互助会におすすめの会員管理システム8選｜選ぶ際のポイントも解説

互助会の安定運営と会員満足度向上のためには、会員管理システムの導入が不可欠です。

情報の一元化、会費管理の自動化、慶弔対応の記録などをシステムで行うことで、職員の作業負担を減らし、正確かつ迅速な対応が可能になります。

本記事では、互助会に特化したおすすめ会員管理システム8選を紹介し、特徴・費用・導入メリットを詳しく解説します。

この記事を読むことで、自団体に合ったシステムを見極め、安定運営とサービス向上を同時に実現する方法がわかります。

 

互助会の業務は「会員管理システム」で効率化できる

会員管理システムを導入すれば、互助会の業務を効率化することが可能です。会員情報や会費請求、未納管理、慶弔対応、帳票作成などを一つの仕組みに集約できるため、担当者の負担が軽くなり、処理の正確性も高まります。

紙やExcelでの管理では、更新漏れやデータ重複、引き継ぎ時の混乱が起こりやすく、会員対応に支障をきたす場合があります。会員管理システムを活用すれば、入金状況の把握、香典や供花の記録整理、帳票作成まで自動で行うことが可能です。

互助会向け会員管理システムおすすめ8選

互助会に最適な会員管理システムを選ぶ際は、複数の観点から検討する必要があります。以下の4つは特に重要な判断基準です。

シクミネット｜会員・会費・イベントを一元管理

引用元：シクミネット

シクミネットは、会員情報、会費管理、イベント運営を一つのシステムで管理できるクラウド型サービスです。互助会に必要な機能が揃っており、会員データの登録・更新、請求や入金状況の確認、未納管理まで一元化できます。

また、イベントやセミナーの申込受付、出欠管理、参加費の決済までオンラインで完結できる点も特徴です。さらに、クラウド型のため、複数拠点から同じ情報にアクセスでき、職員間の情報共有も円滑になります。

会員数が多く、イベント運営を積極的に行う互助会にとって、業務効率と情報共有の両立が期待できるシステムです。

互助会会員管理システム MOC｜積立と会費徴収を効率化

引用元：互助会会員管理システム MOC

互助会会員管理システム MOCは、冠婚葬祭事業を自社で運営する互助会向けに設計されたクラウド型システムです。

積立金や会費の請求・収納・未納管理を自動化でき、日々の入金状況をリアルタイムで確認できます。会員情報は契約内容や積立状況と紐づけて管理でき、慶弔時の手続きや提供サービスの履歴も正確に記録されます。

また、操作画面は業務フローに沿った構成となっており、担当者のITスキルに依存しにくい設計です。

PreSol Members｜冠婚葬祭の互助会に特化

引用元：PreSol Members

PreSol Membersは、冠婚葬祭関連の互助会業務を想定して設計されたクラウド型会員管理システムです。加入情報、入金情報、施行情報、口座振替情報などを一元的に管理でき、契約内容に基づく正確なデータ運用を実現します。

加入情報をもとにした多様な検索、前受残高の即時集計、口座振替による入金の自動化など、収納業務の効率化に寄与する設計が魅力です。

前受残高の即時集計や自動口座振替処理にも対応しており、収納業務の効率化に役立ちます。

サブスクペイ｜会費の自動徴収が可能

引用元：サブスクペイ

サブスクペイは、継続課金や定期支払いに対応したクラウド型決済・会員管理システムです。互助会の会費請求を自動化でき、毎月の口座振替やクレジットカード決済を設定すれば、未納や請求漏れのリスクを抑えられます。

決済方法はクレジットカード、口座振替、コンビニ払い、銀行振込など幅広く、会員の利便性を高める選択肢を提供できます。

hacomono｜予約・決済・入退室を効率化

引用元：hacomono

hacomonoは、会員制施設や多拠点展開の団体運営に適したクラウド型予約・会員管理システムです。多拠点や多目的施設を管理する団体におすすめです。

互助会が運営するイベントや施設の予約受付、決済、入退室管理まで一元化できます。会員登録から予約、支払いまでをオンラインで完結でき、現場の事務負担を軽減します。

入退室はQRコードやICカードに対応しており、非対面でのチェックインが可能です。

会費ペイ｜互助会の会費収納を効率化

引用元：会費ペイ

会費ペイは、会費や利用料金の請求・収納・督促をオンライン化できるクラウド型サービスです。互助会の会費管理において、請求漏れや未納リスクの低減に役立ちます。

会員登録から支払いまでのフローをオンラインで完結でき、事務作業を大幅に削減可能です。入金状況はリアルタイムで確認でき、未納者への督促メールも自動送信できます。

契約プランに応じて、会員管理やイベント参加受付などの機能も利用可能です。

さくら情報システム｜経験豊富な互助会専門のエンジニアが対応

引用元：さくら情報システム

さくら情報システムは、互助会業務に特化した会員管理システムの開発・導入支援を行う企業です。長年の互助会向けシステム構築実績を持つエンジニアが、各団体の運営形態や業務フローに合わせたカスタマイズを提案します。

オンプレミス型の構築に対応しており、自社サーバー環境での安定稼働や既存システムとの連携を重視する団体に適しています。

スマート葬儀｜葬儀部門に特化したシステム

引用元：スマート葬儀

スマート葬儀は、葬儀業務に特化したクラウド型プラットフォームです。葬儀の受注から施行、精算までを一元管理できます。

葬儀申込や見積作成、発注管理、スケジュール管理など、現場と事務処理を結びつける機能が揃っている点が特徴です。オンラインで香典や供花の受付・決済ができる仕組みも備えており、会員や参列者の利便性向上に寄与します。

互助会が会員管理システムを導入する5つのメリット

 

会員管理システムの導入は、互助会の業務効率化だけでなく、会員へのサービス品質向上にもつながります。ここでは、互助会が会員管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

 

情報を一元化し、管理の抜け漏れを防げる

会員管理システムでは、会員情報や契約内容、会費の支払い履歴、慶弔対応の履歴などを一元的に管理できます。

従来の紙台帳やExcel運用では、複数ファイルや部門間での情報共有に時間がかかり、入力漏れや重複登録が発生しやすい環境でした。システム化を行うことで、全職員が常に最新データにアクセスでき、情報の更新遅延や確認ミスを防止することが可能です。

また、条件を指定した検索や抽出も瞬時に行えるため、会員からの問い合わせや契約確認も迅速に対応できます。

会費の請求・未納管理を自動化できる

会員管理システムを導入すると、会費の請求や未納管理を自動化できます。そのため、手作業による請求書作成や入金確認の負担を軽減可能です。

システムに請求金額や支払期日を設定すると、自動で請求データを作成し、会員への通知や請求書送付を行ってくれます。入金が確認されると履歴に反映され、未納者だけを抽出して督促メールや案内を送ることも可能です。

リアルタイムで入金状況を把握できるため、滞納件数や回収率の分析が容易になり、収納計画の改善にも役立ちます。

香典・供花などの慶弔対応を正確に記録できる

会員管理システムには、香典や供花、弔慰金などの慶弔対応を正確に記録する機能を備えたものがあります。会員情報と慶弔履歴を紐づけて一元管理でき、日付、対応内容、金額、関連部署などを詳細に登録可能です。

過去の対応履歴も検索条件を設定して即座に抽出できるため、再度の対応時や確認業務がスムーズになります。

慶弔の実績データは、年間の支出状況や傾向分析にも活用でき、予算計画の精度向上にもつながります。正確な記録は会員との信頼関係を保つ上で欠かせない要素です。

帳票作成や報告業務を効率化できる

会員管理システムを導入すると、帳票作成や報告業務の効率化が可能になります。

互助会では、契約台帳や入金一覧、慶弔対応記録、会員数推移など、多様な帳票や集計資料を定期的に作成する必要があります。従来の紙やExcelでは、複数のデータを集約して整形する作業に時間がかかり、入力や転記のミスも起こりやすい状況でした。

会員管理システムでは、あらかじめ設定されたテンプレートや条件を使い、必要な帳票をワンクリックで生成できます。事務作業の時間短縮だけでなく、報告精度の向上にもつながります。

引き継ぎや業務継続がスムーズになる

会員管理システムを活用すると、担当者の異動や退職があっても、業務の引き継ぎや継続が円滑に行えます。

従来の紙台帳や個人の管理ファイルでは、情報が属人的に管理されやすく、引き継ぎ時にデータが不足したり、更新が滞ったりするリスクがありました。システムに業務情報を集約しておけば、会員データ、契約状況、入金履歴、慶弔対応履歴などを必要な時に誰でも同じ条件で参照できます。

操作履歴や更新履歴が残るため、過去の変更点や対応経緯を把握しやすい点も魅力です。

互助会向け会員管理システムの主な機能

互助会向け会員管理システムには、業務の正確性と効率性を高めるための機能が幅広く搭載されています。ここでは、特に重要な6つの機能について詳しく解説します。

 

会員情報の一元管理

会員情報の一元管理機能では、氏名や住所、連絡先などの基本情報に加え、契約内容、積立状況、支払い履歴、慶弔対応履歴などを一つのデータベースにまとめて管理できます。

従来の紙台帳や複数のExcelファイルでの管理は、情報の更新タイミングや保存場所の違いから、データの重複や漏れが発生しやすい環境でした。

システムを利用すれば、全職員が最新の情報にアクセスでき、会員対応の質を維持しながら迅速な業務遂行が可能になります。

会費の請求・入金・未納管理

会費の請求・入金・未納管理機能では、毎月や年単位で発生する会費請求を自動化でき、入金状況の確認や未納者への対応を効率化できます。

請求金額や支払期限を登録すれば、システムが自動で請求書を作成し、会員へのメール送信や郵送用データ出力まで行えます。入金が確認されると会員データに即時反映され、未納者を抽出して督促通知を自動送信することも可能です。

決済方法はクレジットカード、口座振替、コンビニ払い、銀行振込など複数から選択でき、会員の利便性を高められます。リアルタイムで入金データを把握できるため、滞納件数や回収率の分析が容易になり、収納業務の改善に役立ちます。

香典・供花・弔慰金の対応履歴管理

香典や供花、弔慰金といった慶弔対応の履歴管理機能は、互助会業務に欠かせない機能の一つです。

会員管理システムでは、対応内容を会員情報と紐づけて登録でき、日付、金額、対応種別、担当者などの詳細を正確に記録できます。

システム化により、過去の履歴を条件検索で即座に抽出でき、再対応や照会業務がスムーズになります。また、担当者交代や異動があっても履歴情報は引き継がれるため、対応の一貫性を保つことが可能です。

訃報の作成・印刷機能

訃報の作成・印刷機能は、会員や関係者への迅速かつ正確な情報提供を支える機能です。会員管理システムでは、登録済みの会員情報を活用して、氏名、住所、連絡先、契約内容などを自動で反映した訃報文書を作成できます。

テンプレートを設定すれば、文章やレイアウトを統一でき、団体としての文面品質を保つことが可能です。

印刷だけでなく、PDF形式での出力やメール送信に対応するシステムもあり、郵送と電子配信を併用することで連絡の迅速化が図れます。

帳票作成・名簿出力機能

帳票作成・名簿出力機能は、互助会運営に必要な各種資料を効率的に作成するための機能です。

会員管理システムでは、会員台帳、契約一覧、入金履歴、慶弔対応履歴などの帳票を、あらかじめ設定されたフォーマットに基づき自動生成できます。条件設定や期間指定を行うだけで即時に帳票を作成でき、定例報告や臨時集計にも迅速に対応可能です。

また、名簿出力機能を利用すれば、必要な項目を選択してCSVやExcel形式で抽出でき、他部署や外部委託先とデータを共有しやすくなります。

イベント・出欠・通知配信機能

イベント・出欠・通知配信機能は、互助会が実施する各種行事やセミナー、説明会などの運営を支援する機能です。

会員管理システム上でイベントを登録すると、参加申込フォームや案内メールを自動作成でき、会員はオンラインで参加申し込みが可能になります。

イベント前にはリマインドメール、終了後にはお礼やアンケート配信など、参加状況に応じた通知を送信できるため、会員との接点強化にも役立ちます。

互助会が会員管理システムを選ぶ際のポイント

会員管理システムは機能や導入形態が多様であり、互助会の規模や業務特性に適した製品を選ぶことが重要です。ここでは、互助会が会員管理システムを選ぶ際のポイントを解説します。

 

団体の規模と業務内容に合った機能があるか

システムの導入にあたっては、団体の規模や業務の範囲に適した機能が備わっているかを確認することが不可欠です。

会員数が多い場合は、大量データを安定して処理できる性能や、検索・抽出のスピードが求められます。一方、小規模な団体では、必要最低限の機能に絞ったシンプルな構成の方が運用しやすく、コスト面でも有利です。

また、慶弔対応や積立金管理など、互助会特有の業務に対応しているかも重要な判断材料になります。導入前に要件定義を行い、現場で必要な業務フローを洗い出すことで、機能過不足のないシステム選定につながります。

クラウド型かオンプレミス型か

会員管理システムは、大きくクラウド型とオンプレミス型に分けられます。

クラウド型はインターネット環境があればどこからでも利用でき、複数拠点間の情報共有や在宅勤務との相性が良い点が特長です。サーバーやインフラの管理を事業者側が行うため、自団体での保守負担を軽減でき、災害時のデータ保全にも強みがあります。

一方、オンプレミス型は自社サーバーで運用するため、外部ネットワークに依存せず、カスタマイズの自由度が高い点が魅力です。セキュリティポリシー上、外部クラウド利用が難しい団体や、既存システムとの細かな連携が必要な場合に向いています。

自団体の運営体制や将来の拡張性を考慮し、どちらの導入形態が適しているかを判断することが重要です。

操作のしやすさが職員のITスキルに合っているか

会員管理システムは、高機能であっても現場の職員が使いこなせなければ効果を発揮しません。特に互助会では、事務スタッフや現場担当者など、ITスキルが異なる職員が混在しており、全員がストレスなく操作できる設計が求められます。

導入前には、画面レイアウトや操作手順が直感的かどうか、よく使う機能にすぐアクセスできるかを確認すると安心です。

操作性に優れたシステムであれば、入力や検索、帳票作成などの基本作業がスムーズに進み、ミスや作業時間の削減につながります。

セキュリティ対策と個人情報の保護体制は万全か

会員管理システムには、氏名や住所、契約内容、支払い履歴などの重要な個人情報が集約されます。そのため、導入時にはセキュリティ対策と情報保護体制が十分に整っているかを確認する必要があります。

通信の暗号化（SSL/TLS）やデータベースのアクセス制限、二要素認証などの基本機能は必須です。

クラウド型の場合は、データセンターのセキュリティレベルやバックアップ体制、災害時の復旧計画も重要な評価ポイントです。

 

まとめ：自分たちの団体に合ったシステムを選び、業務を効率化しよう

本記事では、互助会向け会員管理システムの概要や導入メリット、おすすめサービス8選などを解説しました。

互助会の運営では、会員情報や会費収納、慶弔対応、帳票作成など幅広い業務を正確かつ効率的に行う必要があります。会員管理システムを活用すれば、互助会の業務を一元化し、情報共有の精度とスピードを高めることが可能です。

適切なシステムを選び、運用を定着させることで、日常業務の負担軽減と会員サービスの質向上を同時に実現できます。