エクセルでの顧客管理の作り方：便利機能や注意点と合わせて解説

エクセルは、顧客管理の初期導入として今も多くの企業や個人事業主に選ばれています。

とはいえ、適切な使い方を知らずに運用すると、誤入力や共有トラブル、データの散在といった課題に直面することもあります。

この記事では、エクセルを使った顧客管理の正しい作り方と便利な機能、注意点までを体系的に解説します。読み終えたあとには、すぐに実務で活かせる管理表を自作できるようになります。

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顧客管理をエクセルで行うメリット

エクセルはコスト・導入スピード・柔軟性・視認性という4つの点で優れた顧客管理ツールです。特に「コストをかけずにすぐ始めたい」「業務に合わせて自分で調整したい」といったニーズには最適です。

それぞれの内容を詳しく見ていきましょう。

メリット①｜無料で使えるからコストがかからない

結論として、エクセルは初期費用・月額費用がかからず、導入時の負担が極めて少ないです。これは中小企業や個人事業主にとって大きな利点です。

理由は、Microsoft Officeがすでにインストールされている場合が多く、追加費用なくすぐに利用できるからです。たとえば既存のPC環境にExcelがある場合、新たに顧客管理ツールを契約する必要がありません。

一方、クラウドCRMやSFAは月額5,000〜10,000円（税込）程度が相場であり、利用者数や機能によってはさらに高額になることもあります。

比較すると、エクセルはコストゼロで始められるという優位性があります。

管理の対象が数百件以下であれば、Excelでも十分に対応できます。まずはエクセルで始めてみることで、実際にどんな管理が必要かを把握しやすくなります。

メリット②｜カスタマイズが自由にできるから自社に合う

エクセルは、自社の業務フローや顧客属性に応じて自由にカスタマイズできる点も大きな魅力です。

他のツールでは、管理項目や画面レイアウトが固定されていたり、専門知識が必要だったりするケースもあります。エクセルであれば、自分で項目を設計し、関数や色分けを使って、管理画面を業務に合わせて調整できます。

たとえば、法人顧客を管理したい場合と、個人の購買履歴を記録したい場合では、必要な項目が大きく異なります。エクセルならそれぞれに対応した設計が可能です。

テンプレートから始めて、業務に応じて少しずつ項目を追加することで、最適なフォーマットを作ることができます。

メリット③｜すぐに始められるから導入が早い

エクセルはインストール不要で、ファイルを開いた瞬間からすぐに使えます。

クラウドサービスや業務システムは、契約、初期設定、アカウント作成、研修などのステップが必要で、導入に時間がかかる場合があります。対してエクセルは、ひな形さえあれば即日運用を開始できます。

たとえば「今日から顧客情報を管理しなければならない」という状況でも、エクセルならテンプレートを使って数十分以内に運用をスタートすることが可能です。

スピード重視で運用を始めたい方には、最適な選択肢になります。

メリット④｜データの整理や見える化がしやすい

エクセルには、フィルター・並べ替え・条件付き書式などの機能が標準搭載されています。これにより、データの検索や整理、可視化が非常に簡単です。

たとえば「対応中の顧客だけを抽出したい」「1年以上連絡していない顧客を目立たせたい」といった場合でも、エクセルの機能だけで実現できます。

さらに、棒グラフや円グラフを使えば、顧客の傾向や対応状況を視覚的に確認することができます。これは関数やピボットテーブルを併用することで、より高度な分析も可能になります。

見える化によって顧客管理の精度が上がり、対応漏れや属人化のリスクも軽減されます。

エクセルでの顧客管理の作り方

エクセルで顧客管理を始めるには、たった4つのステップで準備が整います。どれも基本操作で対応できるため、ITツールに不慣れな方でも安心して導入できます。

作成の流れは以下のとおりです。

それぞれのステップを詳しく解説します。

作り方①｜管理したい項目（顧客情報）を決める

最初のステップは、どの顧客情報を管理するかを明確にすることです。管理項目の設計は、実務フローや目的に直結する重要な要素です。

代表的な項目としては、氏名・メールアドレス・電話番号・住所・初回対応日・購入履歴・対応履歴・次回アクションなどが挙げられます。ただし、すべてを網羅しようとすると入力の手間が増え、運用が続かなくなります。

項目数の目安は10〜15程度が適切です。以下に主な項目例を表でまとめます。

実務上の管理ニーズと照らし合わせて、不要な項目は省き、必要な項目を厳選しましょう。

作り方②｜見出し行（列）を設定する

管理項目が決まったら、次はエクセルの1行目に見出し（列タイトル）を入力します。この見出しが表の設計図となり、後工程でのデータ整理や分析の精度に影響します。

たとえば「名前」「電話」「メールアドレス」といった見出しを1列ずつ設定し、横方向に並べていきます。

ここでの注意点は、見出しの表記を曖昧にしないことです。たとえば「名前」と「氏名」が混在していると、検索や並べ替えが難しくなります。

また、後にフィルターや条件付き書式を使うためには、1行目を正確に設定することが前提条件になります。将来的に他ツールに連携する可能性がある場合は、CSV形式で扱いやすい表記（例：「last_name」など）にしておくのも有効です。

作り方③｜必要な顧客データを入力する

見出しを整えたら、次は各顧客の情報を下の行に入力していきます。1行につき1顧客の情報を記載し、縦に積み重ねる形式で入力します。

この段階では、入力ミスや重複の防止が重要です。数値項目（例：売上金額）は半角で統一し、日付項目は「YYYY/MM/DD」形式で統一しましょう。

入力ルールが曖昧なまま進めると、あとでデータの整合性が取れなくなります。

入力件数が多い場合は、データ検証機能（入力制限）やリスト化（プルダウン）などの機能を併用すると、入力ミスを減らすことができます。

作り方④｜テーブル化・集計分析する

顧客データが入力できたら、最後に表をテーブル化し、分析や検索の効率を上げます。テーブル化とは、エクセルの「テーブルとして書式設定」機能を使って、表を一体化する操作です。

テーブル化することで、以下のような利点があります。

さらに、分析機能としてピボットテーブルを活用すれば、たとえば「顧客ランク別の購入金額」「対応ステータスごとの顧客数」なども簡単に可視化できます。

ここまで完了すれば、エクセルによる基本的な顧客管理の仕組みは完成です。

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エクセルでの顧客管理でよく使う便利機能

エクセルは単なる表計算ソフトではありません。顧客管理に役立つ多彩な機能が備わっており、使いこなすことで情報の整理・可視化・自動化が効率的に行えます。

特によく使われる便利機能は以下の5つです。

それぞれの機能を簡単に解説します。

便利機能①｜フィルター機能

フィルター機能を使うと、大量の顧客データの中から特定条件に該当する行だけを一時的に表示できます。たとえば、「対応中」や「VIP顧客」などを瞬時に抽出でき、一覧性が高まります。

顧客の「ステータス」「地域」「購入回数」など、管理項目の中から任意の条件で絞り込みを行うことで、データの確認作業が効率化されます。表示を絞った状態でも並べ替えや修正が可能で、現場レベルの実務に即した使い方ができます。

見出し行にフィルターを設定するだけで使えるため、操作も非常に簡単です。

便利機能②｜条件付き書式

条件付き書式を使えば、設定した条件に合致したセルを自動で色分けできます。たとえば「次回対応日が過ぎている顧客を赤く表示する」といった設定が可能です。

この機能を使うことで、対応漏れや期限切れのデータを一目で把握できます。設定項目には、数値の大小、特定の文字列、空欄の有無などを指定できます。たとえば「対応ステータスが未対応の行をグレー表示する」といった視認性の向上にも役立ちます。

色による視覚的な変化は、日常的な業務での注意喚起として機能し、属人化の防止にもつながります。

便利機能③｜ピボットテーブル機能

ピボットテーブルは、データを集計・分類・分析するのに特化した機能です。顧客管理においても、「地域別の顧客数」や「対応状況ごとの売上合計」などを数クリックで表示できます。

元データを壊すことなくサマリー（集計表）を作成できるため、経営判断や営業会議の資料作成にも有効です。行・列・値の設定をドラッグ＆ドロップで変更でき、柔軟な分析が可能です。

初めて使う方は、Excelの「挿入」タブからピボットテーブルを選択し、既存のデータ範囲を指定して作成します。複雑な関数を使わずに高度な分析が行えるため、業務効率化に直結します。

便利機能④｜スライサー機能

スライサーは、ピボットテーブルやテーブルにフィルターを視覚的にかけるためのボタン機能です。ユーザーが「対応状況」「ランク」「担当者」などの項目ごとに、ワンクリックでデータを切り替えられます。

フィルターとは異なり、一覧表示されたボタンで選択できるため、操作が視覚的でわかりやすくなります。たとえば、「A担当者の顧客だけを表示」といった作業も、スライサーなら直感的に可能です。

操作性の高さから、Excelに不慣れな人でもすぐに使いこなせます。ピボットテーブルと併用することで、顧客情報の管理・報告の効率が飛躍的に向上します。

便利機能⑤｜マクロ機能

マクロとは、繰り返し行う操作を自動化するための記録機能です。たとえば「毎回同じ順番でフィルターをかける」「レポートを作成するための列を整形する」といった作業を一括処理できます。

手作業では数分かかる処理を、ボタン一つで完了できるようになるため、定期的な報告業務やフォーマット整形に大きな効果を発揮します。

ただし、マクロの記録や編集には基本的な操作理解が必要です。操作ミスやウイルス混入リスクを避けるためにも、使用前にはバックアップを取りましょう。

エクセルで顧客管理をする際の注意点

エクセルは自由度が高く手軽に使える反面、運用方法を誤るとデータの破損や属人化、作業ミスにつながるリスクもあります。安定的に活用するためには、以下の注意点を理解しておくことが大切です。

エクセル管理の主な注意点は以下の4つです。

それぞれのリスクと対処法を見ていきましょう。

注意点①｜データは縦方向に配置

エクセルで顧客データを管理する際は、「1行＝1顧客」「1列＝1項目」の構成で縦方向に積み上げていく設計が基本です。このルールを守らないと、集計・並べ替え・フィルター・分析が正しく機能しません。

たとえば「A列に氏名」「B列に電話番号」「C列にステータス」などといった縦方向の配置を崩し、「1セルに複数項目をまとめて入力する」といった運用を行うと、検索や抽出ができなくなります。

ピボットテーブルやマクロを活用する場合も、この縦型構造を前提に機能が設計されているため、整ったレイアウトを保つことが重要です。

注意点②｜複数人で共有が難しい

エクセルファイルは基本的に単一ユーザー向けであり、複数人で同時に編集すると、上書きミスやファイル破損が起こるリスクがあります。

特にネットワークドライブやメール添付による共有では、誰がいつ編集したのかがわからず、データの整合性が崩れる可能性があります。また、上書き保存のタイミングで別の担当者の変更が消えてしまうといった事故も起こり得ます。

これらのリスクを防ぐには、以下のような対応が有効です。

注意点③｜データ項目は増やし過ぎない

「あとで使うかもしれない」という理由で項目を増やし続けると、表が複雑化し、入力負担やミスの増加を招きます。特に属人的な項目（例：「対応メモ1」「対応メモ2」など）を追加し過ぎると、運用に一貫性がなくなります。

項目数は10〜15程度に絞るのが適正であり、「定量的に扱えるデータ」に限定することで、分析や活用の精度が高まります。どうしても必要な場合は「自由記述欄」を1つ設けるなどの工夫で、全体の構造をシンプルに保ちましょう。

注意点④｜データ管理方法のマニュアル化

入力・更新・削除・ファイル保存などのルールが明確でないまま運用を続けると、データの質がばらつき、活用できない顧客情報が増えていきます。

たとえば「日付は全員が西暦表記で統一する」「入力は担当者ごとに色分けして行う」「週1回バックアップを取る」などのルールを事前に定め、関係者に共有しましょう。

ルールをマニュアル化しておくことで、担当者が変わっても運用を継続しやすくなり、属人化や業務停止リスクを軽減できます。

エクセル以外で顧客管理・会員管理を行う方法

エクセルは小規模な管理に適していますが、件数の増加や業務の複雑化により限界を迎えることがあります。その際は、クラウド型の専用ツールに切り替えることで、業務の属人化や情報漏洩リスクを回避し、業務効率を大幅に改善できます。

代表的な代替手段は以下の3つです。

それぞれの特徴を解説します。

方法①｜クラウド型CRMツールを活用する

CRM（Customer Relationship Management）ツールとは、顧客情報の一元管理から営業・フォロー履歴・問い合わせ対応までを総合的に行えるサービスです。

CRMツールは基本情報の登録に加え、以下のような機能を備えています。

クラウド上で管理されるため、複数人でのリアルタイム共有や外出先からのアクセスも可能になります。エクセルでは難しいセキュリティ対策や業務の自動化も実現できる点が大きなメリットです。

弊社のシクミネットもクラウド型CRMツールです。「操作がわからない」といった会員からの問合せに、全部シクミネットが対応します。サポート体制が充実しているから、事務局の負担も大幅軽減。管理業務に本気で悩むあなたへ、まずはお悩みをお聞かせください。

方法②｜MA（マーケティングオートメーション）ツールを使う

MAツールは、見込み客の獲得からナーチャリング（教育）・成約までのプロセスを自動化する仕組みです。フォーム入力→メール配信→スコアリングといった一連の流れを効率化できます。

代表的なツールとして『SATORI』『BowNow』『Marketo』などがあり、次のような機能が搭載されています。

• 顧客の属性や行動履歴に応じた自動メール配信
• ステップメール・セグメント管理
• LPやフォームの作成と一元管理

「商談化率を高めたい」「放置リードを自動で育てたい」といったマーケティング課題を抱えている場合、MAツールは非常に有効です。

方法③｜会員制サイト・LINE公式アカウントで管理する

小規模事業者やサロン・教室運営などにおいては、会員制サイトやLINE公式アカウントを顧客管理に活用するケースも増えています。顧客にIDを発行してログインさせることで、購入履歴や出席履歴、メッセージ履歴などを記録できます。

LINE公式アカウントの場合は、リッチメニューやタグ機能を使って、セグメント配信・予約管理・ステータス管理なども可能です。専用ツールを組み合わせれば、CRM的な使い方もできます。

導入コストが比較的低く、既存顧客との接点がLINEに集中している場合に特に適しています。

顧客管理システムの導入を検討すべき3つのタイミング

エクセルによる顧客管理は手軽ですが、一定の規模や複雑性を超えると、業務の非効率やミスが目立ち始めます。限界を感じ始めたら、クラウド型の顧客管理システム（CRM・SFAなど）への切り替えが必要です。

特に、次の3つのタイミングは導入を検討すべき重要なサインです。

それぞれの状況と対応策を詳しく解説します。

タイミング①｜エクセル管理が限界を迎えたとき

顧客数が増加するにつれ、エクセルでは以下のような課題が顕在化します。

• ファイルが重くなり動作が遅い
• 入力・更新ミスが多発する
• 情報の重複・欠損が発生する

データ件数が1,000件を超える頃から、検索・集計の精度やスピードに限界が生じ、業務負担も大きくなります。こうした状況では、データベースで管理できるCRMへの移行が有効です。

CRMなら、情報の正規化、自動重複チェック、複数端末からのアクセスなどが標準機能として搭載されており、業務の安定化が図れます。

タイミング②｜顧客対応の属人化が進んでいるとき

「誰がどの顧客を担当しているのか不明」「引き継ぎがうまくいかない」といった問題は、エクセルの属人化が原因であることが多いです。

個人のファイルやローカル保存での運用では、組織全体での情報共有が難しくなり、対応の遅れやミス、顧客の不満にもつながります。

CRMシステムでは、対応履歴をすべて時系列で記録・共有でき、担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが可能です。対応の一元管理によって、組織的な対応品質の向上が期待できます。

タイミング③｜マーケティングや営業施策を強化したいとき

既存顧客への再アプローチや見込み客のナーチャリング（育成）を仕組み化したい場合、エクセルでは限界があります。

以下のような施策を行いたい場合は、CRMやMAツールの導入が適しています。

顧客情報を活かした施策は、データベース管理と連携機能が前提となるため、専用システムの導入によって実現性が高まります。

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まとめ

エクセルを使った顧客管理は、費用を抑えてすぐに始められる手軽な手段です。特に、業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズしたい場合や、まずは少人数・少件数から運用を試したい方にとって有効です。

一方で、入力ミスや属人化といったリスクもあるため、項目設計やマニュアルの整備、便利機能の活用が欠かせません。管理対象が増えてきたら、クラウド型の顧客管理システムへの移行も検討すべきタイミングです。

顧客管理は「仕組み」で差がつきます。自社にとって最適な方法を選び、情報を資産として活用する体制を整えましょう。

本記事では以下の内容を解説しました。

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