出欠確認システムおすすめ10選｜選び方や注意点もあわせて解説

イベントや会員活動の運営において、「出欠確認」は欠かせない業務のひとつです。参加人数の把握が遅れると、会場手配や資料準備に支障が出ることもあります。

出欠確認システムを導入すれば、煩雑な手作業を自動化し、正確かつ効率的に出欠を管理できます。自動リマインドや集計機能を活用すれば、参加率向上にもつながります。

本記事では、最適な出欠確認システムを選ぶための基準と、おすすめのツール10選をわかりやすく紹介します。読めば、出欠確認を効率的に行えるようになるでしょう。

出欠確認システムの選び方

出欠確認システムを選ぶ際は、イベントや組織の目的に合った機能と運用しやすさが重要です。単に「出欠を取れる」だけでなく、社内共有や分析、リマインド配信など、業務効率を高める仕組みが整っているかを見極める必要があります。

ここでは、導入前に確認すべき主要な4つの観点を解説します。

イベント規模や目的に合った機能を確認する

まず注目すべきは、システムの対応規模と機能の充実度です。社内ミーティングや少人数の勉強会なら無料ツールでも十分対応できますが、大規模イベントや会員制団体では、参加者データの一括管理や自動リマインド機能が不可欠です。

登録フォームのカスタマイズや複数イベントの同時運用が可能かも確認しましょう。運用目的に合わない機能を選ぶと、コストだけがかかり効率が下がるため、規模と用途を明確にすることが大切です。

操作の簡単さ・社内共有のしやすさを重視する

運用の現場では、誰でも迷わず使える操作性が求められます。入力項目が多すぎたり、集計方法が複雑だったりすると、社内全体で活用が進みません。管理画面のUIが直感的か、PC・スマホの両方に対応しているかを確認しましょう。

また、共有リンクやダッシュボードでチーム全体がリアルタイムに進捗を把握できると、連携ミスを防げます。

セキュリティや法令対応をチェックする

個人情報を扱う以上、セキュリティ対策と法令対応は不可欠です。特に会員情報や申込データを管理する場合、SSL暗号化通信やアクセス権限設定、データ保存期間の制御が必要になります。

また、プライバシーマークやISO27001などの認証を取得しているサービスであれば、企業利用でも安心です。特定電子メール法や個人情報保護法に準拠しているかも確認し、万が一の情報漏えいリスクを最小限に抑えましょう。

他システム（メール・CRM・決済）との連携可否を見る

出欠確認だけでなく、メール配信や顧客管理、決済など他システムとの連携ができると、運営業務が格段に効率化します。たとえば、イベント申し込み後に自動でメール通知を送る、CRMと連携して顧客データを統合するなどの活用が可能です。

社内の既存システムと連携できるかを事前に確認することで、導入後の手戻りを防げます。API対応やCSV連携機能の有無もチェックしておくと安心です。

出欠確認システムおすすめ10選

ここでは、使いやすさと機能性を兼ね備えたおすすめの出欠確認システムを紹介します。

各ツールの特徴や料金を比較しながら、自社やイベントに最適なものを選びましょう。

▼出欠確認システム比較表

※気になるツール名をクリックすると詳細に移動できます

シクミネット｜会員管理と出欠確認を一元化できる

引用元：シクミネット

シクミネットは、出欠確認から会員・決済・イベント運営までを一括管理できる国産クラウドシステムです。自治体や協会、企業など全国600以上の団体が導入しており、信頼性とサポート体制に優れています。

参加者一覧の確認や出欠状況の自動集計も可能で、手作業のミスを防ぎつつ、運営業務を大幅に効率化します。

さらに、電話・メールによる手厚いサポートも備えており、初めての導入でも安心して利用できます。

調整さん｜URL共有だけで簡単に出欠確認ができる

引用元：調整さん

調整さんは、無料で使えるシンプルな出欠確認サービスです。会員登録やログインが不要で、作成したURLを共有するだけで参加者がすぐに回答できます。

操作画面は直感的で、パソコンやスマートフォンに不慣れな人でも迷わず入力できる点が大きな魅力です。

回答内容は自動で集計され、リアルタイムに出欠状況を確認できます。社内ミーティングや飲み会、勉強会など、気軽に人数を把握したいシーンに最適です。

Googleフォーム｜無料で誰でもすぐに使える

引用元：Googleフォーム

Googleフォームは、無料で利用できる定番の出欠確認ツールです。Googleアカウントがあれば、誰でもすぐにフォームを作成でき、回答内容は自動でスプレッドシートに反映されます。

追加のツール導入が不要なため、導入コストを抑えつつシンプルに管理を始められます。

また、スプレッドシートで自動集計・分析ができるため、出欠データの整理や報告作業もスムーズに進められます。

LINEフォーム｜参加率を高めやすい手軽な回答手段

引用元：LINEみんなの使い方ガイド

LINEスケジュールは、普段使っているLINEアプリ内で出欠確認ができる無料ツールです。

グループチャット上でスケジュールを作成し、トーク画面からそのまま出欠を入力できます。別アプリや専用サイトを開く必要がないため、全員が気軽に回答しやすい点が魅力です。

リマインド通知機能も搭載されており、回答期限が近づくと自動で通知されます。イベントや会議の参加確認をLINE上で完結できるため、社内チームや友人グループなど、日常的なコミュニケーションの延長で活用可能です。

Peatix｜集客から出欠確認までワンストップで管理

引用元：Peatix

Peatixは、イベント集客から出欠管理、チケット販売までを一元化できるイベント管理プラットフォームです。

コミュニティ形成に強く、参加者とのつながりを維持しやすい点が特徴です。国内外に対応しており、グローバルなイベントにも柔軟に活用できます。

QRコードによるスムーズなチェックイン機能や、参加データをもとにした分析機能も充実しています。小規模から中規模のイベントやセミナーに特に適しており、無料イベントであれば完全無料で利用可能です。

formrun｜デザイン性と共有機能に優れたフォームツール

引用元：formrun

formrunは、デザイン性とカスタマイズ性を両立したフォーム作成ツールです。

問い合わせフォームや申込フォームはもちろん、出欠確認フォームの作成にも適しています。直感的なドラッグ＆ドロップ操作でレイアウトを組み立てられるため、専門知識がなくても美しいフォームを作成できます。

また、SlackやGoogleスプレッドシートとの連携に対応しており、回答内容をリアルタイムでチーム共有できます。

STORES予約｜予約受付と出欠管理を同時に実現

引用元：STORES予約

STORES予約は、イベントや講座運営を効率化したい団体・協会に最適なクラウド型予約システムです。

無料プランから導入でき、会費やチケット、月謝、事前決済までをワンストップで管理できます。予約と出欠確認を一体化できるため、運営負担を大幅に軽減します。

さらに、LINEミニアプリ・Zoom・Googleカレンダーなど外部サービスとの連携機能が充実しています。予約受付から決済、リマインド、アフターフォローまでを自動化できるため、少人数のチームでも安定した運営が可能です。

EventRegist｜大規模イベントや展示会に最適

引用元：EventRegist

EventRegistは、告知からチケット販売、出欠確認、当日受付までを一元管理できる国産イベントマーケティングプラットフォームです。

オンライン・オフラインの両方に対応しており、ZoomやMicrosoft Teamsなどの配信ツールとも連携可能です。

参加者には自動でQRコード付きチケットが発行され、受付時の確認作業をスムーズに行えます。イベント後には参加データの分析も可能で、マーケティング施策の改善にも役立ちます。

WEBCAS｜高セキュリティな法人向けフォームシステム

引用元：WEBCAS

WEBCASは、顧客データベースの構築と高度なメールマーケティングを一体化したクラウド型CRMシステムです。会員登録フォームやアンケート機能が標準搭載されており、出欠確認にも活用できます。

通信の暗号化やアクセス制御など、セキュリティ機能が充実しており、個人情報保護法や各種法令にも対応しています。

らくらく連絡網｜学校や地域団体の連絡・出欠に便利

引用元：らくらく連絡網

らくらく連絡網は、学校やPTA、地域団体などで広く使われている無料の連絡・出欠管理ツールです。メール一斉送信機能を中心に、出欠確認やアンケート配信も簡単に行えます。

スマホ・PCのどちらからでも操作でき、参加者はURLをクリックするだけで回答可能。返信内容は自動で集計され、主催者はリアルタイムで確認できます。災害時の安否確認にも対応しており、緊急連絡網としても活用できます。

出欠確認システムを導入するメリット

出欠確認システムを導入する最大の利点は、運営業務を効率化しながら参加率を高められることです。従来のメールや紙での確認作業を自動化し、担当者の負担を軽減できるだけでなく、正確でスピーディーなデータ管理が可能になります。

ここでは、主な3つのメリットを詳しく解説します。

業務負担を大幅に軽減できる

システムを導入すると、回答収集から集計、リマインド送信までを自動化できます。紙のリストやExcelでの手作業が不要になり、確認ミスや入力漏れのリスクも減少します。

複数イベントを同時に運営している団体でも、一括で出欠状況を管理できるため、業務時間を大幅に短縮できます。

回答率や参加率を向上できる

スマートフォンやPCから簡単に回答できる仕組みを整えることで、参加者の負担が減り、回答率が向上します。さらに、自動リマインド機能を活用すれば、未回答者への再通知も手間なく行えます。

参加者がワンクリックで回答できる環境を整えることで、回答忘れを防ぎ、当日の参加率アップにもつながります。

集計・分析がスムーズになる

回答データが自動で集計されるため、リアルタイムで参加状況を確認できます。CSV出力やグラフ化にも対応しているシステムが多く、イベント後の報告や分析も容易です。

参加者属性や回答傾向を可視化することで、次回以降のイベント設計にも活かせます。データを蓄積・分析できる環境を整えることで、運営の精度と成果を高めることが可能です。

出欠確認システムを導入する際の注意点

出欠確認システムは非常に便利ですが、導入時には注意すべきポイントもあります。とくに、個人情報を扱うシステムである以上、セキュリティや運用ルールを軽視するとトラブルにつながる可能性があるため注意が必要です。

ここでは、導入前に確認しておきたい3つの注意点を紹介します。

個人情報保護とアクセス権限を管理する

出欠確認システムでは、氏名・メールアドレス・所属などの個人情報を扱うため、情報保護体制の整備が欠かせません。データの保存場所が国内か、SSL暗号化通信に対応しているかを確認しましょう。

加えて、社内でのアクセス権限を細かく設定し、閲覧・編集できる範囲を制限することが重要です。外部漏えいや不正アクセスを防ぐためにも、定期的な運用チェックを行いましょう。

初期設定・カスタマイズに時間がかかる場合もある

高機能なシステムほど、設定項目やカスタマイズ範囲が広く、導入初期に時間がかかることがあります。特に複数部署で共有する場合は、運用ルールやデータ項目を事前に整理しておくことが必要です。

導入支援やサポート体制が整っているサービスを選べば、スムーズに立ち上げられます。

社内運用ルールを明確にしておく

システムを導入しても、社内で運用ルールが定まっていないと混乱を招きます。たとえば、「誰が登録・更新を行うか」「回答期限をどう設定するか」などを明確に決めておくことが重要です。

また、参加者への通知や回答の管理方法も統一しておくと、チーム全体でスムーズに情報共有できます。運用ルールを文書化し、全員が同じ基準で運用できる体制を整えましょう。

出欠確認システムに関するよくある質問

出欠確認システムの導入を検討する際、「無料で使えるのか」「費用はどれくらいかかるのか」など、具体的な疑問を持つ人は多いでしょう。

ここでは、導入前によく寄せられる質問をまとめて解説します。

出欠確認システムは無料で使えますか？

はい、無料で利用できるサービスも多数あります。たとえば「Googleフォーム」や「調整さん」は基本機能を無料で提供しており、個人利用や小規模イベントに適しています。

一方で、企業や団体で使う場合は、セキュリティやサポート体制が充実した有料プランを検討するのがおすすめです。用途と運用体制に合わせて、無料・有料を選びましょう。

出欠確認システムの導入費用はいくらかかりますか？

費用はツールによって異なります。無料プランを提供するものもあれば、月額数千円〜数万円の有料システムもあります。

たとえば「シクミネット」や「WEBCAS form」など法人向けのツールでは、会員管理や決済機能を含めたプランが主流です。

導入コストだけでなく、サポート・セキュリティ・機能拡張のバランスも考慮して選定することが大切です。

出欠確認メールの文例を教えてください。

ビジネス向けの場合は、以下のような形式が一般的です。

件名：〇〇イベント出欠のご確認のお願い

本文：

平素よりお世話になっております。〇〇事務局です。

このたび〇月〇日に開催予定の〇〇について、出欠のご回答をお願いいたします。

以下のURLより〇月〇日までにご入力ください。

ご多忙のところ恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

簡潔かつ期限を明確に伝えることで、回答率を高められます。

出欠確認後に自動でリマインドを送れますか？

多くのシステムでは、自動リマインド機能が標準搭載されています。

未回答者や回答期限が近い人に自動通知を送れるため、担当者の手間を減らしつつ、回答漏れを防げます。

まとめ｜出欠確認システムで運営を自動化しよう

本記事では、出欠確認システムの選び方やおすすめツール、導入のメリットと注意点を解説しました。

出欠確認を手作業で行うと時間と労力がかかりますが、システムを導入すれば集計・通知・分析を自動化でき、運営の質を大きく高められます。特に、イベント規模や目的に合った機能を持つツールを選ぶことで、参加率の向上や情報共有の効率化が実現します。

無料から始められるサービスも多く、初めてでも導入しやすいのが魅力です。業務負担を減らし、正確かつスムーズな運営を行いたい方は、出欠確認システムの活用を検討してみてください。