クラウド型会員管理システムとは？導入メリットと選び方・おすすめサービスを紹介

日々の会員管理で「紙での管理に限界を感じている」「エクセルでは対応しきれない」と感じていませんか？

クラウド型会員管理システムを導入すれば、契約情報・出席管理・決済・コミュニケーションなど、あらゆる会員対応を一元管理できます。

本記事では、クラウド型会員管理システムの基本やオンプレミス型との違いを整理し、導入による具体的なメリットをわかりやすく解説します。おすすめのシステムも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

クラウド型会員管理システムとは

クラウド型会員管理システムとは、インターネット上の環境で会員情報を一元管理できる仕組みです。

サーバーやソフトウェアのインストールが不要で、どこからでも操作可能です。パソコンやスマートフォンがあれば、外出先でも会員の情報や契約状況を即時に確認できます。

クラウド型は初期費用も低く、スモールスタートが可能です。

また、定期的なソフトウェアのアップデートもベンダー側で自動実施されるため、常に最新の機能とセキュリティ状態で運用できます。

クラウド型とオンプレミス型の違い

クラウド型とオンプレミス型では、導入方法や運用コスト、管理体制に大きな違いがあります。

クラウド型はインターネット経由でサービスを利用する形態で、初期投資が少なく、スピーディーに導入できます。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにソフトウェアをインストールする方式で、カスタマイズ性は高いものの、初期費用や保守の負担が大きくなります。

以下の表は、クラウド型とオンプレミス型の違いをまとめたものです。

クラウド型会員管理システムの導入メリット

クラウド型会員管理システムを導入することで、業務効率の改善だけでなく、情報の精度向上や人件費削減にもつながります。

ここでは、クラウド型を選ぶことで得られる代表的なメリットを5つ紹介します。

 

導入スピードが早い

クラウド型会員管理システムは、短期間で導入できるのが大きな強みです。

初期設定やインストール作業が不要なため、最短1日で運用を開始できる場合もあります。とくに人手が限られる団体や中小規模の事業者にとって、準備期間を最小化できる点は大きなメリットです。

従来のオンプレミス型では、サーバー準備や環境構築、動作検証など多くの工数がかかります。

一方、クラウド型は、すでに稼働中のシステムをブラウザ上で利用するため、設置の手間がありません。登録用のアカウントを取得し、初期設定を済ませるだけで業務を開始できます。

導入に際してシステムベンダーのサポートも受けられるため、社内ITリソースが乏しい場合でも安心です。

自動アップデートされる

クラウド型会員管理システムは、ユーザー側で更新作業を行う必要がなく、常に最新バージョンの状態で運用できる点が特長です。

従来の会員管理ソフトでは、バージョンアップのたびに手動インストールや再設定が求められました。

しかしクラウド型であれば、ベンダー側がアップデートを一括管理します。ユーザーは特別な操作をせずに、いつでも最新の機能を利用可能です。

また、法律改正や制度変更にも迅速に対応できる点も大きなメリットです。例えば、インボイス制度や電子帳簿保存法の対応が必要となった際、クラウド型であれば即日で反映されます。

自動アップデートによって、業務の停滞を防ぎながら、システムを安全かつ効率的に運用できるのです。

バックアップが不要

クラウド型会員管理システムの利点として、バックアップ作業が不要である点が挙げられます。すべてのデータがクラウド上に自動保存されるため、ユーザー側で定期的にバックアップを取る必要がありません。

従来のオンプレミス型では、バックアップ用の外部媒体を用意し、保存先の管理も必要でした。また、データ破損やサーバートラブル時には、復旧に時間とコストがかかるケースも多く見られました。

一方クラウド型では、サーバー側で自動的にデータの冗長化や分散保存が行われているため、突発的な障害や災害が起きても迅速な復旧が可能です。

どこでもアクセス可能

クラウド型会員管理システムは、インターネット環境があればオフィス・自宅・外出先など、どこからでもアクセスが可能です。

従来のオンプレミス型では、社内ネットワークに接続されている端末からしかアクセスできないことが一般的でした。そのため、担当者が外出中や在宅勤務の場合、データ確認や更新ができず業務が滞るリスクがありました。

クラウド型であれば、PC・タブレット・スマートフォンなど、あらゆるデバイスからリアルタイムでデータにアクセスできます。会員情報の確認や更新、入金状況のチェック、イベント申込の管理なども、出先から即座に対応可能です。

初期コストが抑えられる

クラウド型会員管理システムは、サーバーの購入や構築、専用ソフトの導入が不要なため、物理的な設備投資を最小限に抑えられます。

また、月額課金制が一般的なため、初期投資に悩む中小企業や非営利団体にも導入しやすいです。

オンプレミス型の場合、サーバー設置やネットワーク構築、ライセンス費用などが発生します。さらに、導入後も保守契約・セキュリティ対策・障害対応などにコストがかかるため、初期から多額の資金が必要です。

一方クラウド型では、導入時の費用はアカウント登録程度で済む場合が多く、数万円以下でスタートできるサービスもあります。

とくに、トライアルや無料プランが用意されているサービスを活用すれば、費用をかけずに効果を検証できます。導入前に操作性や機能の相性を確認できるため、ミスマッチによる投資失敗のリスクも低減できます。

クラウド型会員管理システムの主な機能

クラウド型会員管理システムは、会員に関する業務を多角的に支援する多機能型プラットフォームとして、日常業務の効率化を強力にサポートします。

情報の一元化・自動化・可視化を通じて、属人化や手作業によるミスを大幅に減らすことが可能です。

ここでは、クラウド型会員管理システムに搭載される主要機能を5つ紹介します。

 

会員情報の一元管理

クラウド型会員管理システムの中核となるのが、会員情報の一元管理機能です。氏名や連絡先、所属、契約内容、参加履歴、支払状況など、あらゆるデータを一画面で把握できます。

Excelや紙ベースでの管理にありがちな情報の分散や重複登録を防ぐことが可能です。

また、複数の担当者が同時に同じ情報を参照でき、更新内容も即座に反映されるため、チーム内の情報共有を円滑に行えます。例えば、会員からの問い合わせに対し、誰が対応しても同じ情報をもとに迅速な対応が可能になります。

契約・入退会・継続手続きの自動化

クラウド型会員管理システムには、会員契約や入退会、継続手続きを自動化する機能が搭載されています。事務負担を軽減し、対応のスピードと正確性を同時に向上させる仕組みです。

入会希望者はWebフォームに必要事項を入力するだけで申請が完了します。送信された情報はそのままシステムに登録され、受付完了の通知も自動で届きます。

退会処理についても、オンライン申請を受けて承認操作を行うだけで手続きが完了します。記録の更新やステータス変更も同時に行われるため、後処理の手間が残りません。

プランのアップグレードや会員種別の切り替えもスムーズです。

たとえば無料プランから有料プランへの移行、正会員から賛助会員への変更なども自動で処理されます。

すべての操作履歴が記録されているため、「誰が・いつ・何を行ったか」の確認も容易です。不正の抑止やトラブル対応にも役立ち、組織全体の透明性も高まります。

予約・決済・請求処理の一括対応

クラウド型会員管理システムでは、イベント予約・決済・請求までの一連の処理を一括で管理可能です。業務ごとに別システムを使う必要がなくなり、事務作業の煩雑さを大幅に解消できます。

決済と連動した請求書の発行も自動化されているため、会員ごとに異なる請求タイミングや金額にも柔軟に対応可能です。手作業での請求書作成や入金確認にかかっていた時間が大幅に短縮され、徴収漏れや記録ミスも発生しにくくなります。

入金状況はリアルタイムで確認でき、未払いリストの自動抽出やリマインドメールの送信機能も活用できます。催促業務にかかる心理的な負担も軽減され、担当者の負荷が減ります。

メール配信・LINE連携などのマーケ支援機能

クラウド型会員管理システムには、情報発信を支援するマーケティング機能が搭載されています。中でもメール配信やLINE連携機能は、会員との継続的な関係構築に役立つ重要なツールです。

メール配信機能では、会員情報と連携して特定条件に合致する相手へ絞り込んだ配信が可能です。たとえば「3か月以上ログインのない会員」「入会から1年経過した会員」など、柔軟なターゲティングが行えます。

また、LINEとの連携機能を備えるサービスも増えており、チャット感覚で双方向のコミュニケーションが可能です。LINEでは、会員ステータスや行動履歴に応じてシナリオ配信を設定することで、マーケティングオートメーションも実現できます。

退会リスクが高い会員に向けてフォローアップを送るなど、事前の離脱防止施策も自動化できる点も魅力です。

LTV分析・継続率レポートなどのデータ活用

クラウド型会員管理システムは、単なるデータ保管ではなく、蓄積された情報を分析し意思決定に活かせる仕組みを備えています。なかでもLTV（顧客生涯価値）や継続率の分析機能は、会員事業の改善に直結します。

LTVとは、1人の会員が在籍期間中にどれだけの価値をもたらしたかを示す指標です。売上だけでなく、継続年数や参加イベント数、寄付額なども含めて評価できるため、会員のロイヤルティや事業貢献度を客観的に把握できます。

クラウド型では、会員ごとの利用履歴・支払い記録・更新状況をもとに、LTVを自動で計算できます。平均値・中央値の確認や、会員種別・年代・入会経路ごとの比較も可能です。分析結果をもとに、どの層にリソースを集中させるかを戦略的に判断できます。

おすすめのクラウド型会員管理システム

クラウド型会員管理システムは多くのベンダーから提供されており、それぞれ機能や料金体系、得意分野が異なります。

ここでは、おすすめのクラウド型会員管理システムを4つ紹介します。

 

シクミネット

引用元：シクミネット

シクミネットは、会員管理・入金処理・イベント受付・メール配信などを一画面で完結できるサービスです。

管理画面も会員用マイページも直感的な設計となっており、IT操作に慣れていない運営スタッフや高齢の会員も扱いやすい設計です。また、高齢などで会員マイページが使用できない場合は、管理画面にて代理で操作してもらえます。

決済機能では、クレジットカード・コンビニ払い・口座振替・Pay-easyなど幅広く対応しています。

また、イベント受付機能が充実している点も魅力です。セミナーや総会などへの申込をフォームで受け付け、参加費の決済・受付リストの生成までを一括で処理できます。

 

スマートコア

引用元：スマートコア

スマートコアはMRM（Member Relationship Management）に基づく統合型クラウド会員管理プラットフォームです。MRMとは、組織・会員間の関係を三方向（縦方向、横方向、外部連携）で設計・管理する考え方です。

協会、学術団体、校友会を中心に300以上の導入実績があります。

サポート体制が充実しており、導入支援から運用フォロー、専用サポートシステムまで対応している点も魅力です。

Smart Hello

引用元：Smart Hello

Smart Helloは、株式会社システムディが提供するクラウド型会員管理システムです。業界歴40年・1,400施設以上の導入実績をもとに「使いやすさ」を意識したサービスを提供しています。

フィットネスクラブやコワーキングスペースなど、多店舗運営や店舗利用が中心の会員制施設に向いているサービスです。

会費ペイ

引用元：会費ペイ

会費ペイは、会費制サービス向けのクラウド型会員管理・決済システムです。フィットネス・塾・スクール・コミュニティ・学会などで導入実績があり、加盟店数は10,000店を超えています。

入会申込フォームから会員情報の登録、月次請求、決済通知、未収金催促までを一気通貫で自動処理できます。

クラウド型会員管理システムの選定ポイント

クラウド型会員管理システムを選ぶ際は、複数の観点から総合的に比較・検討することが重要です。

ここでは、クラウド型会員管理システムを選ぶうえで押さえておくべき4つの視点を紹介します。

 

必要な機能が揃っているか

最初に確認すべきポイントは、業務上欠かせない機能がすべて揃っているかどうかです。どれほど高性能なシステムでも、必要な処理が外部ツール頼みになるようでは一元化の意味がありません。

たとえば、月会費や年会費の請求管理が中心の団体では、定期請求・自動決済・未収金催促といった課金まわりの機能が不可欠です。

一方、イベント運営が主な業務であれば、参加申込・定員管理・参加費の決済・リマインド配信などに対応しているかを確認する必要があります。

システムによっては、オプションで機能を追加する「モジュール型」を採用しているものもあります。必要な機能だけを選んで導入できる柔軟性は魅力ですが、後から追加する際のコストや制約も事前に把握しておく必要があります。

LTV分析・継続率レポートなどの分析系機能を重視する場合は、標準搭載されているか、エクスポート機能で補えるかを確認しましょう。

自社の業種・業務に合っているか

クラウド型会員管理システムを導入する際は、業種や組織の運営スタイルに合致しているかを確認しましょう。

たとえば、NPO法人や業界団体などの非営利組織では、寄付金や会費の徴収・定例イベントの運営・報告書作成など、特有の業務フローがあります。団体では、請求管理・出席記録・帳票出力機能が一体化しているシステムの方が実務に即しています。

一方で、フィットネスジムやスクールなどのサービス業では、予約機能・入退館チェック・キャンペーン対応などが重視されます。そのため、スマートフォンからの操作性や、タブレット・POSレジとの連携可否が使い勝手を左右します。

同業種での導入事例が多いサービスは、現場のニーズを踏まえたUIや運用サポートが設計されている傾向があるため事前に確認しておきましょう。

サポート体制と導入支援が充実しているか

クラウド型会員管理システムを安心して活用するためには、導入時と運用中のサポート体制が充実しているかを重視する必要があります。

システムの機能が豊富であっても、設定や運用方法が分からなければ本来の効果を発揮できません。初期設定やデータ移行をどこまで支援してくれるのか、マニュアルの有無や研修体制の整備状況などを事前に確認することが大切です。

運用開始後は、トラブル対応の迅速さや、利用者側での操作ミスに対するフォロー体制も見逃せません。メールのみの対応か、電話サポートやチャット窓口があるかなど、連絡手段の多様さにも注目しましょう。

外部サービスとの連携が可能か

クラウド型会員管理システムを選ぶ際は、他のシステムと連携できるかどうかも重要な評価軸となります。

たとえば、会計業務との連携です。会費やイベント参加費を徴収したあとの処理を、freeeや弥生会計などの会計ソフトと連携させることで、仕訳や帳簿作成の手間を大きく減らせます。

また、LINEやメール配信ツールとの連携も挙げられます。たとえばLINE公式アカウントを通じてイベント案内や請求通知を自動送信できれば、開封率や反応率を高めることが可能です。

すでに社内で活用しているツールとの親和性も含めて、事前に確認しておくと導入後の手戻りを防げます。

シクミネット（Shikuminet）は、クラウド型会員管理・会費決済・イベント管理・メール配信を一元化できるサービスです。老若男女問わず直感的に使いやすく、低コストで導入可能です。

 

まとめ：自社に合ったクラウド型会員管理システムを見極めよう

本記事では、クラウド型会員管理システムの概要から、導入メリット・主要機能・おすすめサービス・選定ポイントまでを総合的に解説しました。

会員数の増加にともなう管理工数の肥大化、紙やExcelによる属人化、情報の分散や請求ミスなど、従来の運営では限界が見えつつあります。クラウド型であれば、これらの課題を一括して解決でき、場所やデバイスに縛られず柔軟に運用できます。

また、初期費用ゼロ・月額固定費ゼロで利用できるサービスや、無料トライアル付きのプランも増えており、スモールスタートが可能な点も魅力です。

無理のない範囲でまずは小さく試し、徐々に活用範囲を広げていくと良いでしょう。