、本番運用をスタートする
テスト結果をもとに設定を調整し、不具合や課題への対策が完了したら本番稼働へ移行します。導入初期は、システムの挙動やユーザーの操作ミスを定期的にモニタリングしながら、細かく修正・改善を加えていきましょう。

7. 運用開始後も改善サイクルを継続する
本番運用の開始はゴールではなく、継続的な運用改善のスタートです。導入の目的（例：業務効率化、退会率の改善）が実現できているかを定期的に確認します。初期導入だけで終わらず、定期レビューと改善のPDCAを回す体制を築くことが、システム導入の成功につながります。

会員管理システム導入のメリット・デメリット

会員管理システムには便利なメリットが多い一方で、注意すべきデメリットも存在します。

導入前に両方を把握した上で、自社にとって導入すべきか判断しましょう。

導入で得られる主なメリット

システム導入によって得られる主なメリットをまとめると、次のとおりです。

以上のように、システムを導入することで日々の会員管理業務が大幅に効率化され、サービス品質の向上にもつながります。

また、紙資料を減らせるためペーパーレス化にも役立ちます。

注意すべきデメリットやリスク

一方、導入にあたって留意したいデメリットやリスクもあります。

これらのリスクを踏まえ、自社の体制や要件に適しているか事前に検討することが大切です。

失敗しない会員管理システムの選び方（比較・選定ポイント）

会員管理システムは選定を誤ると「必要な機能がない」「結局使われない」といった失敗につながります。

機能・費用・サポートなど多面的に比較し、現場で本当に必要なものを見極めることが大切です。

ここからは、選定時に注目すべきポイントを解説します。

選定時にチェックすべき主要ポイント

システムを比較検討する際は、次のポイントをチェックしましょう。

 

こうした項目をチェックリスト化して比較すれば、複数の候補から自社に最適なシステムを選びやすくなります。

見た目や価格だけで決めず、現場の実用性を重視しましょう。

自社の業務や規模に合わせた選び方

また、自社の業務内容や規模によって適したシステムは異なります。

例えば次のような視点で選びましょう。

 

自社の状況に合ったサービスを選ぶことが導入成功への第一歩です。

導入事例・口コミ・評判を活かす方法

候補のシステムが絞れたら、公式サイトや比較サイトの導入事例やユーザー口コミも確認しましょう。

自社と似た業種・規模の事例があれば特に参考になります。

口コミからはサポート対応や操作性など、実際の利用者の声が見えてきます。

気になる点は、資料請求や無料トライアルで事前に確認しておくと安心です。

また、可能であれば実際に導入している他社の担当者から直接話を聞いてみると、リアルな成功談や失敗談を知ることができ大いに参考になります。

おすすめの会員管理システム紹介

世の中には多数の会員管理システムがあり、どれが自社に合うか迷ってしまうでしょう。

そこで、中小規模ビジネスに適したサービスを中心に、業種別のポイントも交えてご紹介します。料金の目安も参考として記載します。

ここからは、おすすめの会員管理システムを紹介します。 具体的には下記のシステムをご紹介します。

 

シクミネット（shikuminet） – 会員組織向けクラウド会員管理システム

シクミネット（shikuminet）は、協会・学会・クラブ等の会員制組織の運営に必要な機能をオールインワンで提供するクラウド型会員管理システムです。会員データベースを中心に、会費のオンライン決済やイベント申込管理、メルマガ配信まで一元化できるのが特徴で、Excel管理や紙の振込用紙発送に追われていた事務局の業務負担を大幅に削減します。操作画面はシンプルで直感的に扱え、非IT層や高齢の会員にも配慮された設計です。以下に主要な特長をまとめます。

 

シクミネット（shikuminet）は、会員情報の一元管理から決済・イベント・メール配信・サポートまで網羅したオールインワンシステムです。多少コストは張りますが、その分業務効率化と安心感は抜群で、「会員管理業務を根本から改善したい」「確実に運用できるシステムが欲しい」という組織には最有力の選択肢と言えます。

会費ペイ – 初期費用・月額0円から始められる会費徴収特化型クラウドサービス

会費ペイは、スポーツジム・教室・スクール・協会・サークルなど、会員制サービスを提供するあらゆる団体に対応した、会費徴収と会員管理に特化したクラウド型管理サービスです。

入会手続きから会員情報の登録・管理、毎月の請求と決済、さらに未収金の督促まで、煩雑な事務作業をすべて自動化できるのが最大の特徴。初期費用・月額費用が0円で利用でき、実際の入金があった場合のみ手数料が発生する成果報酬型の料金体系のため、会員数の少ない小規模団体でもリスクなく導入できます。

さらに、クレジットカード・口座振替・コンビニ払いなど多様な決済手段に対応し、スマートロックや会計ソフト「freee」などの外部サービスとも連携可能。業務効率化と会員の利便性向上を両立したい団体に最適なサービスです。

hacomono – ウェルネス業界に最適化された次世代型店舗運営OS

hacomono（ハコモノ）は、フィットネスクラブ・スタジオ・スクール・温浴施設など会員制のリアル店舗ビジネスをトータルで支援するクラウド型会員管理システムです。

会員情報の登録・更新、オンライン入会、予約受付、月会費の自動徴収、入退館管理、物販POS、在庫管理まで、店舗運営に必要な業務を1つのプラットフォームに集約。まさに「店舗運営のOS」として、フロント業務とバックオフィスを一気通貫で効率化します。

導入実績は1,000施設以上。QRコードや顔認証による入退館、Zoom連携、LINE連携などデジタルとリアルを融合した会員体験の向上も可能です。導入時には専任スタッフが伴走支援を行い、セキュリティもISMS認証取得済みで万全。多店舗運営やDX推進を進めたい企業・団体におすすめです。

MiiT+（ミータス） – 少人数団体にもやさしい無料で使える会員管理クラウド

MiiT+（ミータス）は、スポーツチーム、ファンクラブ、協会、地域団体、OB・OG会、各種サークルなど、会員数の少ない団体でも無理なく運用できるクラウド型の会員管理サービスです。

初期費用・月額費用が完全無料で、必要なのは会員からの入金があったときだけの手数料のみ。住所録管理やラベル印刷、一斉メール送信、会員ページの発行、イベント出欠管理、WEB会員証などの機能を備え、非営利団体や地域活動でも導入しやすい設計が魅力です。

クレジットカード・コンビニ・Pay-easy・口座振替など多様な決済手段に対応し、入金処理と消込も自動化。オンライン決済の導入には審査期間が必要ですが、サポート体制も整っており、クラウド初心者でも安心して利用できます。

主要サービスの比較まとめ

最後に、今回紹介した「シクミネット（shikuminet）」「会費ペイ」「hacomono」「MiiT+（ミータス）」4つのサービスの特徴を簡単に比較表にまとめます。自社の業種・規模・重視ポイントに照らして、最適な会員管理システム選定の参考にしてください。

導入成功のポイントと次のアクション

会員管理システム導入は、システムを選んで終わりではなく、現場に定着させて使い続けることが成功の鍵です。そのために重要なポイントと、導入後に取るべきアクションを確認しましょう。

導入成功のために押さえるべきポイント

会員管理システムの導入は、単なる業務の効率化にとどまらず、顧客満足度の向上や経営判断の質向上にもつながる重要な投資です。本記事で紹介したように、導入を成功させるには、自社の課題や業務フローにフィットしたシステムを選び、段階的かつ継続的に活用することが鍵となります。

中でも「シクミネット（shikuminet）」は、学会や協会、ファンクラブなど会員組織の運営に特化したクラウドサービスとして、600以上の団体に選ばれてきた実績があります。会員情報・会費・イベント・メール配信を一元管理できるオールインワン設計に加え、サポート体制の手厚さや会員向けマイページの使いやすさにも定評があり、非IT担当者の方でも安心して導入できます。

もし、あなたの団体や企業でも「今の管理方法に限界を感じている」「新しい会員サービスを提供したい」とお考えであれば、まずはシクミネット（shikuminet）の資料を手に取って、現場に合った導入プランを検討してみてください。