イベント受付システムおすすめ10選｜費用や機能を徹底比較【無料あり】

イベント受付は、人数が増えるほどミスや混雑が起きやすく、運営の負担も大きくなります。

受付システムを使うと、参加者情報の管理が一気に整理され、当日の対応が落ち着きます。参加者が迷わず受付できる環境が整うと、イベント全体の流れも安定するのです。

本記事では、受付システムの選び方や主要サービスの違いをまとめ、導入前に知っておきたい注意点まで整理しました。自社に合う仕組みを把握でき、どのサービスを選ぶべきか判断しやすくなります。

イベント受付システムの選び方

イベント受付の負担を減らすには、自社の運営体制に合うシステムを選ぶことが重要です。必要な機能を整理し、規模や目的に応じて比較することで、当日の混雑を防ぎやすくなります。

ここでは、選ぶ際に必ず確認したい観点を詳しく説明します。

イベントの規模に合うか確認する

イベント受付システムを選ぶ際は、参加人数や会場の動線に合う処理能力を確認することが欠かせません。規模が大きいほど、受付速度やデータ処理の安定性が求められます。

例えば、小規模イベントでは、必要以上に高機能なシステムを導入すると負担が増えやすく、運用とのバランスが崩れます。逆に、数百人規模の受付を手作業で進めると混雑が生まれ、参加者の印象に影響します。

運営体制に合わせて、QRチェックインの有無や自動受付の速度を比較することが大切です。

操作のしやすさとサポート体制を重視する

イベント受付システムは、直感的に操作できるかどうかで当日の負担が大きく変わります。

受付担当者が入れ替わる現場では、短時間で使い方を覚えられる画面構成が重要です。操作が複雑だと設定ミスが起きやすく、参加者の案内に時間がかかります。受付開始直後にトラブルが生じると混雑が一気に広がるため、運営側が安心して扱える設計が求められます。

また、導入後のサポート体制も比較すべきです。電話サポートの有無や対応時間、トラブル時の解決スピードはチェックしておきましょう。

参加者データの管理・分析機能をチェックする

参加者データの管理・分析機能の有無も重要です。

受付システムを選ぶ際は、氏名や連絡先だけでなく、申込経路や参加ステータスを一元管理できるかを確認しましょう。データが分散すると照合作業に時間がかかり、当日の受付で混乱が起きやすくなります。

また、分析機能も見落とせません。集客経路や来場率を自動で可視化できるサービスは、次回の改善に役立ちます。

他システム（CRM・決済・メール配信）との連携可否を見る

イベント受付システムは、単体で使うよりも他サービスと連携して運用したほうが効率が上がります。特に、CRMや会員管理システムと連携できると、参加履歴の記録が自動化され、顧客情報の更新が正確になります。

決済サービスとの連携も重要です。クレジット決済やコンビニ払いに対応していると、事前決済をスムーズに進められ、当日の受付時間を短縮できます。

運営体制に合わせて連携の範囲を確認すると、無駄のない受付が実現し、イベント全体の進行が安定します。

イベント受付システムおすすめ10選

イベント受付を効率化するには、自社の運営体制に合うツールを比較することが欠かせません。受付方法、決済の要否、データ管理の深さなど、サービスごとに特徴が大きく異なります。

ここでは、受付の質を上げたい担当者が選びやすいように、主要10サービスを機能や費用と合わせて整理しました。

▼イベント受付システム比較表

※気になるシステムをクリックすると詳細に移動できます

シクミネット｜会員管理と受付を一元化できる

引用元：シクミネット

シクミネットは、イベント受付に必要な機能を会員管理や決済と合わせて扱える国産のクラウド型システムです。自治体や協会、企業など幅広い組織で活用されており、継続的な運営に耐える安定性が評価されています。

イベント受付では、開催情報の登録から定員設定、割引価格の管理まで一連の作業を画面上でまとめて処理できます。申し込み状況の一覧が自動で更新されるため、参加者の把握が容易になり、受付の混乱を防ぎやすくなります。

オンライン開催にも対応しており、Zoomと連携すると参加URLの自動送信が可能です。

Peatix｜チケット販売と出欠管理が簡単

引用元：Peatix

Peatixは、国内外で利用者が多いイベント管理プラットフォームで、チケット販売と受付を一体化して運用できます。コミュニティ形成を重視しており、イベントをきっかけに参加者との関係を育てたい主催者に向いています。

受付ではQRコードを使ったチェックインが可能で、混雑が起きやすい会場でもスムーズに来場処理を進められます。参加者データの取得と分析にも対応しており、次回イベントの改善に役立てやすい設計です。無料イベントでは手数料がかからず、有料イベントのみ明確な課金体系が設定されています。

STORES 予約｜オンラインイベント受付に強い

引用元：STORES予約

STORES予約は、イベントや講座の受付を効率化したい団体に向いたクラウド型予約システムです。無料プランから利用でき、初期コストを抑えて導入したい主催者にも扱いやすい設計です。

会費や月謝の管理、チケット販売、回数券の発行、事前決済など多くの機能をまとめて運用できるため、受付から決済までの流れが整います。外部サービスとの連携が充実している点も特徴で、LINEミニアプリやZoom、Googleカレンダーとの同期に対応しています。

EventHub｜商談型イベントに最適

引用元：EventHub

EventHubは、展示会や商談会などのBtoBイベントに特化した受付システムで、来場管理と商談管理を同時に行いたい主催者に向いています。

受付ではQRコードによるチェックインに対応し、参加者の属性や目的を自動で紐づけられます。商談マッチング機能を備えており、参加者同士のアポイント調整をスムーズに進められる点が大きな特徴です。

オンライン開催にも強く、配信機能やチャット機能を活用すると商談をオンライン上で完結できます。参加者データはリアルタイムで更新され、集客状況や商談件数を可視化できます。

Googleフォーム｜無料で簡易受付が可能

引用元：Googleフォーム

Googleフォームは、無料で使える出欠管理ツールとして広く利用されており、コストをかけずに受付環境を整えたい主催者に向いています。Googleアカウントがあればすぐにフォームを作成でき、回答内容は自動でスプレッドシートに反映されます。

項目の追加や必須設定、回答制限の設定が簡単に行えるため、イベントの目的に合わせて柔軟に設計できる点も特徴です。画像や説明文も挿入でき、参加者に必要な情報をわかりやすく提示できます。

EventRegist｜QRコードでスムーズな受付

引用元：EventRegist

EventRegistは、告知から決済、参加者管理、当日の受付まで一連の作業をまとめて扱える国産のイベント管理プラットフォームです。オンラインとオフラインの両方に対応し、ZoomやTeamsとも連携できるため、開催形式を問わず運営しやすい環境を整えられます。

申し込みが完了すると参加者へQRコード付きチケットが自動発行され、受付では端末で読み取るだけで来場処理が進みます。混雑しやすい受付の負担が減り、運営側がトラブルに時間を取られにくくなる点が魅力です。

formrun｜シンプルなフォーム作成で予約受付

引用元：formrun

formrunは、デザイン性とカスタマイズ性に優れたフォーム作成ツールで、出欠確認やイベント申込の受付を整えたい主催者に向いています。ドラッグ＆ドロップ操作でフォームを作成でき、専門的なHTML知識がなくても見やすい入力画面を構築できます。

SlackやGoogleスプレッドシートと連携し、回答内容をリアルタイムで共有可能です。通知設定を活用すると申し込み発生時にアラートを受け取れるため、少人数で運営するイベントでも受付漏れを防ぎやすくなります。

Event Cloud Mix｜集客・運営・分析をワンストップで実現

引用元：Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、TKPが提供するクラウド型セミナー管理システムで、イベントの企画から受付、開催後のフォローアップまでを一元化できる点が特徴です。メール配信やリマインド通知を自動化でき、参加者への案内漏れを防ぎながら集客を効率化します。

当日の受付ではQRコードによるチェックインが可能で、来場処理をスムーズに進められます。参加者情報、名刺交換履歴、申込経路などのデータをクラウド上でまとめて管理でき、事後の分析や営業活動にも活用できます。

LINEスケジュール｜LINE上で手軽に出欠を取れる

引用元：LINEみんなの使い方ガイド

LINEスケジュールは、普段から使われているLINEアプリ上で出欠管理ができる無料ツールです。

グループチャット内でスケジュールを作成すると、メンバーはトーク画面から直接出欠を入力できます。別アプリを立ち上げる必要がなく、回答のハードルが低い点が大きな特徴です。

詳細な参加者情報の取得や決済機能はないため、本格的な受付運営には向きません。必要最低限の出欠管理や受付を素早く整えたい場面で力を発揮するツールです。

RESERVA｜業種・規模を問わず使える定番ツール

引用元：RESERVA

RESERVAは、医療、教育、スポーツ、セミナー、サロンなど幅広い業種に対応する国産の予約管理システムで、累計導入社数は350,000社を超えています。

多様な運営形態に合わせた受付を構築できる点が評価されており、イベント管理にも柔軟に対応可能です。管理画面は直感的に操作でき、専門知識がなくても予約ページや受付フォームを短時間で公開できます。事前決済や回数券販売にも対応し、参加費の徴収をスムーズに進められます。

イベント受付システムを導入するメリット

受付システムを導入すると、参加者情報の管理や当日の流れが整い、運営の負担が大きく減ります。ここでは、導入によって得られる具体的なメリットを解説します。

受付作業を効率化して人件費を削減できる

受付システムを使う最大の利点は、作業量を減らせる点です。

紙の名簿や手入力のリストでは、確認作業に時間がかかり、参加者の列が伸びやすくなります。システムを導入すると、申し込み情報が自動で整理され、受付スタッフが行う確認作業も短くなるのです。

例えば、QRコード受付では、端末で読み取るだけで来場処理が完了し、一人あたりの対応時間を短縮できます。受付以外の業務にスタッフを回せるようになり、運営全体の効率も高まります。

参加者情報をリアルタイムで管理できる

受付システムを導入すると、参加者情報の更新がリアルタイムで反映され、運営側の判断が早くなります。

紙の名簿や表計算ソフトでは、申し込みの変更やキャンセルが即時に共有されず、確認作業が滞ります。システム上で情報が統一されると、担当者全員が同じデータを確認でき、対応にずれが出にくくなるのです。来場処理の状況も画面で把握できるため、受付の混雑や遅れを早い段階で察知できます。

ミス防止と顧客満足度の向上につながる

受付システムを導入すると、入力ミスや確認漏れが起きにくくなり、参加者への対応が安定します。

紙の名簿や手作業での照合では、同姓同名の入力違いやチェック漏れが発生しやすく、受付が混乱する原因になります。システム上で情報が整理されると、申込内容を正確に表示でき、受付担当者が迷う場面が減ります。QRコード受付を使えば、来場記録を自動で残せるため、手書きチェックのような誤記も避けられます。

受付がスムーズに進むと、参加者の待ち時間が短くなり、イベント全体の印象が良くなる点も魅力です。案内メールの送信やリマインドも自動化でき、情報伝達のばらつきがなくなることで参加者の不安も減ります。

イベント受付システムを導入する際の注意点

受付システムは便利ですが、運営体制に合わないまま導入すると、かえって負担が増える場合があります。そのため、機能を正しく理解し、運用時に起こりやすい課題を事前に把握しておくことが大切です。ここでは、導入前に確認しておきたい注意点を解説します。

個人情報保護とセキュリティ対策を徹底する

イベント受付では、氏名やメールアドレスなどの個人情報を扱うため、セキュリティ対策を欠かせません。クラウド型サービスを利用する場合は、通信の暗号化やデータ保管の基準を確認し、情報漏えいのリスクに備える必要があります。

運営側の管理体制も重要で、アクセス権限を整理しておくと、誤操作や不要な閲覧を防げます。参加者データを外部と共有する場合は、取り扱いルールを明確にし、第三者提供に関する説明も整えることが重要です。

運用体制と担当者の負担を考慮する

受付システムは便利でも、運用体制と合っていなければ負担が増えることがあります。操作が複雑なサービスを選ぶと、担当者が覚える内容が多くなり、準備段階で時間を取られやすいです。運営メンバーが複数いる場合は、全員が無理なく扱えるかを確認しておくと安心です。

また、サポート体制も重要です。問い合わせ先が限られているサービスでは、トラブルが起きたときに対応が遅れる可能性があります。当日は受付が集中しやすく、操作に迷うと列が伸びる原因になります。導入前にテスト運用を行い、想定している受付フローに無理がないかを確認しておきましょう。

機能と費用のバランスを見極める

受付システムは機能が増えるほど便利になりますが、その分だけ費用も高くなる傾向があります。

必要以上に多機能なサービスを選ぶと、使わない機能にコストを払う形になり、運営とのバランスが崩れやすいです。逆に、低価格のツールでは決済やQR受付などの重要な機能が不足し、当日の運営に支障が出る可能性があります。

導入前には、イベントの規模や頻度を踏まえて必要な機能を整理し、費用に対してどれだけの効果を得られるかを考えることが大切です。

イベント受付システムに関するよくある質問

イベント受付システムを導入する際は、費用や機能、運用方法について疑問を抱くことが多いです。

ここでは、主催者から特によく寄せられる質問を取り上げ、導入前に押さえておきたいポイントをわかりやすく解説します。

無料で使えるイベント受付システムはある？

無料で使える受付システムはいくつか存在し、初期費用をかけずに受付環境を整えたい主催者に向いています。代表的な例としては、GoogleフォームやLINEスケジュールがあります。どちらも基本機能は無料で使え、出欠管理や申し込みフォームを短時間で作成できます。

ただし、QR受付や決済機能のような高度な機能は標準で搭載されていないため、大規模イベントでは不足が生じる場合があります。

無料ツールは導入が簡単な半面、サポート体制が限られることがあるため、運営メンバーのスキルやイベント規模も踏まえて選ぶ必要があります。

オンラインイベントにも対応できる？

多くの受付システムはオンラインイベントにも対応しており、リアル開催と同じように申し込み管理や参加者データの整理を進められます。ZoomやTeamsと連携できるサービスを使うと、申込完了後に参加URLを自動送信したり、入室状況を把握したりする運用が可能です。

オンライン配信の開始前にリマインドを自動で送れる機能もあり、参加者が迷わずアクセスできる環境を整えられます。ハイブリッド開催では、来場者とオンライン参加者を同じ管理画面で扱えるため、担当者が情報を分けて管理する手間も減ります。

小規模イベントでも導入する価値はある？

小規模イベントでも受付システムを導入する価値は十分にあります。人数が少なくても、申し込み内容の確認や当日の受付対応は想像以上に手間がかかり、担当者の負担が大きくなることがあります。

フォーム作成ツールや予約管理ツールを使えば、事前の申し込みが自動で整理され、当日の確認作業が短くなります。予算を抑えたい場合でも、最低限の機能を備えたシステムを選ぶことで、無理のない運営が実現できます。

イベント受付システムは自作できる？

イベント受付システムは、自作することも可能です。Googleフォームやスプレッドシートを組み合わせれば、申し込みフォームの作成からデータの自動管理までを実現できます。費用を抑えながら必要最低限の受付環境を整えられるため、小規模のイベントでは有効な方法です。

ただし、QRコード受付や決済機能、リマインド通知などの高度な機能は自作では補いにくく、運用の手間が残る場合があります。

データの扱いにも注意が必要で、共有設定を誤ると参加者情報が外部に漏れるリスクもあります。セキュリティ面を確保するためには、アクセス権限の管理やファイル分離などの工夫が欠かせません。

まとめ｜自社のイベント規模と目的に合ったシステムを選ぼう

本記事では、イベント受付をスムーズに進めるためのシステム選びについて詳しく解説しました。

受付システムは、参加者情報の整理や当日の混雑防止に役立ち、運営の負担を大きく減らせる仕組みです。規模や開催形式によって必要な機能は変わるため、事前に整理した上で比較することが重要です。

費用と機能のバランス、サポート体制、連携できるサービスも含めて検討すると、無理のない運営を実現できます。自社のイベントに合うシステムを導入し、参加者が安心して参加できる環境を整えましょう。