協会運営におすすめな会員管理システム10選｜機能一覧や選び方を解説

協会運営を効率化するためには、会員管理システムの導入が欠かせません。情報を一元化し、会費の徴収や決済を自動化できるだけでなく、イベント運営や会員とのコミュニケーションもスムーズになります。

さらに、分析やレポート機能を活用すれば、運営改善に直結するデータを得られます。

本記事では、協会がシステムを選ぶ際に確認すべきポイントを整理し、有料・無料のおすすめサービス10選を比較します。

協会が会員管理システムを選ぶ際のポイント

協会がシステムを導入する際は、単に費用や知名度だけで判断するのではなく、長期的な運営に適した基準で比較検討する必要があります。

ここでは導入前に必ず確認しておきたい4つの視点を解説します。

自団体の規模や活動に合った機能があるか

必要な機能は協会の規模や活動内容で大きく変わります。会員数が数百名程度なら、会員情報と会費徴収を中心に管理できるシンプルな仕組みで十分です。

一方で、数千名規模の大規模協会では、セミナーやイベント管理、複数拠点での同時利用、さらにデータ分析機能まで求められる場合があります。

成長を見据えて将来的に必要となる機能を備えているかも重要です。導入後に機能不足が判明すると、追加システムの導入が必要となり、費用や運用負担が増加します。

自団体の現状と今後の運営計画を照らし合わせ、必要十分な機能を提供するサービスかどうかを見極めることが成功の鍵となります。

管理者・会員双方にとって使いやすいか

会員管理システムは、管理者と会員の両方にとって操作がわかりやすいことが重要です。

管理画面が複雑だと事務局の負担が増え、効率化の効果が薄れます。会員にとっても支払い手続きやイベント申込が難しいと利用満足度が下がり、参加率や継続率の低下につながります。

選定時は直感的に操作できるUIか、スマートフォン対応やマニュアル不要で使えるかを必ず確認しましょう。また、多言語対応やアクセシビリティへの配慮があると幅広い会員層に対応できます。

導入前にはデモや体験版で操作性を検証し、管理側と会員側双方にとって快適に利用できるかを確認することが欠かせません。

導入コストや料金体系が明確か

会員管理システムを選ぶ際は、導入費用と料金体系の透明性が重要です。初期費用が安くても月額利用料や従量課金が高い場合、長期的には予算を圧迫します。特に会員数が増える協会では、追加費用や機能制限が運営の制約になることもあります。

比較時には「初期費用」「月額料金」「決済手数料」「会員数増加時の追加費用」を明確に確認しましょう。無料プランがある場合でも、利用できる機能に制限があるため注意が必要です。

コストを抑えることだけに注目せず、必要な機能を安定的に使えるかを基準に検討することが、長期的な運営効率を守る鍵となります。

サポート体制やセキュリティが十分か

協会運営では、会員の個人情報や決済データを扱うため、セキュリティ水準とサポート体制が重要です。サポートが不十分だとトラブル発生時に迅速な対応ができず、信頼低下につながります。

選定時には、サポート窓口の対応時間や体制、マニュアルやFAQの充実度を必ず確認しましょう。セキュリティ面では、通信の暗号化やアクセス権限の管理、ログ監査機能などが備わっているかが判断基準になります。

さらに、個人情報保護法やGDPRなど法規制への準拠状況も確認が必要です。

協会運営におすすめな会員管理システム（有料）

ここでは、有料プランを中心に、協会運営に適した代表的なシステムを整理します。料金はかかりますが、サポート体制や拡張性が充実しており、安定した運用が可能です。

会員管理システムを無料で利用したいという方は こちら
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シクミネット｜会費・イベントを一括管理できる

引用元：シクミネット

シクミネットは、会員情報管理・入金処理・イベント申込・メール配信を一元化できる統合型システムです。複数のツールを使い分ける必要がなく、協会運営の主要業務を一つの画面で完結できる点が最大の強みといえます。

操作画面は直感的で見やすく設計されており、事務局スタッフはもちろん、パソコン操作に不慣れな人や高齢の会員でも戸惑うことなく利用可能です。会員自身がマイページを使えない場合でも、管理者が代理入力や手続きを行えるため、運用面の柔軟性も確保されています。

決済手段も豊富で、クレジットカード、口座振替、コンビニ払い、Pay-easyに対応し、未収金管理の効率化に直結します。

スマートコア｜会員CRMとWeb連携を統合管理

引用元：スマートコア

スマートコアは、協会などで多数の導入実績を持つ会員管理システムです。会員専用のオンラインプラットフォームを通じて、情報発信と双方向のコミュニケーションを一元化できる点が特徴です。

そのため、従来のメールや紙媒体に依存した連絡から脱却し、会員に対してタイムリーかつ効率的に情報を届けられます。さらに、導入時には初期設定の支援があり、運用開始後もフォロー体制や専用のサポートツールが用意されています。

長期的に安定した運営を実現できるため、組織のデジタル基盤を整えたい協会や学会に適しています。

STORES予約｜イベント予約と会員管理を連携

引用元：STORES予約

STORES予約は、協会のイベントや講座運営を効率化したい場合におすすめな予約管理システムです。無料プランから導入でき、会費や月謝、回数券の管理に加えて事前決済にも対応しています。

さらに、LINEミニアプリやGoogleカレンダー、Zoomといった外部サービスとの連携が充実しており、集客から運営、フォローまでを一貫して行えるのが強みです。管理画面もシンプルで直感的に使えるため、初めてシステムを導入する団体でもすぐに活用できます。

SPIRAL｜ローコード開発で柔軟に会員サイトを構築

引用元：SPIRAL®

SPIRAL®は、ローコード開発を強みとするクラウド型の会員管理システムです。会員データベース、ログイン機能、マイページ、メール配信、アンケートなどを自由に組み合わせ、自団体専用の会員サイトや業務アプリを構築できます。

WordPressなどのCMSとスムーズに連携できるため、既存のWebサイトに会員機能だけを追加することも可能です。さらに、金融機関にも採用される高水準のセキュリティ基盤を備えており、個人情報や決済データを安心して扱える点も大きな特徴です。

標準機能を超えて柔軟なカスタマイズを行いたい協会や、独自仕様の会員システムを構築したい団体に最適な選択肢といえるでしょう。

MiiT+｜スポーツ・地域団体に強いシンプルな管理ツール

引用元：MiiT+

MiiT+（ミータス）は、イベントやセミナーの運営を効率化できるクラウド型システムです。申込フォームの作成から受付状況の確認、参加者リストの自動生成までを一元管理でき、担当者の事務負担を大幅に軽減します。

参加者はスマートフォンから手軽に申し込みが可能で、決済や領収書発行もオンラインで完結します。当日はQRコードによるスムーズなチェックイン機能を活用でき、受付時間の短縮や混雑緩和に役立ちます。

利便性を高めることで参加者の満足度が向上し、集客効率の改善にもつながる点が特徴です。

kintone｜業務アプリを自由にカスタマイズ可能

引用元：kintone

kintone（キントーン）は、サイボウズが提供する業務アプリ構築型クラウドサービスで、会員管理にも柔軟に対応できる点が強みです。

ノーコードでアプリを作成でき、会員名簿やイベント申込管理、問い合わせ対応などを自団体の運用に合わせて設計可能です。さらに、案件進捗や活動状況を可視化する集計・グラフ機能が備わっており、会員の動向や参加率をデータに基づいて分析できます。

外部サービスとのAPI連携も豊富で、決済やメール配信システムとの統合も容易です。

Zoho CRM｜国際的に実績のある多機能CRM

引用元：Zoho CRM

Zoho CRMは、営業管理と名簿管理を一元化できるクラウド型のCRMシステムです。シンプルで直感的に操作できる画面設計と手頃な料金体系により、中小規模の団体や協会でも導入しやすい点が特徴です。

顧客や会員の属性、活動履歴、商談の進行状況をまとめて記録でき、メール配信やリードスコアリングの自動化機能も活用できます。さらに、営業進捗をタイムラインで把握できるため、状況を視覚的に確認しながら効率的に対応可能です。

業種別テンプレートや自動通知、チャットボットなどの機能も揃っており、外部サービスとの連携もスムーズです。

協会運営におすすめな会員管理システム（無料プランあり）

ここでは、費用を抑えながら導入できるシステムを探している協会向けに、無料プランを提供しているサービスを紹介します。

小規模団体や新規立ち上げ時に活用しやすいため、最初の一歩として検討すると良いでしょう。

MOSH｜個人や小規模団体に適した予約・決済管理

引用元：MOSH

MOSHは、オンライン予約や決済機能を簡単に導入できるプラットフォームです。無料から利用を始められるため、小規模の協会や団体に適しています。

主な機能は、会員向けの予約フォーム作成、オンライン決済、月額課金プランの提供などで、運営者の負担を最小限にしつつ安定した収益管理を可能にします。さらに、会員専用ページやメッセージ機能を活用すれば、個別対応や情報発信もスムーズです。

特別なシステム知識がなくても直感的に操作できるため、事務局スタッフの負担軽減にもつながります。

会費ペイ｜決済と会員管理を自動化できるシステム

引用元：会費ペイ

会費ペイは、会員管理と決済処理を自動化できるクラウドサービスです。

入会申込から会費の引き落とし、入金確認までを一括で処理できるため、事務局の作業を大幅に削減できます。クレジットカードや口座振替に対応しており、未収金が発生した場合は自動的に再請求が行われる仕組みも搭載されています。

さらに、会員専用ページを通じて入金履歴の確認や情報変更が可能で、会員自身によるセルフ管理を促せます。サポート体制も整っており、導入時の設定や運用後の問い合わせにも対応しているため、初めての協会でも安心して利用できます。

HubSpot｜マーケティング連携に強い会員CRM

引用元：Hubspot

HubSpotは、CRMを基盤としたクラウド型の会員・顧客管理システムです。会員データの蓄積や分析に加え、メール配信、フォーム作成、チャット機能まで統合されており、マーケティングからサポートまで幅広く対応できます。

無料プランでも名簿管理やメール配信が利用できるため、まずはコストを抑えて試したい協会や中小規模の団体に適しています。将来的に機能拡張が必要になった場合も、上位プランに移行することで営業支援や高度なマーケティングオートメーションを実装可能です。

協会に会員管理システムを導入するメリット

協会運営では、会員情報管理や会費徴収、イベント運営など多くの業務を少人数で担うことが一般的です。Excelや手作業では入力ミスや入金漏れが起こりやすく、情報共有にも手間がかかります。

会員管理システムを導入すれば、情報の一元化や決済の自動化が実現でき、業務効率が大幅に向上します。

ここでは、協会に会員管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

情報を一元管理でき業務効率が向上する

協会運営では、会員基本情報、入退会履歴、会費の支払い状況、イベントやセミナーの参加記録など、多様なデータを扱います。Excelや紙で管理していると、担当者ごとに情報が分散し、更新漏れや入力ミスが発生しやすくなります。

会員管理システムを導入すれば、会員関連の全データを一つのシステムに集約でき、常に最新の状態で管理が可能です。検索や抽出も容易で、必要な情報を即座に取り出せるため、問い合わせ対応や報告作成がスピーディーになります。

さらに、複数の担当者が同時に利用しても整合性が保たれるため、引き継ぎ時の混乱も防止できます。

会費徴収や決済処理が自動化される

協会にとって会費徴収は最も負担の大きい業務の一つです。銀行振込や現金対応では入金確認や未納者への再請求に時間を取られ、担当者の負担が増します。

会員管理システムを導入すると、クレジットカード決済、口座振替、コンビニ払いなど複数の支払方法に対応でき、入金状況が自動で反映されます。未納が発生した場合は自動リマインドメールが送信されるため、回収漏れのリスクを減らせます。

会員側にとっても決済手段の選択肢が増え、利便性が向上します。支払いや確認をオンラインで完結できることで、継続率や満足度の向上にもつながります。

イベントやセミナー管理がスムーズになる

協会にとってイベントやセミナーは重要な活動ですが、申込受付や参加者リスト作成、入金確認などの業務は手間が多く、担当者の負担が大きくなりがちです。

会員管理システムを導入すると、申込フォームの作成から参加費の決済、受付リストの自動生成まで一括で処理できるため、名簿作成や入金チェックといった手作業を省けます。

さらに、当日はQRコードを用いたチェックイン機能を活用することで受付時間を短縮し、混雑を防ぐことが可能です。リマインドメールの自動送信や参加者データの分析機能も利用でき、イベント後の振り返りや次回の集客戦略にも活かせます。

会員とのコミュニケーションが強化される

協会運営において会員との信頼関係を築くには、情報を的確に届け、双方向のやり取りを円滑にする仕組みが欠かせません。会員管理システムにはメール配信や通知機能が備わっており、会員区分や属性ごとにメッセージを送り分けられます。

全会員への一斉連絡だけでなく、イベント参加者や未納者など特定条件に絞った配信も可能です。さらに、会員専用ページやチャット機能を活用すれば、問い合わせ対応や資料共有をオンラインで完結できます。

情報が届かない、回答に時間がかかるといった不満を減らすことで、会員の満足度は向上します。

分析やレポートで協会運営に役立つ

協会運営を改善するには、感覚ではなくデータに基づいた判断が必要です。

会員管理システムには分析やレポート機能があり、会員数の推移、イベント参加率、会費納入状況などを自動で可視化できます。グラフや一覧表で把握できるため、報告資料の作成や理事会への説明も効率的に行えます。

さらに、イベント参加データを分析すれば人気のテーマや集客傾向がわかり、次回の企画に反映可能です。会費の納入率を確認すれば未納が多い会員層を特定でき、適切なフォロー施策につなげられます。

協会向け会員管理システムの機能一覧

協会の活動では、入退会の管理や会費徴収、イベント運営、会員への情報発信など多くの業務が発生します。会員管理システムには、さまざまな業務を効率化するための機能が標準的に備わっており、団体の規模や目的に応じて活用できます。

ここでは代表的な機能を整理して解説します。

会員情報の登録・管理

会員情報の登録・更新・検索はシステムの基本機能です。氏名や連絡先、入会日といった基本情報だけでなく、所属部署、専門分野、会員区分など協会特有の情報も管理できます。

Excelでの管理ではデータが分散しやすく、更新漏れや入力ミスのリスクが高まりますが、システムを利用すれば常に最新情報を維持できます。さらに検索や条件抽出も容易で、必要な情報を迅速に取り出せます。

会員データを正確に把握できることで、会費請求やイベント案内など後続業務の精度も高まります。

会費徴収・決済機能

協会運営で負担が大きい業務の一つが会費の徴収です。振込確認や未納者への連絡を手作業で行うと時間と労力がかかり、担当者の負担が増します。

会員管理システムの会費徴収機能を利用すれば、クレジットカード決済や口座振替、コンビニ払いなど多様な支払方法を自動で処理でき、入金状況はリアルタイムで反映されます。

未入金が発生した場合も、自動督促メールを送信できるため、回収漏れを防止することも可能です。会員自身がマイページで支払状況を確認できる仕組みを導入すれば、問い合わせ対応の削減にもつながります。

イベント・セミナー管理

協会にとってイベントやセミナーは重要な活動ですが、従来の申込受付や参加者管理は手作業が多く負担が大きいです。

会員管理システムを利用すれば、申込フォームの作成から参加費の決済、参加者リストの自動作成までを一元的に処理できます。受付状況をリアルタイムで確認できるため、定員管理やキャンセル対応もスムーズです。

当日はQRコードによるチェックイン機能を活用でき、受付時間を短縮しつつ混雑を防げます。さらにリマインドメールやアンケート配信を自動化することで、参加率の向上やイベント後のフィードバック収集にも役立ちます。

メール配信・コミュニケーション機能

協会にとって会員への情報発信は信頼関係を築く基盤です。会員管理システムに搭載されるメール配信機能を使えば、会員区分や参加履歴に応じて対象を絞り込み、必要な情報だけを届けられます。

一斉配信だけでなく、未納会員への督促メールやイベント参加者へのリマインド通知も自動化でき、事務局の負担を減らせます。さらに、会員専用ページやチャット機能を活用すれば、資料共有や問い合わせ対応もオンラインで完結します。

情報伝達のスピードが上がり、会員が知りたい時に必要な情報を得られる環境が整うことで満足度が高まります。

分析・レポート機能

協会運営を改善するには、正確なデータを基にした意思決定が欠かせません。会員管理システムに搭載される分析・レポート機能を活用すれば、会員数の推移、会費納入率、イベント参加状況などを自動で可視化できます。

グラフや表で状況を把握できるため、理事会や総会での報告資料作成も効率的に行えます。さらに、イベントデータを分析することで人気のテーマや集客傾向を特定でき、次回の企画立案に役立ちます。

未納者の割合や退会傾向を明らかにすれば、フォロー施策の改善にもつながります。

協会向け会員管理システムに関するよくある質問

協会が会員管理システムを導入する際、多くの担当者が共通して抱く疑問があります。ここでは代表的な質問に答えながら、導入前に確認しておくべきポイントを整理します。

会員管理システムは無料で利用できますか？

一部のサービスでは無料プランが提供されており、小規模団体や新規立ち上げ時に活用できます。

ただし、無料プランには決済手数料の高さや機能制限といった制約があるため、利用規模が大きくなると不便を感じる場合があります。中長期的に会員数が増える見込みがある団体は、初めから有料プランを視野に入れる方が結果的に効率的です。

無料で始めて成長に応じて有料に移行する選択肢もありますが、導入前に必要機能と将来の拡張性を確認することが重要です。

Excelやスプレッドシートで自作できますか？

Excelやスプレッドシートで名簿管理や会費記録を行うことは可能ですが、長期的な協会運営には不向きです。会員数が増えると入力ミスや更新漏れが起こりやすく、データ共有にも限界があります。

さらに、イベント申込や決済、メール配信などの機能が標準で備わっていないため、別のツールを組み合わせる必要があり、手間が増加します。セキュリティ面でも暗号化や権限管理が十分でなく、個人情報保護の観点からリスクが残ります。

短期的に小規模で使うなら有効ですが、効率性と安全性を考えると専用システムの導入が望ましいでしょう。

クラウド型とオンプレ型はどちらが適していますか？

クラウド型とオンプレ型にはそれぞれ利点がありますが、多くの協会にはクラウド型が適しています。クラウド型は初期費用を抑えやすく、インターネット環境があれば場所を問わず利用でき、システム更新やセキュリティ対策も提供側が行うため事務局の負担が少ない点が魅力です。

一方、オンプレ型は自社サーバーに導入する方式で、独自のカスタマイズやセキュリティポリシーを重視する大規模協会や特殊要件のある団体に適しています。ただし、導入や保守に高額なコストが発生するため、中小規模の協会には不向きです。

多くの協会ではコスト面・運用負担・拡張性を考慮するとクラウド型を選ぶのが現実的な選択肢といえるでしょう。

会員数が増えてもシステムは対応できますか？

多くの会員管理システムは、会員数の増加を想定して設計されているため、スケーラビリティに優れています。クラウド型サービスでは、サーバーやデータベースの拡張が提供元によって行われるため、数百人規模から数万人規模まで対応できるケースが一般的です。

ただし、料金体系は会員数や利用機能に応じて変動することが多く、成長に合わせてコストが増加する点には注意が必要です。オンプレ型の場合は自社でサーバーを用意するため物理的な制約があり、大規模化に備えるには設備投資や保守が欠かせません。

将来的な会員数の増加を見込む協会は、事前に料金体系や最大対応人数を確認し、長期的に安定運用できるシステムを選ぶことが重要です。

まとめ：協会に合った会員管理システムを導入して運営を効率化しよう

本記事では、協会向けの会員管理システムについて、選び方のポイントや主要サービスの比較、代表的な機能など幅広く解説しました。

手作業やExcelに依存した管理では、会員数が増えるほど負担が大きくなり、情報の正確性や信頼性を損ねかねません。システムを導入することで、会員情報や会費、イベント運営を一元化でき、業務効率を高めながら会員満足度も向上します。

さらに、決済の自動化やデータ分析機能を活用すれば、協会の活動を戦略的に発展させることが可能です。自団体の規模や目的に合ったシステムを選び、長期的に安定した運営基盤を築くことが、協会にとって重要な投資といえるでしょう。