イベント管理をエクセルで行うには？管理表の作り方やテンプレートを紹介

イベントの準備で「何から手を付けるべきか分からない」と感じたことはありませんか？

日程や備品、担当者、参加者情報など、整理すべき項目は多く、抜け漏れが発生しがちです。

そんなとき頼りになるのが、エクセルによる「イベント管理表」です。無料で使えて、自社のスタイルに合わせて柔軟に設計できる点が魅力です。管理表を活用すれば、タスクや担当者を整理でき、進捗も一目で把握できます。

特に中小規模のイベントでは、コストを抑えて管理できる点でもエクセルでの管理表は有効です。操作に不慣れな人でも、テンプレートを活用すれば構造化された表が簡単に作成できます。

本記事では、イベント管理におけるエクセル活用のポイントを詳しく解説します。また、主な管理項目や表の作り方、使えるテンプレートもあわせて紹介します。

イベント管理を効率化したい担当者は、ぜひ参考にしてください。

 

 

エクセルのイベント管理表テンプレート

イベント管理表は、一から作るよりも既存のテンプレートを活用するのが効率的です。とくにエクセル形式のテンプレートは無料で提供されているものが多く、使い慣れた環境で編集できる点が魅力です。

ここでは、初心者でも扱いやすい3種類のテンプレートを紹介します。

 

Microsoft 行程管理表｜ガントチャート形式の行程表

引用元：Microsoft 行程管理表

Microsoft公式のエクセルテンプレートには、ガントチャート形式の行程表があります。準備から当日運営までのタスクを日付軸で視覚的に整理でき、一目で進行状況やスケジュールを把握できます。

公式サイトから無料でダウンロードでき、エクセルユーザーならすぐに導入可能です。色分けや期日調整、担当者別フィルタなどの機能も充実しており、イベント規模が小さくても管理を効率化できます。

操作に不慣れな方でも、テンプレートの構造にそって入力すれば管理表が完成するため、初心者にも使いやすい形式です。

＞＞Microsoft 行程管理表はこちら

Smartsheet｜タスク管理や担当者割り当て、期日設定が可能

引用元：Smartsheet

Smartsheetは、イベントの準備から当日の進行、ToDo管理まで一元化できるクラウド型のテンプレート群を提供しています。

イベント計画テンプレートでは、タスク管理や担当者割り当て、期日設定が可能で、視覚支援としてガントチャートも利用できます。イベント予算テンプレートと組み合わせれば支出と収入の管理も体系化でき、総合的な予算把握が可能です。

イベント評価フォームのテンプレートを導入すれば、終了後の振り返りや改善点の抽出にも対応できます。

＞＞Smartsheet テンプレートはこちら

ビズ研｜スケジュール表・チェックリストなど豊富

引用元：ビズ研

ビズ研は、業務用テンプレートを無料かつ登録不要で提供するサイトです。イベント管理用のエクセルテンプレートとして、スケジュール表・チェックリストなどが揃っています。

特にシンプル設計のガントチャートやToDoリスト形式の表は、中小規模のイベント管理に向いています。エクセルに慣れていない方でも直感的に扱え、現場での印刷利用にも適したデザインです。

＞＞ビズ研のテンプレートはこちら

エクセルのイベント管理表で整理すべき主な項目一覧

エクセルでイベント管理表を作る際は、項目の選定が成果に直結します。どれだけフォーマットが整っていても、管理すべき内容が欠けていれば、当日の混乱や準備漏れの原因となるため注意が必要です。

ここでは、主に整理すべき7つの項目について詳しく解説します。

 

イベント開催までに必要なタスク

イベント準備では、事前タスクを明確にすることが重要です。準備段階で何をすべきかを把握できていないと、業務の抜け漏れやスケジュール遅延につながります。

タスクを洗い出し、優先度と担当者を決めて整理しておくことで、段取りの流れがスムーズになります。

エクセルで管理する際は、タスク名・期限・進捗・担当者の4項目を最低限記載することが効果的です。依存関係があるタスクは順序を意識し、遅延リスクがある箇所は条件付き書式で警告を設定しておくと安心です。

イベント当日に必要な備品・景品の準備リスト

備品や景品の準備リストは、当日の運営を円滑に進めるための必須項目です。物品が不足すると、進行に支障が出るだけでなく、参加者の満足度にも影響します。

備品・景品を表にまとめ、項目ごとに「数量」「手配状況」「担当者」「最終確認日」を記録しておくと管理がしやすくなります。チェック欄を設けておくと、搬入・設置時の確認にも活用できるためおすすめです。

直前のトラブルを防ぐためにも、事前に在庫や納期を確認し、予備も含めて手配することが重要です。

イベント当日の運営タスク

当日の運営タスクを整理しておくことで、現場での混乱を防げます。

イベント当日は想定外の事態が起こりやすく、計画通りに進まないケースも多くあります。そのため、受付対応・来場者誘導・司会進行・音響操作・緊急対応など、必要な役割を事前に明確化しておくことが重要です。

時間ごとのスケジュールを分単位で構成し、「誰が」「何を」「いつ」実施するかを文書化しましょう。

エクセルではタイムテーブル形式で、縦軸に時刻、横軸に担当者を記載すると視認性が高まります。想定質問やトラブル発生時の対応フローもあわせて管理表に盛り込めば、当日の対応力が向上します。

タスクごとのスタッフの役割分担

スタッフの役割を事前に明確にしておくことが、現場運営の安定につながります。

イベント当日は多くの作業が並行して進行するため、担当不明や重複作業が発生しやすくなります。そのため、各タスクごとに責任者と実行担当を割り当てておくことが重要です。

たとえば、受付・誘導・会場設営・物品管理・司会進行・トラブル対応など、業務内容ごとに分類して管理表へ記載します。エクセルでは、タスク名・担当者・連絡先・配置時間帯などを表にまとめておくと便利です。

さらに、代替対応が可能な人材も補足しておくと、当日急な欠員にも対応しやすくなります。役割分担表は、全スタッフに共有し、定期的に更新・確認しておくことが重要です。

イベント終了後に必要なタスク

イベント後の対応は、次回開催や顧客満足度の向上に直結します。

準備や当日運営に注力しすぎて、終了後のタスクが後回しになるケースも多く見られます。しかし、片付けや精算業務だけでなく、参加者へのフォローメール、アンケートの回収と集計、反省点の整理までが重要な業務です。

特に、備品の返却や会場の原状回復などは、期日を守る必要があります。終了後の作業をエクセルで一覧化し、担当者・締切日・対応状況を記録しておくと抜け漏れが防げます。

また、イベントの成果を数値や声としてまとめ、報告書を作成すれば、次回開催の資料としても活用できます。

イベント参加者情報の管理

参加者情報の整理は、イベント後のフォローや今後の案内に欠かせません。氏名や連絡先、所属、申込日、参加履歴などをエクセルで一元管理することで、個別対応や再案内がスムーズになります。

申込経路やアンケート回答の有無も追加すれば、分析にも活用できます。情報が増えた場合はフィルタ機能を使って条件抽出できるように設定しましょう。今後のイベント案内や商品紹介メールを送る場合は、本人の同意取得状況も明記しておくと安心です。

アンケート項目と集計準備

アンケート設計と集計準備は、イベントの改善と次回施策に直結する重要な作業です。実施内容や運営体制、満足度、再参加意向など、必要な情報を的確に得るためには、項目の設計段階で意図を明確にしておく必要があります。

質問数が多すぎると回答率が下がるため、5〜10問程度に絞るのが現実的です。たとえば「内容の満足度」「進行のわかりやすさ」「スタッフ対応」など、具体的な評価ポイントを設定しましょう。

選択式と記述式をバランスよく組み合わせると、定量と定性の両面から分析が可能になります。

 

エクセルでイベント管理表を作成する手順

イベント管理表は、順を追って構築すれば初心者でも無理なく作成できます。まずはイベントの目的を明確にし、全体像を把握した上で必要な情報を段階的に落とし込むことが重要です。

ここでは、イベント管理表を作成する6つのステップを順に解説します。

 

イベントの目的やゴールを明確にする

管理表作成の第一歩は、イベントの目的とゴールを明確にすることです。目標が曖昧なままでは、必要なタスクや評価指標が定まりません。

たとえば、「新製品の認知拡大」「既存顧客との関係強化」「見込み顧客の獲得」など、イベントには様々な目的があります。目的が定まれば、ターゲットやコンテンツの選定、参加者対応の方針も自然と導き出せます。

また、最終的に何を達成したいのか（来場者数、満足度、成約数など）というゴールを数値で設定しておくと、準備や振り返りに役立ちます。

エクセル上では、冒頭に目的とゴールを記載し、関係者全員が確認できるようにしておくと効果的です。

イベントの詳細を整理する

イベントの基本情報を整理することで、管理表全体の構成が明確になります。日時・会場・参加対象・想定人数・開催形式（対面・オンラインなど）は、すべての計画の前提となる情報です。

詳細を整理せずに作業を進めると、タスクの見落としや誤った準備につながります。

まずは、開催日・時間・会場の所在地・定員・受付方法・配信有無などを一覧化しましょう。また、主催者・共催者・協賛企業など外部関係者がいる場合は、その役割や連絡窓口もあわせて記載します。

特にオンラインイベントでは、使用ツールやURL発行日なども重要な要素です。詳細情報を最初に整理しておくことで、準備の方向性が固まり、タスク設計やスケジュールの精度も高まります。

必要なタスクを洗い出し、分類する

タスクの洗い出しと分類は、管理表の中核を構成する重要な工程です。準備漏れや作業の重複を防ぐためにも、全体像を可視化する必要があります。

まずは過去の実績などを参考に、必要な作業を一通り書き出しましょう。

次に、タスクを「事前準備」「当日運営」「事後対応」などのカテゴリに分け、系統的に整理します。たとえば、チラシ制作・会場手配・備品搬入などは準備段階に、受付・司会・記録撮影などは当日業務に含まれます。

分類の基準を明確にすることで、進捗管理や担当割り当てもスムーズになります。エクセルでは、カテゴリごとにシートを分ける、またはフィルタ機能を活用して並べ替えや絞り込みができるように設計すると便利です。

出席者リストと必要情報を整える

出席者情報の整理は、受付やフォロー対応の精度を高めるために欠かせません。参加者の名前だけでなく、所属・連絡先・申込日・参加形態なども一覧化しておくことで、当日の受付業務や資料配布がスムーズになります。

エクセルでは、1名あたり1行で入力し、「氏名」「所属」「メールアドレス」「申込状況」「支払有無」などの項目を列に設定すると管理しやすくなります。オンライン参加者がいる場合は、「視聴URL送付済」や「配信案内の開封有無」といったステータスも追加しておくと便利です。

また、法人対象イベントでは「企業名」「部署」「役職」まで整えておくことで、営業活用にもつながります。

当日の流れと担当者を配置する

当日の進行スムーズ化には、タイムラインと担当者の明確化が不可欠です。時間ごとの行動計画を立てておかないと、準備や進行が滞り、来場者の満足度低下にもつながります。

まずは、開始から終了までの主要なイベントの流れを30分単位または分単位で区切って整理します。その上で、各タイミングでの責任者と実行担当をエクセルに記載しましょう。たとえば、受付対応・開会挨拶・講演の進行・休憩時間・機材切替・閉会などを軸に担当を振り分けます。

表には、タスク内容・開始時刻・終了時刻・担当者名・緊急連絡先を含めると実用性が増します。万が一に備えて、予備担当者も記載しておくと安心です。

時間と人を紐付けて管理することで、指示や対応が的確になり、混乱を防ぎやすくなります。

終了後の対応や記録内容をまとめる

イベント後の対応を記録に残すことで、次回開催時の精度と効率が向上します。実施しただけで終わらせず、どのような成果が出たか、課題は何だったかを整理することが重要です。

まずは、来場者数・満足度・回収アンケートの結果など、定量データをまとめましょう。同時に、運営側の視点で良かった点や改善すべき点を記録しておくと、再発防止や品質向上に役立ちます。

エクセルでは、振り返り項目をシート化し、「成果」「課題」「次回の対応策」などの欄を設けて記入していくと整理しやすくなります。また、各担当者からのフィードバックも記録しておくと、現場の声を反映した運営改善につながります。

エクセルでイベントを管理するメリット

コストを抑えて柔軟にイベントを管理したい場合、エクセルは非常に有効なツールです。専用システムを導入せずとも、イベントの工程・人員・備品・集計まで一元的に管理できます。

ここでは、エクセルでイベントを管理する具体的なメリットを2つの観点から解説します。

 

無料で始められる

エクセルを使えば、追加費用なしでイベント管理を始められます。Microsoft Officeをすでに導入している企業や個人であれば、新たなツールを契約する必要がありません。

市販のイベント管理システムは月額課金が発生するものが多いため、特に小規模イベントや予算が限られている場面ではコスト面で大きな利点があります。

さらに、Microsoft公式サイトやビジネス支援サイトなどで、無料のテンプレートが多数配布されており、初期作業の負担も軽減できます。

自由度が高く自社仕様にカスタマイズできる

エクセルは、イベントごとの運営方針や業務体制に合わせて柔軟にカスタマイズできます。専用ツールでは項目や操作手順が固定されがちですが、エクセルなら必要な列や関数、書式を自由に追加できます。

たとえば、参加者情報の管理に独自のチェック項目を加えたり、備品リストに在庫管理用の列を追加したりと、現場の運用実態に即した調整が可能です。

フォント・配色・行の並び順まで柔軟に設定できるため、視認性や操作性も自社仕様に整えられます。

エクセルでイベントを管理するデメリット

エクセルは低コストで柔軟に使える一方で、運用の複雑化や属人化といった課題も抱えています。特に複数人で同時に作業する現場では、編集ミスやデータの上書き、バージョン管理の煩雑さが生じやすくなります。

ここでは、エクセルでイベントを管理する際に直面しやすい4つのデメリットを順に解説します。

 

共同編集に弱く更新ミスが起きやすい

エクセルは複数人で同時に作業するには不向きなツールです。ローカル保存やファイル共有を前提とする場合、誰かが編集中に他の人が変更を加えると、上書きや更新ミスが発生しやすくなります。

メールで送信したファイルを誰かが誤って古い状態で上書き保存すると、せっかくの最新データが失われるリスクもあります。

対策としては、編集可能箇所を明示したり、保護シートを設定したりする方法がありますが、完全な防止策にはなりません。共同編集の精度が問われる現場では、エクセルでは限界を感じる場面が出てくるでしょう。

タスク進捗のリアルタイム共有が難しい

エクセルではタスクの進捗状況をリアルタイムで共有することが困難です。ファイルを開いて確認・更新する手間が発生し、担当者が反映を忘れたり遅れたりすると、全体の状況把握にズレが生じます。

特に複数の作業が同時並行で進むイベントでは、進捗情報の遅延が段取りの乱れに直結します。

ガントチャートやステータス表示を工夫することで一部対応は可能ですが、リアルタイム性や自動通知には対応できません。進捗報告が属人的になることで、全体の動きに遅れや不安定さが生じるリスクが高まります。

担当者ごとに管理方法が属人化しやすい

エクセルは自由度が高い反面、担当者ごとの管理方法に差が出やすいツールです。項目の並び順や色分け、関数の使い方に個人差があると、他のメンバーが内容を正確に把握できない状況が発生します。

たとえば、ある担当者が独自の略称や記号で記入していた場合、別のメンバーが理解できず、対応の遅れやミスにつながるため注意が必要です。

また、操作に慣れた人が一部の処理を自動化していた場合、それを引き継ぐ側が仕組みを理解できず、更新できなくなるケースも見られます。

防止策としてマニュアルの整備やテンプレートの統一が有効ですが、徹底には時間と労力がかかります。属人性の高い管理体制は安定運用を妨げる要因となりやすいため、注意が必要です。

リマインド配信や受付処理の自動化ができない

エクセルはタスク管理には向いていますが、自動化機能が乏しく運用効率に限界があります。イベント前のリマインドメール配信や当日の受付処理などを自動化したい場合、エクセル単体では対応できません。

たとえば、参加者に開催前日や当日の通知を送るには、別のメール配信ツールを併用する必要があります。

さらに、受付でQRコードやバーコードによるチェックインを行う場合も、外部のシステムと連携しなければなりません。

エクセル VBAなどで一部自動化することも可能ですが、スキルが必要で属人化しやすいのが難点です。効率的なイベント運営を求める現場では、手動処理が多いことで対応スピードや正確性が損なわれることもあります。

エクセルに限界を感じたらイベント管理システムがおすすめ

エクセルでの管理に手間や限界を感じたら、専用のイベント管理システムの導入を検討しましょう。

進捗のリアルタイム共有、参加者への自動リマインド、QR受付、アンケート自動集計など、煩雑な作業を効率化できる機能が多数搭載されています。複数人での同時編集や権限管理も容易に行えるため、属人化やミスも防止できます。

データベースと連携した検索・抽出機能を活用すれば、過去イベントの履歴比較や分析も可能です。

操作画面も直感的で、ITに不慣れな担当者でも短期間で習得できます。無料トライアルが用意されているツールも多く、実際に使いながら導入の可否を判断できます。

特に参加者が多いイベントや、定期的に実施する案件では、管理コストや作業工数を大幅に削減できる手段として効果的です。

 

 

まとめ：イベント管理を効率化しよう

本記事では、エクセルを活用したイベント管理の方法やテンプレート、手順を詳しく解説しました。

エクセルは無料で使用でき、カスタマイズ性も高いため、少人数や予算が限られたイベントには非常に有効です。管理項目を体系的に整理し、タスク・人員・進行・参加者情報を一元化できる点も大きな利点です。

一方で、共同編集やリアルタイム共有、自動通知といった機能は標準で備わっておらず、属人化や作業負荷が生じやすいという課題もあります。

限界を感じた場合には、イベント管理専用システムへの移行を視野に入れるのが効果的です。運営規模や頻度に応じて、最適なツールを選ぶことが成功への近道となります。

エクセルと他ツールをうまく使い分けながら、イベントの精度と運営効率を高めていきましょう。