イベント出欠管理ツールおすすめ10選｜サイト・アプリ・LINEでのやり方を紹介

イベントの出欠確認を手作業で行うと、集計ミスや返信漏れが起こりやすく、主催者の負担も大きくなります。そんな課題を解決するのが「イベント出欠管理ツール」です。

参加者はスマホやLINEから簡単に回答でき、主催者は自動集計やリマインド機能でスムーズに管理できます。ツールを活用すれば、参加率アップや運営効率の向上も期待できます。

この記事では、ツールの選び方からおすすめ10選までを紹介します。読めば、自分のイベントに最適な管理方法がわかり、次回の運営が格段にラクになります。

イベント出欠管理ツールの選び方

イベント出欠管理ツールを選ぶ際は、参加人数やイベントの目的に合わせた機能性を重視することが重要です。操作性や通知機能、外部サービスとの連携可否などを比較し、使いやすさと効率性を両立させましょう。

ここでは、ツール選びで押さえておきたい5つのポイントを紹介します。

イベント規模と参加人数に合ったツールを選ぶ

イベントの規模に応じて適したツールは変わります。少人数の集まりであれば、URL共有だけで出欠を取れる「調整さん」などが便利です。一方、企業イベントやセミナーのように数百名規模になる場合は、受付・決済・出欠を一括で管理できるシステムが必要になります。

参加者数に比例して、必要な管理項目やデータ処理量も増えるため、過不足のない機能を備えたツールを選ぶことが大切です。無料ツールで管理できる人数には制限があるケースもあるため、想定より多い参加者にも対応できる設計かを確認しましょう。

スマホ・PCどちらからも使いやすいか確認する

出欠確認の回答は、スマホから行う参加者が大半です。そのため、スマホ対応が不十分だと回答率が下がる恐れがあります。主催者側もPCで操作することが多いため、両方のデバイスで快適に使えるツールが理想です。

操作画面の見やすさや入力ステップの少なさも重要な評価基準になります。シンプルなUIを備えたツールなら、参加者の負担を減らし、回答スピードを高められます。

特に社内イベントや外部向けセミナーなどでは、アクセス環境が多様なため、レスポンシブ対応のシステムを選ぶと安心です。

リマインド・通知機能の有無をチェックする

出欠管理では「回答忘れ」を防ぐことが重要です。自動リマインド機能があるツールを選べば、回答期限が近づくと自動で通知されるため、主催者が個別に催促する手間を省けます。参加者にもイベント直前の再通知が届くため、当日キャンセルの減少にもつながります。

さらに、出席者だけにリマインドを送る設定ができるツールもあり、情報共有を効率化できます。メールやLINEなど、通知チャネルを柔軟に選べるかも確認しておきましょう。

LINE・Googleなど外部連携機能を比較する

ツール選びでは、外部サービスとの連携性も大きなポイントです。LINEやGoogleカレンダーと連携できるツールなら、参加者の確認・リマインドを自然な流れで行えます。

たとえばLINEスケジュールなら、チャットの中で日程調整から出欠登録まで完結可能です。企業イベントでは、Googleフォームやスプレッドシートと連携し、社内でデータ共有する運用も一般的です。

外部連携を活用すれば、既存のワークフローに組み込みやすく、無理のないデジタル化を実現できます。

無料プランの制限と有料プランのコスパを見極める

多くの出欠管理ツールには無料プランがありますが、機能制限に注意が必要です。参加者数やリマインド回数に制限がある場合、途中で有料プランへの切り替えが必要になることもあります。料金だけで判断せず、長期的な運用コストと機能のバランスを比較しましょう。

特に法人イベントでは、サポート体制やセキュリティ機能の有無も重要な判断材料です。無料期間を活用して使い勝手を試し、実際の運用に合ったプランを選ぶのが賢明です。

イベント出欠管理ツールおすすめ10選

イベントの規模や目的によって、最適な出欠管理ツールは異なります。ここでは、使いやすさ・機能性・コスパの3点を基準に厳選した10種類のおすすめツールを紹介します。サイト・アプリ・LINEなど、運用スタイルに合わせて最適な方法を選びましょう。

▼イベント出欠管理ツール比較表

※気になるツール名をクリックすると詳細に移動できます

シクミネット｜会員管理から出欠確認まで一元化できる

引用元：シクミネット

シクミネットは、会員管理・決済管理・イベント運営を一体化した国産クラウドシステムです。自治体・協会・企業など600以上の団体が導入しており、信頼性と実績の高さが特徴です。

イベント出欠管理では、新規作成から複製、定員設定、会員価格設定、申込フォームの自動生成までを一画面で操作できます。参加者の一覧管理や、出欠状況の自動集計も可能です。

電話やメールによるサポート体制も整っており、運用面での安心感も高いツールです。

調整さん｜URL共有だけで簡単に出欠確認ができる

引用元：調整さん

調整さんは、無料で利用できる日程調整・出欠管理サービスで、会員登録やログイン不要で使えます。

作成したURLを参加者に共有するだけで、誰でもすぐに出欠を入力できます。操作が非常にシンプルで、初めての人でも迷わず使える点が大きな魅力です。入力結果は自動で集計され、リアルタイムに出欠状況を確認可能です。

Googleフォーム｜無料で自由にカスタマイズできる出欠フォーム

引用元：Googleフォーム

Googleフォームは、無料で使える出欠管理ツールの定番です。Googleアカウントさえあれば、誰でも簡単にフォームを作成でき、参加者の回答は自動でスプレッドシートに反映されます。

質問項目を自由に設計できるため、イベントの種類や目的に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。回答制限や必須項目設定、画像や説明文の挿入もでき、見た目の統一感を保てます。

出欠データの分析もスプレッドシート上で行えるため、事後集計も効率的に行えます。

LINEスケジュール｜LINE上で手軽に出欠を取れる

引用元：LINEみんなの使い方ガイド

LINEスケジュールは、日常的に使っているLINEアプリ上で出欠管理ができる無料ツールです。

グループチャット内でスケジュールを作成し、トーク画面上で直接出欠を入力できます。別アプリを開く必要がなく、全員が気軽に回答しやすいのが特徴です。

リマインド通知機能もあり、回答期限が近づくと自動で再通知されます。操作が直感的で、スマホ操作に不慣れな人でも簡単に利用できます。

EventRegist｜受付・決済・出欠管理を一括で行える

引用元：EventRegist

EventRegistは、告知・決済・参加者管理・当日受付まで網羅する国産イベントマーケティングプラットフォームです。オンライン・オフライン両方のイベントに対応しており、ZoomやTeamsとの連携も可能です。

参加者には自動でQRコード付きチケットが発行され、当日の受付がスムーズになります。ビジネス系セミナーや展示会など、大規模イベントを効率化したい場合に最適です。

Peatix｜集客から出欠管理まで対応できるイベント管理ツール

引用元：Peatix

Peatixはコミュニティ形成に強みを持つ、グローバル対応のイベント管理・チケット販売プラットフォームです。QRコードによるチェックインやデータ分析機能も備え、小規模〜中規模イベントに最適です。

無料イベントは完全無料で使用できます。有料イベントでは、チケット1枚につき課金手数料として「4.9%＋99円」がかかります。

formrun｜デザイン性と拡張性に優れたフォーム作成が可能

引用元：formrun

formrunは、デザイン性とカスタマイズ性に優れたフォーム作成ツールです。問い合わせフォームや申込フォームを自由に設計でき、出欠確認フォームにも最適です。

ドラッグ＆ドロップ操作で簡単に作成でき、HTML知識がなくても美しいデザインを実現できます。SlackやGoogleスプレッドシートと連携し、回答内容をリアルタイムで共有可能です。

Event Cloud Mix｜集客・運営・分析をワンストップで実現

引用元：Event Cloud Mix

Event Cloud Mixは、TKPが提供するクラウド型セミナー管理システムで、企画段階から当日の受付、開催後のフォローアップまでをワンストップで自動化できます。

メール配信、QRコード受付、参加者データや名刺交換履歴もクラウド上で一元管理でき、イベント運営にかかる負担を大幅に軽減します。

らくらく連絡網｜学校や地域団体の連絡・出欠に便利

引用元：らくらく連絡網

らくらく連絡網は、学校やPTA、地域団体などで広く使われている無料の連絡・出欠管理ツールです。メール一斉送信機能を中心に、出欠確認やアンケート配信も簡単に行えます。

スマホ・PCのどちらからでも操作でき、参加者はURLをクリックするだけで回答可能。返信内容は自動で集計され、主催者はリアルタイムで確認できます。災害時の安否確認にも対応しており、緊急連絡網としても活用できます。

その場で簡単！出欠確認｜アプリで即時に出欠登録ができる

引用：その場で簡単！出欠確認

その場で簡単！出欠確認は、スマホアプリから即時に出欠を登録できる無料ツールです。QRコードを表示して読み取るだけで参加登録が完了し、紙の出欠表を使う必要がありません。

回答結果はリアルタイムで自動集計され、主催者はアプリ上で即確認できます。学校行事や社内ミーティングなど、現場でスピーディに出欠を取る場面に最適です。

出欠管理ツールを活用するメリット

イベント出欠管理ツールを導入する最大の利点は、主催者と参加者の双方にとって手間とミスを減らせる点にあります。手作業では煩雑になりやすい集計やリマインド送信を自動化でき、運営全体の効率が大幅に向上します。

ここでは、具体的な5つのメリットを解説します。

手作業の集計を自動化できる

出欠管理ツールを使うと、従来のメールや紙での集計作業を自動化できます。参加者が入力したデータはリアルタイムで一覧化され、集計表を手で作る必要がありません。

回答内容の重複や誤入力も防げるため、正確な参加人数を把握できます。参加人数が多い場合ほど効果が大きく、複数担当者で共有すれば業務分担もスムーズになります。

リマインドや通知で参加率が向上する

イベントの出欠確認でよくある課題は、参加者の「回答忘れ」です。リマインド機能を備えたツールを使えば、回答期限前やイベント前日に自動で通知が送られ、参加率を高められます。

メール通知に加えて、LINEやプッシュ通知に対応するツールもあり、開封率が高い点もメリットです。主催者側の手動フォローが不要になり、回答状況を見ながら効率的に催促できます。

参加者データを蓄積して次回に活かせる

ツールを活用すると、イベントごとの参加者データを継続的に蓄積できます。誰がどのイベントに参加したか、回答傾向やリマインド開封率などを可視化でき、次回以降の企画や告知に活かせます。

例えば、法人向けイベントでは、常連参加者の傾向を分析して招待リストを最適化することが可能です。蓄積した情報を分析することで、集客効率を高め、長期的なコミュニティ運営にもつなげられます。

当日の受付や名簿管理がスムーズになる

出欠管理ツールを導入すると、当日の受付作業も効率化されます。QRコードを使ったチェックイン機能を持つツールなら、参加者はスマホをかざすだけで入場できます。

紙の名簿や手書きサインを廃止でき、受付待ちの混雑を防げます。主催者はその場で出席状況をリアルタイムに把握でき、欠席者への対応もスムーズです。

さらに、データは自動で名簿に反映され、後日の報告書作成や参加証発行も簡単に行えます。

チーム全体で状況を共有できる

クラウド型の出欠管理ツールは、複数人で同時にアクセス・編集が可能です。主催者、受付担当、広報担当など、チーム全体でリアルタイムに進行状況を共有できます。連絡ミスや情報の行き違いを防ぎ、運営体制の透明性を高められます。

特に大規模イベントや複数拠点開催では、担当者が異なる場合でも統一したデータ管理が行えます。属人化しがちなイベント運営を、チーム全員で支える体制に変えられるのがこの機能の強みです。

イベント出欠管理ツールを活用する際の注意点

出欠管理ツールは非常に便利ですが、導入後の運用方法を誤るとトラブルにつながることもあります。特に個人情報の扱いや無料プランの制限、参加者の操作負担などは注意が必要です。

ここでは、導入前に確認しておくべき4つのポイントを詳しく解説します。

個人情報の取り扱いに注意する

イベント出欠管理ツールでは、氏名やメールアドレス、電話番号などの個人情報を扱います。そのため、個人情報保護法やプライバシーポリシーに沿った運用が欠かせません。

無料ツールの中にはデータ保存先が海外サーバーのものもあるため、取り扱い方を事前に確認することが重要です。特に教育機関や自治体など、個人情報の管理基準が厳しい組織では、セキュリティ体制が明示された国産ツールを選ぶと安心です。

無料プランは機能制限を確認する

多くのツールには無料プランがありますが、利用範囲に制限が設けられている場合があります。たとえば、登録可能人数・リマインド回数・外部連携機能などが限定されるケースです。

初期は無料で十分でも、参加者数が増えると有料プランへの切り替えが必要になることがあります。料金だけで判断せず、運用規模と必要機能を見極めましょう。

特に法人イベントでは、データ保管期間やサポート対応の有無も重要です。無料期間を活用して操作感を試し、実際の運営に支障がないか確認するのがおすすめです。

参加者側の使いやすさを意識する

主催者の管理効率だけでなく、参加者の操作性も重視することが大切です。ツールが複雑すぎると回答率が下がり、参加確認が遅れる原因になります。

スマホ対応やログイン不要の仕組みを備えたツールなら、誰でも簡単に回答可能です。特に高齢者やITに不慣れな参加者がいる場合、入力ステップを減らす工夫が必要です。

フォームのデザインや回答画面の説明文もわかりやすく整えることで、スムーズな回答につながります。

ツール導入後の運用ルールを明確にする

出欠管理ツールを効果的に活用するには、チーム内での運用ルールを明確にすることが欠かせません。誰が出欠状況を更新・確認するのか、リマインドを送るタイミングはいつかなど、具体的な手順を決めておくと運用が安定します。

複数の担当者が同時に編集する場合は、誤操作によるデータ消失や重複登録を防ぐための権限設定も必要です。ツールの変更履歴や更新ログを活用すれば、ミスが起きた際にも迅速に原因を追えます。

イベント出欠管理ツールに関するよくある質問（FAQ）

出欠管理ツールを導入する前に「無料で使える？」「メール案内はどう書く？」「自作できる？」など、多くの人が共通して抱く疑問があります。

ここでは、導入時に知っておきたい代表的な質問とその回答をまとめました。

無料で使える出欠確認アプリ・ツールはありますか？

はい、無料で使える出欠管理ツールはいくつも存在します。代表的なのは「調整さん」「Googleフォーム」「LINEスケジュール」「らくらく連絡網」などです。いずれも基本機能は無料で、個人イベントや小規模の社内行事に十分対応できます。

ただし、無料プランには人数制限や通知回数の上限がある場合があるため注意が必要です。法人イベントや大規模運営を行う場合は、有料プランへの切り替えを検討しましょう。

無料ツールは手軽に始められますが、セキュリティ体制やサポート範囲はサービスによって差があります。扱うデータ量やイベント規模に応じて、最適なものを選ぶことが大切です。

出欠確認メールや案内文の例文を知りたい

出欠確認メールを送る際は「目的」「期限」「回答方法」を明確に記載することが大切です。件名には「〇〇イベント出欠のご確認」など具体的なタイトルを設定しましょう。

本文では、日時・会場・参加費などの基本情報に加え、回答フォームのURLを添えると親切です。例文としては以下のような形式が使えます。

このように、短くわかりやすい文章が最も効果的です。

出欠管理システムは自作できますか？作り方を教えてください

はい、簡易的な出欠管理システムなら自作も可能です。最も手軽なのは、Googleフォーム＋スプレッドシートを使う方法です。フォームで出欠項目を設定し、回答データをスプレッドシートに自動連携させれば、即座に集計表が作成されます。

頻繁にイベントを開催する場合や参加者が多い場合は、管理負担を考慮し、市販ツールの導入を検討すると良いでしょう。

飲み会や同窓会で使いやすい出欠確認アプリは？

カジュアルなイベントには、手軽に使えるアプリ型の出欠ツールが最適です。代表的なものは「LINEスケジュール」と「調整さん」です。どちらもアカウント登録が不要で、URLやトーク画面からすぐに出欠を取れます。

参加者がスマホ操作に慣れている場合はLINEスケジュールが便利で、グループ内で回答状況を共有できます。PCユーザーが多い場合や複数候補日を比較したいときは調整さんが向いています。

まとめ｜出欠管理ツールを活用してイベント運営をスマートに

本記事では、イベント出欠管理ツールの選び方やおすすめサービス、活用時の注意点を解説しました。ツールを導入すれば、出欠確認や集計作業を自動化でき、運営負担を大幅に軽減できます。

無料で使えるツールから高機能な法人向けサービスまで多様にそろっているため、イベントの規模や目的に合わせて最適なものを選ぶことが重要です。

正しく活用すれば、運営の効率化だけでなく、参加者満足度の向上にもつながります。デジタル管理を取り入れて、スマートで質の高いイベントを実現しましょう。