顧客管理表の作り方とは？使い方や無料のテンプレートを紹介！

事業の拡大に伴い、顧客情報を正確に把握するために重要になってくるのが『顧客管理表』。

エクセルやスプレッドシートを活用すればコストをかけずに導入できますが、長期的に運用するには適切な項目設定とルール作りが不可欠です。

また、データ量が増え管理が困難になった場合には、専用システムの導入も視野に入れる必要があります。

本記事では、基本となる顧客管理表の作成手順から無料テンプレートの活用法、エクセル以外の選択肢までを体系的に解説します。

 

顧客管理表とは？

顧客管理表とは、氏名や連絡先といった基本情報に加え、購入履歴や対応状況を一元的に記録したデータベースのことです。

名簿が単なる「連絡先の把握」を目的とするのに対し、顧客管理表は「顧客との関係強化」や「売上向上」を目的として作成されます。

過去のやり取りを詳細に記録することで、担当者が変わっても質の高い対応を維持でき、機会損失を防ぐことが可能です。

管理方法はエクセルやスプレッドシート、専用の管理システムなどがあり、自社の規模や予算に合わせて選択しましょう。

エクセル・スプレッドシートを利用した顧客管理表の作り方

エクセルやスプレッドシートは多くのPCに標準装備されており、追加費用なしで即座に導入できる点が強みです。

以下の3ステップに沿って作業を進めることで、実用的な管理表を迷わず作成できます。

ステップ①｜管理に必要な項目を決定する

まずは目的を明確にし、必要な管理項目を厳選することから始めましょう。

項目が少なすぎると分析に役立たず、多すぎると入力負荷が高まり運用が形骸化する原因になります。

基本情報である「企業名」「担当者名」に加え、履歴情報として「購入日」「対応内容」など、自社の営業活動に必要な要素を過不足なく組み込みましょう。

運用開始後も必要に応じて項目の増減を行い、使いやすさを追求し続ける姿勢が大切です。

以下の表を参考に、自社に最低限必要な項目を定義しましょう。

ステップ②｜顧客データを入力する

項目決定後は、エクセルの行と列を使って実際にデータを入力していきます。

この工程で最も意識すべきは、全角・半角の統一や日付の書式など「入力ルールの徹底」です。

表記が揺れていると、検索や並べ替えが正しく機能せず、蓄積されたデータの価値が半減してしまいます。

複数人で管理する場合は、「データの入力規則」でドロップダウンリストを作成し、自由入力を防ぐなどの工夫を取り入れましょう。

正確なデータ入力こそが、将来的な分析精度の向上や業務効率化に直結します。

ステップ③｜項目をデータベース化する

データ入力が完了したら、入力範囲を「テーブル」として設定しましょう。

対象範囲を選択し、「挿入」タブから「テーブル」をクリックするだけで、フィルタリング機能や縞模様の装飾が自動適用されます。

テーブル化しておけば、最下行にデータを追加した際に数式や書式が自動で継承されるため、管理の手間を大幅に削減できます。

単なる表計算シートではなく、顧客情報を管理するデータベースとして活用するために、この設定を行うことが大切です。

エクセル・スプレッドシートで顧客管理表を作るテンプレート【無料】

一から作成する手間を省くなら、エクセルやスプレッドシート標準の無料テンプレートを活用するのが最も近道です。

ゼロから表を作成する必要がなく、最低限必要な項目やレイアウトがあらかじめ整っているため、作業時間を短縮できます。

Web上の外部テンプレートは複雑なマクロが組まれていて編集しにくい場合があるため、まずは公式のシンプルな型から始めましょう。

標準機能であればセキュリティ面の心配も少なく、自社の項目に合わせて自由にカスタマイズできます。
＞＞Microsoft 顧客管理表
＞＞スプレッドシート 顧客管理表（テンプレートギャラリー）
※リンク先のトップページ上部にある「テンプレート ギャラリー」から『顧客管理表』を選択してください。

エクセルやスプレッドシートで顧客管理表を作る時の注意点

エクセルでの管理は手軽に始められる反面、運用ルールやセキュリティ意識が欠けると、データが形骸化したり情報漏洩のリスクを招いたりします。

長期的に安全かつ効果的に運用するために、以下の3つのポイントを必ず押さえておきましょう。

注意点①｜データの項目をむやみに増やさない

管理項目は、運用に不可欠な「最低限の項目」からスタートしましょう。

「いつか使うかも」と項目を増やしすぎると、入力の手間が増えて更新が滞り、データが陳腐化する最大の原因になります。

まずは「氏名」「連絡先」「対応履歴」などの必須情報に絞ることがおすすめです。

項目を増やすのは、運用が定着し、明確な分析目的ができてからでも遅くありません。

注意点②｜データの入力や管理方法を仕組み化する

検索や集計を正確に行うため、入力ルールの統一は絶対条件です。

担当者によって表記がバラバラだと、正しいデータ抽出ができず、管理表としての価値がなくなります。

エクセルの「入力規則」機能を使い、選択式にするなどして表記揺れを未然に防ぎましょう。

注意点③｜セキュリティ対策を十分にする

顧客情報は企業の最重要資産であり、情報漏洩は絶対に防がなければなりません。

エクセルはコピーや持ち出しが容易なため、ファイル自体へのパスワード設定は必須です。

さらに、保存フォルダのアクセス権限を限定し、誰がいつ操作したか分かる環境で管理しましょう。

USBメモリの使用禁止など、物理的な持ち出し対策も合わせて徹底することが大切です。

顧客管理をエクセルやスプレッドシートだけで作成するデメリット

エクセルやスプレッドシートは導入が容易ですが、顧客数が増加しチームで動くようになると、機能面での限界が露呈します。

特に「業務効率」と「データの質」において、以下の3つのデメリットが発生しやすくなります。

デメリット①｜更新に手間が必要になる

エクセル管理は「すべて手入力」が基本であり、顧客数に比例して事務作業の負担が激増します。

名刺交換や商談のたびに手動で転記する必要があるため、入力ミスや漏れが起きやすく、営業活動に使うべき時間を圧迫しかねません。

専用ツールと比較すると、その効率の差は歴然となります。

デメリット②｜複数人での同時編集が難しい

エクセルは個人利用を前提としたソフトであり、チームでのリアルタイム共有には不向きです。

共有サーバーに置いていても、誰かが開いていると「読み取り専用」になり、データ更新ができない状況が頻発します。

無理に共有設定を行うと、ファイルが重くなったり、保存時に競合してデータが破損したりするリスクがあります。

スムーズな情報共有を妨げ、チームの連携スピードを落とす大きな要因となるでしょう。

デメリット③｜データの分析が困難になる

大きな弱点として、蓄積したデータを「次の戦略」に活かすための分析が困難なことも挙げられます。

「半年以上未購入の顧客」や「商品別の売上傾向」などを出すには、複雑な関数やピボットテーブルの知識が求められます。

集計作業そのものに時間がかかり、肝心の分析や戦略立案に手が回らなくなる恐れもあるでしょう。

データは溜めるだけでなく瞬時に可視化できてこそ価値があるため、高度な分析を自動化したい場合は、エクセルの限界を認識することが必要です。

エクセルやスプレッドシート以外を利用した顧客管理表の作り方

事業規模が拡大し、エクセルでの管理が難しくなった場合は、目的に特化したツールの導入が効果的です。

主に以下の3つの選択肢があり、自社の課題に合わせて最適なものを選びましょう。

方法①｜CRMツールで顧客情報を管理する

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客との関係維持・強化に特化したシステムです。

基本情報だけでなく、購入頻度や嗜好、過去の問い合わせ内容などを詳細に記録し、顧客一人ひとりに合わせた対応が可能となります。

「誰が」「いつ」「何を」利用したかが可視化されるため、リピート率向上や優良顧客の育成を目指す企業に最適です。

中でも、顧客管理と同時に「会費請求」や「入金消込」まで自動化したい場合には、『シクミネット』のような決済連動型のツールが力を発揮します。

顧客満足度を高めつつ、管理業務の負担も大幅に減らしたい場合は、自社の運用フローに合ったCRMの導入を検討しましょう。

方法②｜SFAツールで営業プロセスを効率化する

SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の支援と効率化を目的としたシステムです。

商談の進捗状況、成約の確度、次回のアクションなどを可視化し、チーム全体で営業目標を達成するための管理を行います。

属人化しがちな営業ノウハウを共有し、「いつ誰がアプローチしても同じ品質」を担保できる点が強みです。

日報作成や見積書発行などの事務作業を削減する機能も充実しており、営業担当者が本来の商談に集中できる環境を作ることができます。

新規開拓や案件管理に課題がある組織には、SFAが最も適していると言えるでしょう。

方法③｜データベースソフトで情報を管理する

Accessやkintoneなどのデータベースソフトは、エクセルと専用ツールの中間に位置するものとなります。

顧客管理だけでなく、在庫管理や日報など、自社の業務フローに合わせてアプリを自由に構築できるカスタマイズ性の高さが魅力です。

プログラミングの知識がなくてもドラッグ＆ドロップで作成できる「ノーコードツール」も増えており、現場主導で改善サイクルを回せます。

パッケージ製品では中途半端と感じる場合や、特殊な業務フローを持つ企業におすすめです。

エクセルの操作感を残しつつ、共有やデータ連携の課題を解決したい場合に適していると言えるでしょう。

顧客管理だけでなく、会員管理も重要な理由

顧客管理も重要ですが、会員管理も同様に大切な要素です。「顧客管理」と「会員管理」は似ていますが、管理する目的と優先すべきデータが異なります。

顧客管理は「過去の購入履歴」を軸に売上拡大を目指すのに対し、会員管理は「現在のステータス」を軸に継続的な関係維持を目指します。

スクール、協会、ファンクラブなどの運営では、単なる連絡先だけでなく「会費の入金状況」や「会員資格の有効期限」の管理が不可欠です。

これらを汎用的な顧客管理ツールで代用しようとすると、入金消込や更新案内がすべて手作業になり、運営が破綻するリスクがあります。

継続課金や資格管理が必要なビジネスでは、専用の「会員管理」の視点を持つことが重要です。

おすすめの会員管理システムはシクミネット

引用元：シクミネット

会員情報の管理と、会費の決済業務を同時に効率化するなら「シクミネット」が最適です。

最大の特徴は、会員データベースと決済システムが完全に連動している点にあります。

「誰が入金済みで、誰が未納か」が自動で反映されるため、エクセルのような消込作業は一切不要です。

クレジットカード、コンビニ決済、口座振替など多彩な決済手段に対応しており、会員の利便性も向上します。

特に、事務局の負担軽減が課題となっている協会、学会、スクール運営者におすすめのクラウドサービスです。

まとめ｜顧客管理だけでなく、会員管理も効率化しよう

本記事では、エクセルを使った顧客管理表の作り方や、運用の注意点について解説しました。

エクセルは手軽に始められる反面、人数が増えると更新の手間やセキュリティリスクといった課題に直面します。

特に「会員管理」が必要なビジネスでは、入金確認や更新案内が複雑化するため、専用システムの導入が不可欠です。

もし現在、会員情報の管理や会費徴収のアナログ作業にお悩みなら、会員管理と決済が連動した「シクミネット」を検討してみてください。

事務作業を自動化し、本来注力すべき会員サービスへの時間を生み出してくれるでしょう。