顧客管理システムを自作する方法を解説｜メリットや注意点も解説！

コストを抑える手段として、エクセルなどを用いて顧客管理システムを自作することは、手軽で有効な選択肢です。

しかし、自作には導入コストがかからないメリットがある反面、データ増加時の管理やセキュリティ面にリスクも伴います。

本記事では、自社でシステムを構築する具体的な手順と、長期的な運用を見据えた際の注意点を解説します。

自作かツール導入か、自社の状況に合わせて最適な判断をするための参考にしてみてください。

 

顧客管理システムを自作する方法とは？

顧客管理システムを自作する手段は、アナログな手法からデジタルツールまで多岐にわたります。自社の課題や予算に合わせて最適な方法を選び、効率的な管理体制を構築することが大切です。

代表的な3つの作成方法について解説します。

方法①｜紙媒体

紙媒体はもっとも手軽で、導入コストが一切かからない管理方法です。

デジタル機器の操作を覚える必要がなく、ペンと紙があればその場ですぐに記録を開始できます。

PC操作に不慣れなスタッフが多い現場や、対面ですぐにメモを取る必要がある業種に適しています。

しかし情報の検索性が低く、過去の履歴を瞬時に探すことが困難です。さらに紛失や盗難のリスクも高いため、厳重な管理が欠かせません。

まずはテスト運用として項目を洗い出す目的で使用し、将来的なデジタル化を視野に入れておきましょう。

方法②｜エクセル/スプレッドシート

続いては、表計算ソフトを活用し、顧客データをリスト化する方法です。

『Microsoft Excel』や『Google スプレッドシート』であれば、新たな費用をかけずに導入できます。

関数やマクロを使えば、集計や請求書発行などの業務効率化も可能です。

一方で、データ量が増えると動作が重くなり、ファイル破損のリスクも生じます。

定期的なバックアップを行い、運用ルールを明確にしてリスクに備えることが大切です。

まずは「顧客管理 データベース 作り方」で検索し、無料のテンプレートを活用することから始めましょう。

▼エクセル・スプレッドシートで顧客管理システムを作成する方法はこちら

方法③｜ノーコードツール

ノーコードツールは、プログラミング知識不要で、直感的な操作によりシステムを自作できる方法です。

ドラッグアンドドロップで画面設計が可能で、自社の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが実現します。

スマホ対応のツールが多く、外出先からでも最新情報にアクセスできる点が強みです。

月額費用は発生しますが、制作会社への依頼に比べれば大幅にコストを抑えられます。

『シクミネット』のように、会員種別や管理項目を自社に合わせて自由に設定できるツールを選び、開発期間を短縮しましょう。

エクセル・スプレッドシートで顧客管理システムを作成する方法

エクセルやスプレッドシートを使えば、高額なツールを導入せずとも、今ある環境ですぐに自作のシステムを構築できます。

基本機能を活用するだけで、検索や集計が容易なデータベースが出来上がります。

作成のプロセスは以下の4つのステップです。

ステップ①｜管理する項目を決定する

まずは、どのような情報を管理したいのか、目的を明確にして項目を洗い出しましょう。

欲張って項目を増やしすぎると入力負荷が高まり、運用が続かなくなる原因になります。

最初は必要最低限の「基本情報」と、営業活動に必要な「履歴情報」に絞るのがポイントです。

後から項目を追加することは容易なため、まずはスモールスタートを心がけましょう。

多くの情報を詰め込むよりも、継続できる項目数に留めることが成功への近道です。

ステップ②｜顧客データを入力する

項目が決まったら、実際に顧客データを入力していきましょう。
ここで最も重要なのは「入力ルールの統一」です。

全角・半角の混在や、日付形式のバラつきは、後々の集計や検索の精度を著しく下げてしまいます。

数字はすべて半角にする、日付は西暦で統一するなど、明確なガイドラインを設けることが大切です。

初期段階でルールを徹底することで、「綺麗なデータ」が蓄積され、システムとしての価値が高まるでしょう。

表記揺れを防ぐため、入力担当者の間であらかじめ認識を合わせておくことが不可欠です。

ステップ③｜データベース化する

データ入力がある程度進んだら、エクセルの「テーブル機能」やスプレッドシートの「フィルタ機能」を使ってデータベース化します。

単なる文字の羅列ではなく、システムとして機能させるための重要な工程です。

テーブル化することで、特定の条件で瞬時にデータを絞り込んだり、売上順に並べ替えたりすることが可能になります。

必ず1行目を見出しとして設定し、スクロールしても項目名が見えなくならないように「ウィンドウ枠の固定」も併せて行いましょう。

視認性を高めるために、1行おきに色を変える「縞模様」の設定も効果的です。

ステップ④｜入力の効率化に役立つ機能を設定する

運用を長く続けるためには、入力作業の手間を減らす工夫が不可欠です。

手入力を減らすことで、ステップ②で触れた入力ミスや表記揺れをシステム側で強制的に防ぐことができます。

エクセルの「データの入力規則」や関数を活用し、誰でも簡単かつ正確に入力できる仕組みを整えましょう。

特に入力ミスが起きやすい項目には、積極的にプルダウン（ドロップダウンリスト）を設定することがおすすめです。

顧客管理システムを自作するメリット

顧客管理システムを自作することで、導入のハードルを下げつつ、自社に最適な運用を模索できます。

特にリソースが限られている小規模な事業者にとって、まずは自作から入ることは合理的な選択と言えるでしょう。

主なメリットは以下の3点です。

メリット①｜気軽に始められる

顧客管理システムを自作する最大のメリットは、思い立ったその日にすぐ運用を開始できるというスピード感です。

専用システムを導入する場合、資料請求から商談、契約手続き、初期設定といったフローが発生し、利用開始までに数週間を要することも珍しくありません。

自作であれば、すでに社内にあるエクセルなどを開くだけで、その瞬間から顧客リストの作成に着手できます。

社内稟議や複雑な契約手続きが不要なため、現場の判断だけでスピーディーに動ける点は大きな魅力と言えるでしょう。

まずは自作で小さく始め、軌道に乗ってから本格的なシステム導入を検討するという「テストマーケティング」的な使い方もおすすめです。

メリット②｜コストを削減できる

ランニングコストを最小限に抑えられる点も、自作ならではの大きなメリットです。

一般的なクラウド型CRMツールは、ユーザー数に応じた従量課金制であることが多く、人数が増えるほど毎月の固定費が重くのしかかります。

一方、エクセルやスプレッドシートによる自作であれば、すでにライセンスを保有しているケースがほとんどであり、追加の費用は一切かかりません。

浮いた予算を広告費や他の設備投資に回すことができるため、創業間もない時期や、コスト管理を徹底したいフェーズにおいては強力な選択肢となります。

資金的なリスクを負わずに、顧客管理の仕組みを構築できるのは経営者にとって安心材料となるでしょう。

メリット③｜自由度高く始められる

自社の業務フローに合わせて、必要な項目や機能を自由に追加・変更できる柔軟性の高さも魅力の1つです。

パッケージ化された製品では中途半端な状況に陥りやすく、不要な機能が多かったり、逆に欲しい項目が設定できなかったりすることがあります。

自作システムであれば、管理したい項目を自由に設定でき、不要になったらすぐに削除することも可能です。

現場の運用が変わった際にも即座に対応できるため、変化の激しいビジネス環境にも適応しやすいでしょう。

顧客管理システムを自作するときの注意点

コストを抑えて手軽に始められる自作システムですが、運用規模が拡大するにつれていくつかの限界やリスクが露呈します。

事前にデメリットを把握し、対策を講じておくことでトラブルを未然に防いでいきましょう。

特に注意すべき点は以下の3つです。

注意点①｜データ量が増えると管理が難しくなる

運用当初は快適に動作していても、顧客データが数千、数万件と蓄積されるにつれて、ファイルの動作は確実に重くなります。

エクセルやスプレッドシートは、本来膨大なデータを処理するためのデータベース専用ソフトとは異なるためです。

ファイルを開くだけで時間がかかったり、検索や保存のたびにフリーズしたりすると、業務効率は著しく低下してしまいます。

最悪の場合、データ容量の限界を超えてファイルが破損し、蓄積した顧客情報がすべて失われるリスクさえあります。

データが増えてきた段階で、年度ごとにファイルを分割する、あるいは不要なデータをアーカイブ化するといった運用ルールを定めておきましょう。

注意点②｜人為的なミスが起こる可能性がある

手動での管理を前提とする自作システムでは、操作ミスによるデータ消失や破損のリスクがあります。

誤って計算式が入ったセルを削除してしまったり、行ごとデータを消去してしまったりする事故は、現場で頻繁に起こり得ることです。

専用システムのような「操作ログの保存」や「復元機能」が不十分な場合、ミスに気づいた時には手遅れというケースも珍しくありません。

人の手による作業である以上、ミスは起こるものという前提で、二重三重の防止策を講じることがおすすめです。

注意点③｜複数人で同時編集が困難になる

チームで顧客情報を共有したい場合、自作システムでは同時編集の壁にぶつかることが多くあります。br />

特にオフラインのエクセルファイルを使用している場合、誰かがファイルを開いている間は「読み取り専用」となり、他の人は編集できません。

無理に編集しようとすると「競合ファイル」が作成され、どのデータが最新なのか判別できなくなるトラブルが発生します。

Googleスプレッドシートであれば同時編集は可能ですが、誰かがフィルタをかけた瞬間に他の人の画面も切り替わってしまうなど、混乱を招く要因となります。

複数人でのリアルタイム更新が必須の業務であれば、自作にこだわらず専用ツールの導入を検討すべきサインと言えるでしょう。

運用に限界を感じたら『シクミネット』がおすすめ
もし、こうした「同時編集のストレス」や「データ管理のリスク」に不安を感じているなら、クラウド型システム『シクミネット』の導入を検討してみてください。

エクセルのような使いやすさはそのままに、複数人での同時作業やセキュリティ対策が標準装備されています。

まずは公式サイトで、低コストで始められる管理機能の詳細を確認してみましょう。

専用の顧客管理システムを使うのがおすすめな理由

エクセルなどでの管理に限界を感じ始めた場合、専用の顧客管理システム（CRM）への移行が有効な解決策となります。

専用ツールは単なる「記録帳」ではなく、売上を最大化するための「戦略ツール」として設計されているためです。

導入することで得られる主なメリットは以下の3点です。

理由①｜業務の効率化が期待できる

専用システムには、日々のルーチンワークを自動化する機能が豊富に備わっており、営業担当者の負担を劇的に軽減します。

例えば、名刺をスマホで撮影するだけでデータ化されたり、Webフォームからの問い合わせが自動で顧客リストに登録されたりします。

入力作業に追われる時間が減ることで、本来注力すべき「商談」や「顧客対応」に時間を割けるようになるでしょう。

外出先からスマホで在庫状況や過去の履歴を確認できるため、帰社してからの事務作業を無くすことができる点も大きな強みです。

理由②｜データに基づいた顧客アプローチが可能になる

蓄積されたデータを分析し、次に打つべき一手を示唆してくれることも専用システムの大きな特徴です。

「どの顧客が」「いつ」「何を」購入したかという履歴をもとに、最適なタイミングで再アプローチをかけることが可能になります。

勘や経験に頼っていた営業活動を、数値に基づいた確実性の高い戦略へとシフトさせることもできるでしょう。

「最終購入から半年経過した顧客」や「特定の商品に関心がある顧客」を瞬時にリストアップできるため、精度の高いDM配信や架電が実現します。

埋もれていた見込み客を掘り起こし、機会損失を防ぐことが可能です。

理由③｜既存顧客の満足度向上に繋がる

顧客情報を全社でリアルタイムに共有することで、組織全体でのきめ細やかな対応が可能になります。

担当者が不在の場合でも、他のスタッフが過去の対応履歴やお客さまの好みを即座に把握し、スムーズな対応を行えます。

「以前も言ったのですが…」とお客さまに説明させるストレスを与えないことは、信頼関係の構築において極めて重要です。

迅速かつ的確な対応は顧客の信頼を生み、リピート率や紹介の増加に直結します。

顧客管理におすすめシステム3選

自作システムからの移行を検討する際、数あるツールの中から自社に合うものを選ぶのは容易ではありません。

ここでは機能の豊富さ、コストパフォーマンス、使いやすさの観点から厳選した3つのツールを紹介します。

おすすめ①｜シクミネット

引用元：シクミネット

シクミネットは会員管理と決済機能が一体化した、低コストで導入できるクラウド型システムです。

プログラミング知識が不要で、Excelのような操作感でデータベースを構築できるため、ITに不慣れな担当者でも直感的に扱えます。

最大の特徴は、顧客情報の管理だけでなく、会費や月謝の自動引き落とし（決済）までを一元管理できる点です。

事務作業の工数を大幅に削減できるため、会員制ビジネスやスクール運営、同窓会などの管理業務に最適です。

初期費用も抑えられており、スモールスタートでシステム化を図りたい企業にとって有力な選択肢となるでしょう。

おすすめ②｜Sales Cloud

引用：Sales Cloud

Sales Cloudは、世界トップシェアを誇る『Salesforce』が提供する、営業支援機能に特化したCRMツールです。

商談の進捗管理から売上予測、マーケティング施策の分析まで、営業活動に必要なあらゆる機能が網羅されています。

カスタマイズ性が極めて高く、企業の成長に合わせて機能を拡張したり、外部ツールと連携させたりすることが可能です。

多機能ゆえに使いこなすための学習コストは必要ですが、組織的な営業力を強化し、大規模なビジネス展開を目指す企業には最適解といえます。

おすすめ③｜HubSpot CRM

引用：HubSpot CRM

HubSpot CRMは、完全無料から始められるプランが用意されており、世界中で多くのユーザーに利用されているCRMプラットフォームです。

「インバウンドマーケティング」の概念に基づき、見込み客の獲得から育成、成約までをスムーズにつなげる設計がなされています。

直感的で洗練されたインターフェースにより、マニュアルを読み込まなくても操作を覚えられる使いやすさが魅力です。

無料版でも顧客情報の登録件数は無制限で、Eメール連携やタスク管理といった基本機能が充実しています。

まずはコストをかけずに本格的なCRMを試してみたい、というスタートアップや中小企業に特におすすめです。

失敗しない顧客管理システム選びのポイント

システム導入で失敗しないためには、機能の多さだけで選ばず、自社の運用体制にフィットするかを見極めることが重要です。

「高機能すぎて使いこなせない」「現場が入力してくれない」といった事態を避けるために、確認すべき4つのポイントがあります。

ポイント①｜自社に必要な機能は揃っているか

導入前に、自社が解決したい課題を明確にし、それを解決できる機能が搭載されているかを確認することが大切です。

「あれば便利そう」という理由で多機能な高額プランを選ぶと、画面が複雑になりすぎて現場の混乱を招く原因になります。

まずは必須機能を洗い出し、優先順位をつけて選定基準とすることをおすすめします。

必要な機能が過不足なく揃っているか、トライアル期間などを利用して実際の使用感を確かめることが大切です。

現場のスタッフが「これなら使える」と判断できるシンプルさを重視しましょう。

ポイント②｜モバイルに対応しているか

営業担当者が外出先からでもスムーズにアクセスできるかどうかは、システムの定着率を左右する重要な要素です。

スマホやタブレットに対応していれば、移動中の隙間時間に日報を作成したり、商談直前に顧客の最新情報を確認したりできます。

帰社してからの事務作業が減ることで、残業時間の削減やワークライフバランスの向上にも寄与するでしょう。

場所を選ばずに仕事ができる環境は、営業効率を最大化するための必須条件といえます。

ポイント③｜セキュリティ対策やデータ保護は万全か

顧客情報は企業の最も重要な資産であり、情報漏洩は信用失墜に直結する重大なリスクです。

クラウド型システムを選ぶ際は、通信の暗号化（SSL）やデータセンターの堅牢性、運営会社の信頼性を厳しくチェックしましょう。

「二段階認証」や「IPアドレス制限」といったアクセス制御機能が備わっているかどうかも重要な選定基準です。

また万が一のシステム障害やデータ消失に備えて、バックアップ体制がどのように構築されているかも確認が必要です。

安さだけで選ぶのではなく、安心してデータを預けられるセキュリティ水準を満たしているかを最優先に考えましょう。

ポイント④｜他のシステムとの連携は可能か

すでに社内で利用している会計ソフトや名刺管理ツール、チャットツールなどと連携できるかどうかも確認することが大切です。

システム間でデータが自動連携されれば、二重入力の手間がなくなり、入力ミスも防ぐことができます。

APIが公開されているか、あるいはCSVインポート・エクスポート機能が充実しているかを確認しましょう。

既存の業務フローを分断せず、スムーズに融合できるシステムを選ぶことが、全社的な生産性向上の鍵となります。

まとめ：顧客管理はクラウド活用で効率化しよう！

顧客管理システムを自作することは、コスト削減やスモールスタートにおいて有効な手段ですが、事業規模が拡大するにつれて限界が生じます。

データ量が増加し、複数人での同時編集や高度な分析が必要になった段階で、専用のクラウド型システムへの移行を検討すべきです。

専用ツールを活用することで入力業務の効率化だけでなく、データに基づいた戦略的な営業アプローチが可能になり、売上向上に直結します。

自社の課題に合ったツールを選定し、顧客との関係性をより強固なものにしていきましょう。

まずは、会員管理と決済を一元化できる『シクミネット』の資料請求から、業務改善の一歩を踏み出してみることがおすすめです。